可持續發展理念下的高校檔案數字化建設分析

摘 要：信息技術的發展，為高校檔案數字化管理提供了技術支撐。學生獲取信息方式的轉變，也要求學校進行檔案的數字化管理，檔案數字化的管理以其簡單、便捷的優勢，深受高校檔案管理人員的青睞，但高校檔案數字化建設的過程中，依然存在著不少挑戰，高校檔案管理人員要在積極推進各項工作的同時，還要不斷提升自身的水平，以便為高校檔案管理工作更好的服務。本文將針對可持續發展理念下的高校檔案數字化建設進行分析。

關鍵詞：可持續發展;高校;檔案管理;數字化建設

隨著信息技術的進步，我國高校檔案管理也與時俱進，逐漸向現代化、信息化和網絡化的趨勢發展。高校檔案管理實現數字網絡化發展已是大勢所趨，是高校實現發展的不可缺少的重要一環。高校的檔案管理工作，工作務量大，而且相當繁瑣，若采用檔案數字網絡化管理，能減少學校檔案管理工作的任務量，還能降低學校檔案管理工作的工作難度。本文將對高校檔案網絡數字化建設過程中要遵循的原則，以及建設網絡化管理的實施策略進行分析。

一、可持續發展理念下的高校檔案數字化建設應遵循的原則

1.經濟性原則。高校檔案數字化建設過程中要遵循經濟性原則，在能合格完成高校檔案數字化建設的基礎上，要盡可能節省高校經濟投入，用最少的資金完成學校的檔案數字化建設。學校的數字化設備主要由學校的經濟基礎決定，學校規格越高、資金越充足，它能投入到檔案數字化建設中的資金相對越多，但是學校的資金是有限的，而且學校的很多工作開展都需要資金支撐。因此，在檔案數字化建設的過程中，要堅持適應性和節約性原則，最大限度的為學校節約資金。同時，還要避免學校資源浪費。

2.重點性原則。高校管理的檔案種類繁多，且數量較多，要將檔案全都轉化為信息資源，是一項任務量巨大的工作，而且學校檔案管理人員有限，很難短時間內完成，這需要檔案管理人員在檔案數字化的建設中，有選擇性的推進工作，先將檔案加以分析、整理，將重要的檔案，或者學生使用頻率較高的檔案率先實施數字化，確保重點檔案在短時間內完成數字化和信息化建設，其余檔案可在之后逐漸完成。

3.安全性原則。檔案的安全是檔案數字化建設中最不容忽視的一點，檔案數字網絡化建設會增加高校檔案管理的風險。因此，學校要重視檔案的安全防范工作。在檔案網絡數字化建設過程中，導入、儲存、傳輸、利用等各個環節，都可能會出現檔案丟失、失竊，或者被病毒入侵等危險，所以學校要加強自身的安全意識，確保檔案的安全和完整性。

4.真實性原則。高校檔案的數字化過程中，高校檔案管理人員可以適當對檔案進行加工、處理，但這一切要在建立在尊重歷史事實的基礎之上，但是個別檔案人員，因個人素質不高或者責任心不強，可能會出現隨意篡改檔案的情況，導致檔案與事實不符，給查閱人員造成困擾。因此，高校要加強檔案管理，禁止檔案人員對檔案的真實性進行篡改。在檔案數字化管理時代，數字檔案的真實性和可加工性，也是高校檔案管理中需要面對的一道難題。

二、可持續發展理念下的高校檔案數字化建設措施

1.高校檔案數字化建設措施

（1）用信息化的構建來實現檔案的現代化管理。高校要想實現檔案的數字化和信息化管理，需要加快自身信息化建設，從而實現檔案的現代化管理。高校在學校檔案數字網絡化建設過程中，需要注意這幾個問題。首先，要借助互聯網技術，在校園內部建立一個信息共享平臺，以此來實現學校內師生之間的信息共享，這能改善校內信息資源相對不足的現狀。其次，高校要建立電子文件中心，要將檔案實現數字網絡化管理，還要將歸檔文件的實現電子化管理，這有利于學校檔案數字網絡化的推進和各項工作的有序開展。最后，學校還要將檔案管理和高校政務途徑有效連接起來，實現信息平臺和檔案信息資源的無縫對接，讓學校的各項工作開展成為一個連貫的整體。

例如北方一知名高校，在建設學校檔案數字信息化的過程中，由于工作開展的需要，部分檔案資料暫時不能提供給師生查閱，學校為了彌補開展工作造成的師生信息資源的相對不足，利用互聯網技術建設了學校內網，然后讓工作人員或學校師生將一些信息資源傳輸上去，方便學校師生查閱。同時，學生還可以通過網絡平臺求助相關資料，從而實現師生之間的資源互享。

（2）學校檔案建設要優先服務學校的重點工作。學校的檔案資源建設，是為學校的各項工作服務的，但在實際的建設過程中，由于檔案種類多，數量龐大，短時間內無法全部完成建設。因此，要根據檔案的用途，將檔案進行整理分類，優先將服務學校重點工作的檔案實現數字化和信息化。學校在進行檔案數字網絡化建設的過程中，先要制定檔案館的歸檔單位和歸檔時間，同時將檔案的數字網絡化建設與學校的重點工作結合起來，如學校的重要會議、一些重要的項目和主要的而科研項目，都是學校的重點工作，學校在檔案數字網絡化建設過程中，首先要考慮重點檔案的建設工作，重點工作檔案資料進行歸檔時，工作人員不但要高度重視，還要在完成歸檔工作后，進行檢查和核對，確保檔案資料的完整性和價值性。對于學校的一些特別重大項目，檔案人員可以提前介入，對整個項目過程進行跟蹤和了解。例如北方一985高校，有一個重大的科研項目，深受師生關注，但由于項目進行時間較長，學校檔案人員擔心科研工作完成后，可能會造成項目推進過程中的一些資料丟失。因此，學校檔案管理人員提前介入，隨時了解科研的進程和部分情況，為之后的歸檔工作提供了便利，也為師生建立了一個完善的項目檔案資料庫。

（3）挖掘高校文化資源為檔案管理工作服務

在學校的檔案數字網絡化建設過程中，要積極挖掘高校的文化資源，并通過高校豐富的文化資源，推進學校檔案工作的服務創新。高校不但要加快學校檔案的網絡數字化建設，以便更好的為師生服務，還要在檔案數字化建設過程中，不斷挖掘和引入新的文化資源，并通過挖掘、引入弘揚學校優秀文化。高校要加強校園文化建設，形成自己的文化特色和文化內涵，在校史館和檔案館之間建立聯系平臺，實現二者的資源互通，更好的為師生服務，同時也能起到弘揚學校優秀文化的目的。

現在很多學校，都特別重視學校的文化建設，經常開展一些文化活動，或者校史、校慶紀念活動，目的是提升學校的文化內涵，增強學校的文化氛圍，學校文化是學校經過幾十年，甚至上百年的發展歷史慢慢積淀下來的，學校的文化史和學校的校史有很大的重合度，它是學校校史中的重要一部分，也是學校的重要檔案資源。因此，學校在建設數字化檔案的時候，要積極挖掘學校的文化資源，將學校文化用于到學校的檔案數字化建設中，有助于學校優良文化的傳承和發揚，也能推進學校檔案管理工作的服務創新。

（4）建設高素質的檔案管理隊伍

高校檔案管理團隊的整體素質，會影響學校檔案的數字網絡化推進，但一般而言，學校的檔案管理人員的整體素質都比較高，不過即便如此，還要不斷的加強和提升學校檔案管理人員的整體素質。學校的檔案管理人員，雖然總體文化水平較高，但一些是非專業出生人員，對檔案管理工作的一些具體專業知識不太熟悉，這可能會影響他們具體業務的開展，而且高校的檔案管理是不斷發展進的。因此，高校檔案管理人員要不斷學習檔案管理知識，提升自己的業務水平，以便更好的為高校師生服務。學校檔案管理工作是一項復雜的工作，而且隨著檔案管理工作的不斷創新和發展，需要檔案管理人員掌握的技能不斷增多。將來高校的檔案管理工作需要高水平、復合型人才。高?？梢酝ㄟ^培訓、吸引更多優秀人才加入等多種方式，提升高校檔案管理人員的整體素質，以培養高素質、復合型人才為目標，不斷優化隊伍結構，力求建設一支高知識、高素質、懂技術的創新性檔案管理團隊，高水平的檔案管理團隊，不但能更好的推進學校的檔案館管理工作，還能為高校檔案管理工作的發展和創新奠定人才基礎。

2.高校應對檔案數字化挑戰的重要舉措

（1）對學校的檔案管理部門進行科學改造。高校的檔案管理部門，要先改變自己的檔案管理思路和管理方式，要變被動為主動，先將學校的檔案利用率展開全面調查，了解各類檔案的學生利用情況，同時也要了解學生所需要的各項信息資源，將它們收集起來提供給學生查閱，還要公開學校的館藏資源，讓學生對檔案館資源有個基本了解，以便學生能更好的利用檔案館的數字資源。

（2）完善檔案管理制度。檔案數字網絡化的建設，改變了學校的檔案管理方式，這需要學校在檔案管理制度上有所創新，以便適應新的檔案管理方式。學校在檔案信息化的過程中，要重視檔案資源信息化和網絡化的特點，對數字檔案進行高效的制度化管理，如檔案的保密制度、一體化制度、歸檔制度等，能使高校的檔案管理工作更加穩定、安全、高效，提升高校檔案管理服務水平，這一系列制度的制定和施行，也能避免高校數字檔案的損壞。

三、總結

在當今時代，人們的信息獲取主要來源于網絡。因此，高校的檔案管理也應采用數字化管理，而且也是一種大勢所趨，檔案數字化管理具有方便、快捷、高效的特點，能給師生提供更好的服務，但是同時數字化管理，也給學校的檔案管理工作帶來了一些挑戰，尤其是檔案的安全性和真實性，需要高校檔案管理人員加以重視，加強安全方法意識，制定一系列的管理制度，將高校的檔案數字化管理制度化，同時高校檔案管理人員還要不斷的提升自身水平，以便為高校檔案管理工作更好的服務。

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作者簡介：尹小莉（1982-），女，四川宜賓人，在讀研究生，西安翻譯學院，研究方向：檔案學，職務：檔案館館長。