芻議檔案信息化建設的優勢

趙麗

摘 要：檔案信息化建設是通過數字檔案網絡管理平臺，運用現代信息技術支持，以數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理為抓手，建立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本架構，提供檔案信息服務和共享利用的管理系統。隨著互聯網+的實現，檔案信息化對檔案管理者提出了更高的要求，開拓檔案管理工作新領域，以信息管理手段，實現醫院數字檔案管理平臺。使檔案利用者使用更加便捷，建立信息化檔案管理平臺優勢甚多。

關鍵詞：檔案信息化;數字檔案;開發利用;網絡管理平臺

檔案信息化建設是通過數字檔案網絡管理平臺，運用現代信息技術支持，以數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理、開發利用為抓手，建立檔案管理與檔案服務的基本架構，提供檔案信息服務和共享利用的管理系統。在保障檔案安全體系建設的前提下，實現檔案信息的社會化服務。隨著互聯網+的實現，檔案信息化對檔案管理者提出了更高的要求，創新工作思路，提高檔案管理水平，開拓檔案管理工作新領域，以信息管理手段，實現醫院數字檔案管理平臺。信息網絡的不斷成熟，使檔案管理的封閉式工作方式逐漸淘汰，如何提高檔案開發利用率，使檔案利用者使用更加便捷，建立信息化檔案管理平臺優勢甚多。我院成立于1946年，是一所集醫療、教學、科研、預防保健、康復為一體的三級甲等醫院，是山西醫科大學附屬臨汾醫院、第七臨床醫學院。醫院綜合檔案室成立于1979年，2015年11月1日醫院搬遷至新醫院。投資近200萬元，建立了數字檔案室。檔案專用庫房占地面積1200㎡，設置有檔案收集消毒室、檔案中心控制室、檔案整理室、計算機錄入辦公室、查閱室等用房面積180㎡，購置了密集架150列、消毒柜1個、防磁柜6個、目錄柜8個。

一、健全制度是檔案工作的基石

醫院領導非常重視檔案信息化工作，把檔案信息化建設納入了醫院信息化建設的計劃內，在人員配備和資金注入中都給予大力支持，為綜合檔案室開展工作夯實了基礎。

1.建立健全檔案管理組織體系。成立了檔案管理工作領導小組、檔案銷毀鑒定小組等相關組織體系。院長、書記為組長;副書記為副組長，分管檔案管理工作。綜合檔案室配備專職檔案員4名，其中副研究館員一名，各科室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理工作的良性循環管理軌道。

2.建立健全各項規章制度。制定了《檔案管理規范》、《崗位職責》、《規章制度》，《信息化檔案利用須知》、《檔案管理組織架構圖》等等。以制度做保障，完善管理機制，規矩做事，成效百倍。

3.建立健全信息化管理體系。醫院投資配備了珠海泰坦軟件有限公司的網絡版“檔案管理軟件”電子檔案數據中心;濟南恒大視訊科技有限公司的“檔案庫房安全保護綜合智能管理系統”、自動消防等“八防”設施，保證了檔案的齊全完整和安全保障。軟件配置了電腦6臺、4T移動硬盤2個、掃描儀6臺、刻錄機2臺、打印機6臺，碎紙機一臺、復印機一臺、打印復印一體機一臺、微縮機一臺、全自動裝訂機一臺、普通裝訂機三臺、縫紉機一臺、吸塵器3臺，設備的健全，推進了檔案管理的信息化管理步伐，實現了文檔一體化、隨辦隨歸、存量數字化、增量電子化，并把電子數據及時異地備份，向大數據管理系統邁進。

4.建立健全檔案人員專業培訓制度。專職檔案員每年參加國家、省、市檔案業務培訓、檔案交流會議，接受檔案繼續教育，不斷吸收新的檔案管理理念。每年邀請省、市檔案局業務專家集中培訓專、兼職檔案員;檔案室定期組織專、兼職檔案員學習國家檔案法律法規，下科室指導檔案的收集與整理、歸檔工作;副研究館員到科室檢查指導工作，并給兼職檔案員授課，根據科室工作的特點，對科室檔案的移交進行培訓，撰寫講義近5萬字，講課近60余次。對專職檔案員具有較高要求：首先要能吃得了苦，耐得住寂寞，撲下身子干實事的人，具有開拓創新的進取意識。

二、完善信息是檔案工作的保障

“電子文檔數據中心管理系統”將文件歸類錄入，有序排列。數據庫建成后根據科室專業，分類管理，對檔案開發利用提高了便捷保障。

1.建立各門類檔案的電子目錄。自2015年11月啟用檔案軟件管理檔案，我們就著手將1946年醫院成立至今的各門類檔案的數據庫建立并完善。截止2018年4月底共計錄入數據298512條，其中案卷目錄29820條，卷內目錄268692條，著錄2萬多條 。

2.軟件目錄錄入保證完整準確。在數字化檔案室實施過程中，我們把數據庫中的字段、輸入格式進行了標準確定，對檔案號、案卷號、成文日期的錄入格式進行了標準統一。

3.根據醫院專業的特殊性，我們將檔案分為黨群管理、行政管理、經營管理、科技信息管理、醫療管理（病歷檔案）、教學管理、會計檔案、基建檔案、設備儀器檔案、人事檔案、科研檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等十四個門類。現室藏紙質檔案86萬余卷（件）【其中：綜合檔案8萬余卷、病歷檔案78萬余件】;電子檔案50000余件;實物檔案900余件;聲像照片10萬張，錄音、錄像1000余盤（盒）。信息化管理檔案極大地方便了檔案的開發利用。

4.門診病歷、住院病歷是法律依據。在診療過程中，患者從門診就醫形成門診病歷，轉入院形成住院病歷，在診療過程中所有的檢查結果形成了個人的屬性檔案，這將作為患者的歷史檔案永久存檔。我們把門診、住院病歷掃描，歸到電子檔案里，一是為臨床醫生科技成果的研討、轉化、臨床應用、晉升評價所需;二是患者今后的復診診療所需;三是醫療糾紛、醫療事故鑒定所需;四是醫保、社會保障報銷，保險公司賠付所需;五是公安、檢察機關、法院在執行公務中須提供證據或協助工作所需。

三、檔案信息儲備是服務的關鍵

檔案信息化的實質是檔案管理模式的轉變。檔案信息化的數字存儲和服務為檔案的保管、保護和開發利用做了基礎保障，信息化檔案室的不斷成熟將推動檔案工作逐步向規范化、網絡化、社會化邁進。

1.各門類檔案全部數字化。我們將紙質檔案全部數字化（除財務檔案外）全部進行了掃描。基建檔案把醫院建設類和基建類檔案中的項目批復、會議紀要、征地批復、規劃施工用地等許可證、設計施工監理等合同、開竣工報告、決算審核進行掃描。方便大家查閱。

2.特種載體檔案數字化。掃描1946至2011年的照片6萬張，2012年后拍攝的照片4萬張，使用微縮進行照片管理。聲頻、視頻檔案的數字化也已完成，聲像檔案、磁性載體歸檔50000件。

3.將醫院OA網上醫院及各職能科室下發的文件自動存儲，錄入醫院檔案管理軟件系統，作為電子檔案進行歸檔整理，開發利用。

四、檔案信息建設安全是保障

加強檔案安全及信息安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保紙質檔案和電子檔案的安全以及信息網絡的安全。技術層面：物理安全、主機安全、網絡安全、應用安全和數據安全與備份;管理層面：安全管理制度、安全管理機構、人員安全管理、系統建設管理、系統運維管理。技術層面具體的對象是：一是機房。信息系統的機房、配電間、消防間等相關物理環境;二是檔案管理軟件。從應用軟件的安全機制方向，防范應用系統中存在的安全隱患;三是主機操作系統。信息系統相關的服務器的操作，從訪問控制、安全審計、剩余信息保護、入侵防范、惡意代碼防范、資源控制等方向的安全隱患防范;四是數據庫系統。對信息系統所使用的數據庫，從身份鑒別、訪問控制、安全審計、資源控制方向的安全隱患防范;五是網絡設備。信息系統的網絡設備從訪問控制、安全審計、網絡設備防護等方向的安全隱患防范。

五、信息開發利用是價值所在

1.開發利用檔案信息是檔案的價值所在。我們利用檔案軟件端口開放檔案查詢系統，利用者通過網站進入OA辦公系統，點擊“檔案查詢”功能，根據設置權限便可以查到本科室的“檔案卷內目錄”，無須進入檔案室就可以在網上查到所需資料及閱讀原文檔，原文我們都打了LOGO，只能瀏覽不能復印，如果復印必須到檔案室復印并加蓋檔案室公章，既保障了檔案的保密安全性，又為利用者提供了便捷的利用服務。

2.檔案的收集整理是為了更好的使檔案工作者編研成果，開發利用。編研完成了50余萬字的《臨汾市人民醫院院志》; 編制了自建院到2017年的《醫院文件匯編》;編制了1946年到2018年的《醫院大事記》;編制了《各種專題活動》匯編。

3.電子編研。把醫院建設發展中的一些老照片數字化，按內容分成：“老院舊貌、新院建設、醫療設備、學術活動、重大活動”及“領導關懷、集體榮譽、藝術作品”、“”奠基、典禮、慰問”等制成電子相冊和專題相冊，經微縮處理，在院慶40周年、50周年、60周年、70周年紀念畫冊中進行了宣傳報道。為老照片利用開拓了領域。

4.策劃、設計了“院史長廊”的宣傳展板，從建院初期的發展軌跡到今日醫院的輝煌，內容豐富，圖文并茂，受到了社會各界的好評。

5.院史館正在籌備建設中，2018年房屋建筑立項申報，2019年準備動工。

5.每年接待社會各方面利用者逾5000余人次，取得了明顯的社會效益，基本實現了檔案信息現代化管理和檔案保管、利用的自動化，確保了檔案的保護、安全，為檔案信息化工作奠定了基礎。

檔案信息化s建設是一項復雜的系統化工程，逐步實現以信息化為核心的檔案信息系統整合和資源共享，全面提升檔案管理水平。

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