淺談高校學生檔案管理工作對于學生就業的作用

丁江萍

[摘 要：高校學生檔案管理工作是學生接受教育以來所有成績與處分的綜合體現，是學生德智體美綜合素質的反映。學生檔案管理工作是對學生能力的客觀反映，與學生的就業密切相關，招聘部門對學生情況的第一手資料便是學生的檔案履歷，因此做好學生的檔案管理工作對提高學生就業率，增強學校核心競爭力至關重要。檔案管理工作已經作為一門獨立的管理科學在部分高校內授課，但盡管如此，實際管理工作中仍然存在一些問題。本文筆者就當前高校檔案管理工作中存在的問題、解決策略及其對學生就業的重要意義進行說明。

關鍵詞：高校；檔案管理工作；學生就業；關系]

一、引言

檔案管理又稱為檔案工作，是對組織中所有成員的檔案實體以及檔案信息進行跟蹤收集，完成交接并進行綜合整合的工作。高校學生作為社會上的一大群體，對其檔案進行科學規范的整理又是國家檔案的重要組成部分。同時，用人單位也是通過學生檔案了解其是否能夠達到單位要求。由于當前部分高校的檔案管理制度尚不健全，且隨著各大高校的擴招，生源來源廣泛又要考慮地域因素的影響，因此，檔案管理工作體系急待健全，一定程度上助學生謀得合適的工作。

二、高校檔案管理工作與學生就業的對口問題

（一）高校檔案管理規范不明確

當前高校注重學生的綜合發展，花費大量時間建設學生的科研項目以及第二課堂，對學生的檔案管理工作力度不夠，重視程度也不高。另外，忽視對檔案管理人才的引進，并未結合本校辦學特點建立合適的檔案管理制度，未形成規范的檔案管理體制。另一方面，在檔案的交接過程中漏洞百出，密封工作不夠嚴格，存在人為修改數據的現象，甚至存在大量數據缺失的現象。由于管理體制不夠嚴格，學校保管期間發生的錯誤往往等到學生臨近畢業或找工作時才能暴露出來，再進行核對和修改時工序往往極為復雜，對學生的就業進度造成了極大的麻煩。

（二）學生檔案管理方式與管理方法落后

當下大多數高校學生檔案管理工作的處理都是在事發后進行登記，相對事件的發生具有一定滯后性。其中的空白時間段就給了不法分子修改檔案的機會，大多檔案漏洞的發生都是在這個時間段內。其次，檔案室的管理制度對大多數高校而言，進出檔案室的規矩都已明文規定，但這“一紙規范”在進行實際檔案管理工作時形同虛設，檔案室的出入權限限制并不嚴明，自由出入使學生的檔案信息安全受到威脅，不利于公正的就業競爭。

（三）檔案管理工作的交接不夠嚴格

學生的檔案轉移分為多個階段，小學至初中、初中至高中、高中至大學，大學至就業單位。每個階段的轉移都需要兩方人士負責，因為雙方的理解誤差或地域限制等原因，此過程交易出現問題。另一方面，在高校檔案處向用人單位提供學生的檔案信心時應留意選擇與用人單位要求能力相關的信息，切忌茫無目的的提供，避免信息繁雜與用人單位的要求格格不入，致使學生丟掉工作機會的現象出現。用人單位在查看學生檔案時經常發現假冒證書以及虛假信息的出現，這與檔案管理處的工作情況是密不可分的。

（四）檔案登記滯后性影響用人單位的選擇

當下各高校檔案登記的滯后性過強，沒有專門的檔案登記部門對學生課內外成績進行實時登記，檔案信息的登記一般為一學期一次甚至一學年一次，檔案信息滯后性過強。用人單位來校招聘時瀏覽的學生檔案可能是不完整的，因此他們得出的信息也是片面的、主觀的，但對學生的就業卻有著致命影響。換句話說，高校的檔案管理工作嚴格來講不能真正成為用人單位的考量工具，檔案管理工作對學生就業的輔助作用并未發揮至極致，甚至不利于學生就業。

三、提高高校學生檔案管理工作輔助學生就業的策略

（一）健全學生檔案管理制度

高校的檔案管理部門應結合學生實際情況制定科學嚴格的檔案管理制度對學生的檔案信息進行更好的組織與管理工作。例如，對檔案的調動權限進一步明確，對檔案查閱進一步細化。另外，可以建立責任追究制度，凡進入檔案室的人必須先申請登記注明原因，經管理人員批準后方可進入。在翻看學生檔案時禁止批注、修改、抄錄，查閱人員有義務保證檔案的真實性，以便在學生就業時能夠真實明確的提供服務。

（二）將現代數字科技引入檔案管理工作

隨著現代化數字技術的發展，計算機已經被廣泛應用于各個產業。在檔案管理工作中，若能引入強大的計算機系統，憑借其高度精密化、高度自動化、數據庫建立的便宜性，管理工作的執行質量也會另上一個臺階。因此，高校應在自己的教務管理系統中新建檔案管理窗口，將其與學校的計算機控制終端相結合，這樣學生在校的成績、獎懲都能通過計算機在學生的電子檔案中進行同步，相比傳統的紙質登記，可靠性夠高且滯后性得到了根本改善。

（三）及時利用學生檔案幫助學生就業

在學生就業方面，就業指導部門應與檔案管理處相互照應。前者向后者提供用人單位的要求，后者從學生檔案中篩選出符合用人單位要求的人才。另一方面，檔案管理部門應對學生檔案定期總結，總結出學生可能的發展方向，與學生適當溝通，做到心中有數。將學生的信息進行總結一方面有利于簡化檔案庫，減輕檔案登記的滯后性，更有利于發現學生的階段性狀況，在用人單位來校招人時能夠適時舉薦。

四、結束語

綜上所述，高校學生檔案管理工作對學生的就業至關重要，保證用人單位對學生有公正準確的認識的途徑。檔案管理工作不應該僅是記錄學生學業情況、資質履歷的部門，更應立足于本校學生，使檔案信息盡可能服務于其就業。但當前我國部分高校對檔案管理工作的重視程度并不高，管理過程中也存在諸多漏洞，對學生的就業產生了或多或少的影響。這一問題仍需廣大管理層細細考慮。

參考文獻

[1]葛夢薇.淺談高校學生檔案管理工作對于學生就業的作用[J].延安職業技術學院學報，2016（6）：65-66.

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