新時(shí)代如何做好檔案管理工作

李喜忠

摘? 要：在從事八年多的檔案管理工作中，深深地體會(huì)到，在社會(huì)高速發(fā)展的新時(shí)代下檔案管理在社會(huì)發(fā)展中所表現(xiàn)出來(lái)的重要性越來(lái)越凸顯。下面，筆者將從強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理、提升管理人員綜合素質(zhì)等方面，淺談新時(shí)代如何做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)意識(shí);現(xiàn)代化管理;管理人員素質(zhì)

提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好新時(shí)代檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。作為檔案管理人員，在干中學(xué)，學(xué)中干，通過(guò)不斷總結(jié)，尋找規(guī)律，推動(dòng)工作落實(shí)，主要是做好以下幾個(gè)方面。

一、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

自古以來(lái)，任何單位的任何一項(xiàng)工作，都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展，檔案工作自然也是如此。然而如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)。

（一）加大宣傳力度，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)

有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無(wú)，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料呈送給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位本部門(mén)密切相關(guān)的材料，很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。

（二）愛(ài)崗敬業(yè)，切實(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可自己的工作

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案人員的工作滿意不滿意。因此，作為檔案人員要有較強(qiáng)的職業(yè)領(lǐng)悟性、敏銳性，本著對(duì)歷史、對(duì)工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，使檔案工作平時(shí)化、平常化，抓在經(jīng)常，嚴(yán)在日常，在領(lǐng)導(dǎo)和干部職工心中留下良好的印象。

（三）提高認(rèn)識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)知曉檔案質(zhì)量的重要性

要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使公文工作流程更加科學(xué)化、合理化。

二、正視當(dāng)下，合理利用現(xiàn)有資源，充分實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

黨政機(jī)構(gòu)改革后，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)一定困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能有效地解決新形勢(shì)新時(shí)代下出現(xiàn)的問(wèn)題。

（一）切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任感，努力提高管理意識(shí)

檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感使命感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，提升管理水平，才能做好新形勢(shì)新時(shí)期的檔案管理工作。

（二）持續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化管理技能

檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作提出新的更高要求，也是檔案人員的必然方向。所以，檔案管理人員要結(jié)合自己的崗位工作實(shí)際，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

（三）充分利用現(xiàn)有資源，提升檔案整理效率

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給以后利用工作帶來(lái)諸多不便。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

三、加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提升管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革創(chuàng)新，因此，對(duì)檔案人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念

發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問(wèn)題很多，首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理人員的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全工作機(jī)制

首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育培訓(xùn)，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）強(qiáng)化綜合培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)技能

從實(shí)際工作出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的開(kāi)展教育培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)。第二，普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。第三，強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)。

（四）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，量化考核監(jiān)管

進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到，搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造有利條件。

綜上所述，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。我堅(jiān)信，只要以高度負(fù)責(zé)的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展，為檔案管工作提供更多更好的信息資源，用現(xiàn)代化科技水平做好新時(shí)代下檔案管理工作。

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