從內部控制視角談高校會計檔案管理建設

摘 要：近年來隨著社會發展的推進，我國的高等教育事業也得到了快速的發展，高校擴招擴建，辦學方式不斷多樣化，辦學規模也不斷擴大。因此加強對高校的內部控制系統建設對管理好高校來說十分重要。會計內部控制系統是高校內部控制體系中非常重要的一環，而會計檔案管理又是高校財務工作的必要一環，所以加強對高校會計檔案管理建設，具有十分重要的意義。本文從內部控制的角度對當前高校的會計檔案管理建設工作進行了探討，分析其當下存在的問題，并相應提出了一些解決方案，以期為高校的會計檔案管理建設工作提供幫助。

關鍵詞：內部控制;建設;高校;會計檔案管理

加強內部控制建設是國家對我國每一個經營單位提出的要求，意在保障單位的健康良好經營。財務工作是單位加強內部控制的關鍵，關乎著單位的資產安全和正常運營。會計檔案的管理是會計財務工作的重要一步，因此會計檔案管理建設與單位的內部控制建設有著重要的關聯。當下，為國家培養人才的高校，發展規模越來越大，數量也越來越多，同時隨著經濟方式的多樣化，我國高校的財務管理工作也越來越繁雜，會計檔案是對財務行為的記錄備案，它的管理有利于對財務工作的梳理和監督，是高校加強內部控制建設的重要方面。

一、高校會計檔案管理與高校內部控制的聯系概述

高校的會計檔案是高校在進行財務工作的過程中，記錄的經濟行為的相關資料。當下隨著信息化的發展，高校的經濟活動資料也包括了通過互聯網計算機等設備進行的電子形式。所以當下高校的會計檔案，不單單只是傳統的紙質文字或圖表形式，也包括了電子版的檔案。

當前我國的教育部門按國家對單位內部控制規范的規定，對高校的內部控制系統建設提出了相關要求，意在保障我國高校教育事業的健康發展、保障高校資產和資源的安全與有效利用、保障高校的良好運營。

高校的會計檔案管理建設與高校的內部控制建設有非常密切的聯系，對高校內部控制體系建設具有十分重要的作用。首先，從內部控制的初衷來說，會計檔案的設立本身就是為了保障單位內部更好的財務管理。高校會計檔案的設立就是為了能客觀的記錄高校財務工作中的各項活動，如財務預算、經費支出、財務結算等，保障各項財務活動能按有效合理規范的順序進行，杜絕不良行為對學校資產的侵蝕，從而保障高校的正常運行。這與高校內部控制的初衷不謀而合，同時也符合高校內部控制的要求。其次，從高校內部控制建設應當遵守的原則來說，高校會計檔案管理體系對高校所有的經濟行為進行監督和約束，并對需要保存的資料進行記錄和入檔管理，符合內部控制的制衡性、全面性和重點性的原則要求。同時隨著信息技術的發展，我國高校的會計檔案也有了新的記錄形式，電子檔案的出現也符合了內部控制的適應性要求。第三，從保障高校內部控制的有效實現角度來說，高校會計檔案的有效管理能保障學校各項經濟活動資料的客觀真實記錄、高校財務人員工作的規范有序、高校財務制度的健全完善，符合內部控制建設規范對會計控制方面關于建立健全制度、規范工作程序、保障信息真實客觀、加強檔案管理等規定的要求。

二、當前我國高校會計檔案在管理中存在的不足

當前為響應國家對加強單位內部控制建設的倡導，我國的高校也都加強了自身內部控制系統的建設。會計檔案管理建設作為內部控制建設的重點，也得到相應的發展。但隨著高校的進一步發展，高校會計檔案管理工作還不能與高校的發展速度相匹配。隨著高校各項項目如校園擴建、科研經費等的進行與增多，高校財務會計工作量也大增，會計檔案的內容、數量和形式也與日俱增。這給當下高校的會計檔案管理工作帶來很大的沖擊，檔案管理工作中的不足也逐漸顯現。

1.高校會計檔案管理過程中內部控制意識不足

當下大多數的高等學校都對財務管理工作比較重視，并且為了符合內部控制制度適應性的原則，加入了電子檔案的使用，還配備了相應的軟硬件系統和設施，與時俱進的實現信息化管理。但在觀念上，仍有一些學校領導或財務工作人員對會計檔案管理的內部控制屬性認識不夠，認為財務工作就是為學校提供財務服務，將重點僅僅放在預算、核算與結算之類工作上，而把會計檔案看成是對這些工作的成果記錄，對其管理工作缺乏重視，沒有足夠的內控意識，沒有意識到會計檔案是財務會計工作的信息載體，導致管理不足，不符合內部控制制度建設的全面性要求和重要性要求。

2.對高校會計檔案進行管理的制度還不夠完善

當前，我國的高校都設有專門的檔案管理科室，也配備了相應的檔案管理系統。但仍存在一些會計檔案管理不規范的問題，究其原因是相應的會計管理制度不夠完善，導致會計檔案管理程序有漏洞，在過程中容易出現人為的影響，從而不利于會計信息的客觀真實記錄，沖擊管理的權威性。再者，當下國家對會計檔案管理制度的規定主要分企業和行政事業單位兩個角度。高校屬于事業單位，但又不是完全的行政機構，其經濟活動有獨特性，這就決定了高校的財務會計檔案管理工作若按照國家的制度規定來進行會有不完善之處。但當下很多高校卻并沒有制定適合自身實際情況的會計檔案管理制度，依然只按照國家規定的執行，造成管理制度的漏洞。

3.高校會計檔案管理在系統設備和人員配備上存在不足

前文所述我國大部分高校為了適應社會的發展，在會計檔案管理中引入了信息化的方式，檔案也引入了電子版。但當下的電子版大都只是表格的單一形式，不能很好的滿足大量數據儲存的需求。而傳統的紙質載體檔案，在對其進行查詢和使用時，要從大量的文件中找出需要的資料會比較麻煩，會增大工作量、降低工作效率。同時紙質材料的會計檔案，在經過大量的使用翻閱后會容易遭到損壞，不利于保存。因此，當前的會計檔案管理缺乏多樣化的存儲載體，需要配備更全面的軟硬件設施。

再者，因為前文所述對會計檔案管理工作重視度不夠，導致當前我國的高校會計檔案管理人員大都非獨立的專業檔案管理人員。而隨著會計檔案管理信息化程度的增加和會計電算化的需求，存在管理人員能力上的不足。同時若是由財務部門工作人員兼職管理員的話，也違背了內部控制的不相容職務分離原則，不利于實現會計內部控制相互約束、監督的目的。

三、從內部控制角度，加強高校會計檔案管理的措施

1.提高高校對會計檔案管理工作重要性的認識

思想意識指導行動，因此要做好高校會計檔案管理工作，必須要在思想上引起足夠的重視，充分認識到會計檔案管理建設對高校內部控制建設的重大意義。因此從高校管理者到財務部門負責人、財務會計人員，必須思想上變被動為主動，才能做到對各項財務工作進行事前風險防范，做到符合內部控制的理念。

2.完善健全高校會計檔案管理制度

由前文可知，我國高校會計檔案管理工作如果只按照國家的相關規定來開展的話，過程中會存在各種問題。因此，各高校應該按照自身的實際情況，在以國家內部控制規范的相關規定為前提下，制定符合自身發展和業務需求的獨立的高校會計檔案管理制度。對會計檔案制定、保存、使用及銷毀工作的每一個步驟都設置明確的規則與程序，減少人為因素的影響，確保檔案材料的客觀性，確保會計檔案管理實現監督和制約的內部控制作用。

3.實現高校會計檔案管理系統配置和人員的優化

要做到這點，就要加強高校會計檔案管理系統的信息化程度，對所需的硬件設備和軟件系統進行升級，增加檔案存儲的介質形式，充分的將現代科技信息技術應用到會計檔案管理工作中，實現檔案錄入、管理和使用的電子化。同時，要做到這一點，還必須相應的提高會計檔案管理人員的工作水平，依照內部控制的不相容職務分離原則，設置專門的會計檔案管理人員，并對其進行會計專業和信息技術方面的培訓，增強他們的會計檔案管理能力，使得高校的會計檔案管理工作能不斷的適應高校的發展需求，更好的為高校服務。

四、結語

綜上所述，高校的發展離不開自身的內部控制建設。時代的進步和高校的發展給高校的內部控制工作帶來了新的要求。作為內部控制建設關鍵內容的會計內部控制建設在高校運轉過程中具有舉足輕重的地位。會計檔案管理既是財務會計工作的重點又是內部控制的重要體現。因此，對高校來說，必須從內部控制的角度，全面審查學校會計檔案管理工作中的不足，并將這些不足加以改正和彌補，從而保障高校的財務工作能準確無誤的開展，為其他各種項目工作的能順利進行提供支撐，進而使高校能更好的為國家和社會服務。

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作者簡介：胡苗（1977-），女，漢族，湖南汨羅人，碩士學位，講師，研究方向：高校建設及檔案管理與利用。