高校教學檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨我國高等教育的發展與全面教學評估的誕生，教學檔案在科學、合理、規范的管理模式下得到了教育部的認可，高校檔案管理工作走上了由傳統化向現代化穩步發展的道路。然而，我國部分高校在教學檔案管理方面仍存在較多問題，本文通過對其具體問題進行闡述與分析，提出相關的解決措施，以期為我國高校教學檔案管理工作的進一步發展提供參考。

關鍵詞：高校;教學檔案;檔案管理;問題及對策

近年來，對于教學檔案管理與創新的研究日趨深化，各高校及高校內部系院均匹配了教學辦公場所與檔案管理室等專門機構進行教學檔案管理工作，其管理方法也在逐漸向更完善發展。然而，在社會不斷發展與高等教育科學化要求，以及以人為本教育理念的作用下，部分高等院校在教學檔案管理工作中存在的問題和弊端卻日益凸顯。例如，某些高校不具備完善健康的教學檔案管理體系;某些高校檔案目錄分類先進度不足，查找特定檔案的效率低下;某些高校教學檔案管理理論內容與實際應用符合度不足，管理人員實踐工作能力較差等。這些問題是導致高校教學檔案管理混亂，實際應用意義較低的主要因素，同時嚴重制約了高校教學水平與辦學質量的進一步提升，必須引起重視，加以妥善解決。

一、高校教學檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員專業意識不強

現階段，我國很多高校均制定或擬定了關于教學檔案管理的各種規章制度，這是提升高校教學質量與辦學科學化程度的關鍵因素，其意義深遠且具有實效性。然而，部分高校教學檔案管理工作滯后，管理人員與現實管理工作失衡：一方面，管理人員受傳統教育思想、管理思想束縛嚴重，難以將計算機技術、網絡信息技術合理應用于教學檔案管理工作中，管理體系無法與國內外先進高校接軌;另一方面，管理人員教學檔案采集與修訂工作隨意，無法突出檔案應用的精準性特點，致使檔案內容可信度較低。

2.檔案管理體系無序化

由于高校檔案管理內容復雜繁瑣，幾乎與高校全部內容具有密切聯系，檔案分散度高，高校內部各個教學部門以直接或間接的形式完成教學檔案管理任務，檔案管理工作職責沒有明確界限，管理范圍混亂或重疊，甚至出現檔案遺失現象，這種無序化的管理模式大幅提升了管理難度。而一旦某一機構檔案管理工作出現失誤，全校各部門均有可能受其負面影響。此外，部分高校對檔案管理重視度不足，難以將其與教學、學生管理視為同等重要的工作，學校專項管理部門確實，致使在管理過程中遇到相對專業的問題，難以應付和解決問題。

3.檔案管理人員數量不足

近年來，由于我國經濟的飛速發展，社會人才需求量大幅提高，全國各高校實施全面擴招政策，高校生人員大量增加。上述背景使現階段我國高校檔案管理工作難度變高，一方面，雖然部分高校教學檔案管理意識較強，然而由于學生基數過大，檔案管理工作人員無法應對日漸增多的檔案數量，對工作產生疲憊感、壓力感，降低工作效率與質量;另一方面，高校各子級單位具體檔案采集、管理、整合等工作缺乏專業人員實施，部分子級單位將教學檔案委托于教學主任管理，其責任較大且工作內容多，一旦教學主任面臨如開學、考試等工作時，將出現忽略教學檔案管理現象，繼而對高校教學檔案管理帶來負面影響。

4.檔案管理方式嚴重滯后

教學檔案作為高校專業教學、素質教育等多方面的評估資料，是高校辦學水平與管理能力的重要體現，是衡量高校整體質量的基礎指標。同時，教學檔案也是高校進行常規教學管理工作過程中，查詢歷年工作進度、了解自身水平的重要工具，是為高校領導及行政團隊提供發展思路與創新思維的有效途徑。因此，高校檔案必須具備實質性、真實性與準確性。一方面，現階段我國部分高校教學檔案管理方式滯后，難以將現代計算機技術、數字技術和信息技術等高科技產物應用于管理工作，仍沿用紙質檔案的方式進行檔案編輯，極易造成損壞或遺失等現象發生。并且，紙質檔案在查找過程中相對計算機檔案繁瑣、麻煩，工作人員時常在不確定是否能找到檔案時放棄查找工作;另一方面，雖然我國大部分高校已采用計算機管理模式，但是計算機設備落后，管理人員計算機水平較低，給校園網絡系統帶來安全隱患，一旦出現網絡病毒感染或黑客攻擊，檔案泄露或損毀的風險極高。

二、提升高校教學檔案管理水平具體措施

1.樹立科學管理意識

高校教學檔案是體現高校管理水平的重要內容，因此，高校檔案管理人員應樹立完善的管理意識，高校也要進一步加大對于檔案管理人員專業化的培養力度。一方面，高校應以先進的管理知識為出發點，促使其改變傳統思維，構建科學、合理的管理理念，形成與世界先進高校接軌的管理意識。將以傳統歷史數據、歷史進程為基礎的高校教學檔案，向可為高校提供實質性信息，為高校創新、改革和發展提供新思路、新方法的歷史憑證方向發展;另一方面，高校應培養教學檔案管理人員開發檔案、利用檔案意識，使管理人員工作落到實處，拋棄形式主義，進而大幅提升管理人員的專業水平，提升到檔案的實質性與應用價值，為高校檔案管理工作穩步發展提供有力支撐。

2.健全檔案管理規章制度

高校教學信息與教學進度采集是檔案管理工作的重中之重，在資源采集和應用過程中，實現高質量、高效率的管理工作必須以合理的規章制度為基礎保障。現階段，我國高校存在存在規章制度不健全、不合理等現象，嚴重制約高校檔案科學體系構建。為加速高校教學檔案體系構建，校方總管理部門必須根據學校實際情況制定學院檔案管理與子機構檔案管理的規范與標準，進而促使管理工作有章可循、有法可依，告別傳統的無序式管理方法。高校教學檔案管理人員必須按照校方規章制度開展工作，并以其約束自身行為。

3.實施分類管理方式

高校教學檔案具有基數大、種類多等特點，檔案管理工作繁瑣復雜，部分高校資源采集工作可從學期初持續到學期末，甚至規定時間內仍無法完成。檔案收集是一項具有復雜性、周期性、分散性的工作，合理性的將檔案進行分類處理，是提高工作效率的有效途徑。具體而言，高校教學檔案分為以下幾種：一是學籍檔案類文件，包括學生獎學金狀況、學生歷學年成績表單、學生記過處分狀況等與學生自身情況相關的信息;二是教學類文件，例如教學教育章程、歷學年教育大綱和教育計劃等與高校自身相關的資源;三是高校教學研究成果類，包括教學改革資料、教師教授學術論文目錄、科學研究成果記錄等信息;四是教學進程管理檔案，如各系教師領導聽課記錄表、教師職稱統計表、教師學歷統計表等信息。

4.加強計算機技術應用和防護

高校檔案數量巨大，系統化的檔案管理是保障檔案分類清晰，降低查找、整理和整合難度的重要措施。計算機技術、信息科技與數字技術飛速進步，給社會各個領域、行業帶來了發展機遇，高校教學水平與管理工作能力也得到了明顯提升，因此，利用現代化科技手段進行教學檔案管理是促使系統化形成的最佳方式。首先，檔案管理部門應提高對資源收集工作的重視，利用掃描儀、電腦、網絡硬盤、移動硬盤、數碼相機等電子設備，將收集歸類的檔案進行數字化處理，并上傳于學校電子檔案管理庫;其次，管理人員計算機水平是電子檔案管理工作的基礎保障，校方應對其進行統一、有效的計算機相關課程培訓;第三，要加強網絡防范意識，提高檔案庫網絡安全防護等級，這是維護教學檔案管理工作穩定進行的重要措施，校方應聘請專業網絡安全人員或利用計算機系專業教師，對校園網和檔案庫定期進行殺毒軟件、防火墻升級，或制定適合自身情況的防竊取系統。

三、結語

高校教學檔案可以為高校提供準確的學生信息、歷史教學信息等，是反映高校教學活動的重要內環節，也是高校實施學生管理、提升教學質量的主要參考資料?；谖覈咝＝虒W檔案管理工作中普遍存在的問題，校方應積極采取措施改進現有管理工作，具體而言，可從以下四個方面入手：其一，樹立高校檔案管理人員完善的管理意識;其二，制定健全的檔案管理規章制度使管理工作有章可循、有法可依;其三，將教學檔案進行分類處理，降低管理難度;其四，合理應用現代互聯網、計算機和信息技術，提高教學檔案管理效率，建立檔案庫并加強網絡安全防護，確保檔案不泄露、不遺失。

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作者簡介：王爽（1975-），女，陜西西安人，館員，研究方向：檔案管理。