商務英語在電子郵件中的應用初探

郭玉雙 賀琳娜 黃秀貞

摘要：本文以語言學理論為依據，通過分析合作原則和禮貌原則在商務英語電子郵件中的應用，探討了商務英語電子郵件的基本寫作原則——合作原則和禮貌原則，為商務英語電子郵件寫作提供參考。

關鍵詞：商務英語;電子郵件;合作原則;禮貌原則

電子信息技術的飛速發展給國際商務的往來帶來了極大的便利，傳統的書信、電報已逐漸被表達明確、直接快捷的現代通信方式——電子郵件取而代之。作為現代商務交流重要的溝通形式，商務英語電子郵件正起著越來越重要的作用，已經成為國際商務溝通最基本的聯絡方式。然而，電子郵件的快速普及往往會讓人忽視其應有的規范，在國際商務中，一封不規范的商務電子郵件，不僅會有損公司的形象，也可能會令人費解。若出現信息錯誤，輕則導致溝通失敗，重則帶來經濟損失。因此，需要建立一種國際間普遍認可的交流原則，讓來自于不同文化背景、使用不同母語的人能順利地進行交流。

在國際商務活動中，如果英語電子郵件的寫作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應的語言表征方式，會有引起語用失誤，進而破壞雙方友好合作關系。禮貌原則和合作原則是現代語言學中重要的會話理論，它不僅充分體現在會話中，在書面語言中也被廣泛實施。

一、電子郵件中的合作原則

合作原則要求所提供的信息數量適中、真實可靠、清楚簡潔、緊扣主題。遵守了這些準則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際，達到最佳交際效果。就商務電子郵件而言，由于收信的一方在讀信時，寄信的一方不在場，無法像在打電話或面談時根據對方的反應做出及時的調整，因此，電子郵件往來中雙方如何表現出“合作”的誠意，要比在電話交談或當面會談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：

例1：Thank you for your letter of 12th，July sending us patterns of cotton prints。We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named：

QuantityPattern No。Price（net）

300 yards 7233p per yard

450 yards 8238p per yard

300 yards 84 44p per yard

We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。

Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you。Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing，you may refer to our bank。

The National Bank of Nigeria，Lagos

Please send us your confirmation of sales in duplicate。

這兩封信所圍繞的是初次定單，均遵循了合作原則中的相關準則，內容安排也十分有序，例1段落安排順序是：（1）告知收悉信函并向對方表示感謝;（2）關于初次定單列出關于產品的具體信息;（3）告知支付方式;（4）詢問銷售確認書。例2是例1的回復，及時回復本身就表明了‘合作’意向。按國際慣例，收到郵件者須盡早回復，最遲不能超過四十八小時。即使收件人無法立刻做出答復，也須先回電告知對方已收到郵件，并將盡快給予回復。例2的段落安排順序為：（1）告知收悉信函表示歡迎;（2）告訴自己的支付方式，承諾確認供應對方所列價格的產品，并安排裝運;（3）隨函附上目錄以求更廣泛的商業合作。從這兩個例證中可以看出，一封能達到良好溝通目的電子郵件，必須遵守合作原則中的包括數量、質量、方式、相關等準則。

二、電子郵件中的禮貌原則

盡管合作原則概括了人類交際的本質特點，但語用學領域的進一步研究發現，人們在交際過程中并不總是遵循合作原則，常常會故意違反某一準則，但這一定是為了傳遞一些符合合作原則的信息，使用間接婉轉的方式表達一些含蓄的意思。

當然，人們并非在任何時候、任何地方、對任何人交際都要遵守禮貌原則的，例如，在緊急或意外事件中、在激烈的爭辯或緊張工作的場合、或者在十分親密友好的朋友間不拘禮節的談話中，禮貌原則可能會讓位于話語的內容，屈居次要地位。另外，適度的客套是禮貌，而超度的客套就是卑恭，超過了客套度的界限，就會給人虛假做作、卑微低下的感覺。例如：We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December（我們懇求收到你的12月11日的函。句中“beg"使用不當，過于明顯地貶低自己）。因此，我們必須區分“禮貌”和“卑恭”，不要盛氣凌人，也沒必要低三下四，把握好禮貌原則的度。

商務電子郵件作為一種書面語真實交際手段，一方面具有普通電子郵件的特點，另一方面又有商務函件的特點，與傳統商務信函一樣，其交際雙方同樣會遵循以上準則。但是對商務電子郵件與傳統商務信函所使用的不同禮貌策略進行比較分析發現，兩者對禮貌的重視程度雖然總體上沒有顯著差異，但側重點有所不同。商務電子郵件更注重維護對方的積極面子，即希望得到別人的贊許，支持和喜愛的想法，重視保持友好合作關系，傾向于采用“以接近為基礎”的積極禮貌策略。而傳統商務信函則更客觀正式，注重維護對方的消極面子，即不希望別人強加于自己，自己不因遷就別人而受到別人的干涉、阻礙而使自己丟失面子的想法，傾向于采用“以回避為基礎”的消極禮貌策略。

商務電子郵件作為一種新興的現代商務交流工具，是收信和發信雙方真實的互動交際的產物，要求寫信人遵守合作與禮貌原則。一方面，寫信人需遵守合作原則，采用“合作”策略，及時回復，確保信息數量適中、真實可靠、清楚簡潔，并能緊扣主題。另一方面，寫信人還需考慮禮貌因素，尊重收信人對“面子”的心理需求，在把握好禮貌原則的度的前提下，實施積極的禮貌策略。總之，在撰寫國際商務電子郵件時，應遵循郵件信息明了、內容完整、準確無誤、簡明扼要、禮貌周到的原則。

參考文獻：

[1] 何光明：透析商務英語電子郵件寫作[J]。新東方英語（大學版）。2006

（作者單位：臨沂大學外國語學院商務英語專業2017級專科1班）