如何做好企業(yè)的檔案管理工作

譚敏 葉曄

摘要：我國(guó)步入社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程后，綜合國(guó)力得到了明顯的提升，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展還是科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步方面，都已經(jīng)呈現(xiàn)出一派蒸蒸日上的發(fā)展態(tài)勢(shì)。這種新形勢(shì)下的發(fā)展背景，對(duì)于我國(guó)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，自然而然會(huì)增加很多的工作量，這對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作提出了較高的要求。因此，本文通過(guò)研究企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際操作意義，將其在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)剖析，從而結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出相關(guān)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;新時(shí)期;發(fā)展

引言

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程來(lái)說(shuō)，檔案的管理工作不僅僅是記錄其過(guò)去和現(xiàn)在的發(fā)展情況，便于對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒，更多是將信息和資料進(jìn)行傳遞，在本質(zhì)上具有一定的科學(xué)性和政治性，也屬于是一個(gè)企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中必須要進(jìn)行落實(shí)的一項(xiàng)可持續(xù)性工作。需要從事檔案管理工作的人員提升自己的專業(yè)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的改革創(chuàng)新能夠促進(jìn)企業(yè)本身在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值，并立足于時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中。

一.我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題解析

1.企業(yè)檔案管理工作的制度不完善

由于企業(yè)檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對(duì)于其工作步驟的控制往往也會(huì)出錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)，大部分企業(yè)并沒(méi)有建立一套完善的企業(yè)管理工作制度，對(duì)于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實(shí)缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性。有的甚至?xí)谫Y料整理的過(guò)程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對(duì)于檔案的收集不全面，這些現(xiàn)象的發(fā)生都表明了我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理工作制度并不完善，是一個(gè)亟待解決的嚴(yán)重問(wèn)題。企業(yè)在檔案管理制度方面，不論是檔案的收集、整理還是保管工作，沒(méi)有明確的檔案管理制度，因此導(dǎo)致了執(zhí)行力度不足，加之檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，偶有檔案丟失的現(xiàn)象，在檔案借出時(shí)的相關(guān)手續(xù)不健全，也存在檔案丟失的現(xiàn)象。同時(shí)部分人員篡改檔案中的資料和數(shù)據(jù)，檔案的價(jià)值和真實(shí)性無(wú)法充分保證。

2.很多企業(yè)不重視檔案管理工作。有很多企業(yè)在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，只是注重對(duì)自身經(jīng)濟(jì)效益的提升，而忽略了檔案管理工作的重要意義。檔案管理工作是對(duì)一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的記錄和總結(jié)，一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)根據(jù)之前的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)進(jìn)行企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，將一些雷區(qū)有效地避免開(kāi)。但是大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為發(fā)展的眼光應(yīng)該是向前的，這樣使得經(jīng)濟(jì)利益和眼前利益作為重要關(guān)注點(diǎn)，就造成了對(duì)企業(yè)檔案管理工作的忽視。一旦企業(yè)在前進(jìn)的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法在第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，會(huì)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)重視程度不夠。現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)普遍存在檔案管理水平較為低下的現(xiàn)象，這主要是由于企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中考慮更多的是經(jīng)濟(jì)因素，檔案管理工作還存在形式的層面，核心內(nèi)容相對(duì)較少。我國(guó)市場(chǎng)體制近些年在不斷成熟和完善中，對(duì)于建設(shè)企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，因重視程度不足，還存在一定的滯后。

二.我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題的解決策略

1.將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設(shè)。我們進(jìn)入信息化時(shí)代，將檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，能夠有助于企業(yè)檔案管理體系建設(shè)。這就需要不斷更新傳統(tǒng)檔案管理的工作觀念，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的管理方案，對(duì)傳統(tǒng)不適應(yīng)的手段和方法要進(jìn)行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開(kāi)發(fā)現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理和利用的價(jià)值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評(píng)估體系，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.提升對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度。提升對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視程度一方面是對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，另一方面是對(duì)于從事相關(guān)工作的基礎(chǔ)操作人員來(lái)說(shuō)。只有提升其對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視度，才能夠做好檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。

3.加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮出在檔案管理工作中的重要性，就需要從以下幾個(gè)方面入手：首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重新全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用，特別是在新形勢(shì)下企業(yè)面臨重組和改革問(wèn)題時(shí)，企業(yè)檔案管理人員的重組和改革時(shí)，其人員的配置和機(jī)構(gòu)的設(shè)置對(duì)將來(lái)檔案管理工作有著十分重要的作用，使其能夠充分發(fā)揮其職能。再者，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要起到先鋒模范作用，引導(dǎo)相關(guān)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，不論是管理能力還是責(zé)任意識(shí)要有很大的提升，保證企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，能夠不斷推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作，幫助開(kāi)展企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作。

4.對(duì)企業(yè)檔案管理制度要不斷健全。目前我國(guó)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)中存在一定的滯后性，需要不斷完善和更新，這就需要制定科學(xué)合理的檔案管理制度，體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，保證了企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。而在健全企業(yè)檔案管理工作時(shí)，主要從以下幾個(gè)方面入手完善：首先，企業(yè)檔案收集制度，保證收集檔案資料時(shí)的及時(shí)性和完整性。其次，企業(yè)檔案借閱制度，避免檔案丟失，確保借閱企業(yè)檔案時(shí)的秩序。再者，企業(yè)檔案的歸檔和整理，確保企業(yè)檔案資料和文件的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)主義現(xiàn)代化的不斷建設(shè)，促使企業(yè)飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展過(guò)程中的作用和優(yōu)勢(shì)也越來(lái)越明顯。針對(duì)目前檔案管理工作中存在的不足，要從多方面入手，加大培訓(xùn)，建設(shè)和完善制度體系，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理工作中來(lái)，保證檔案管理工作職能和優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。促使企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行能夠在辦公自動(dòng)化的情況下，將電子文件的管理和紙質(zhì)文件的歸檔同時(shí)進(jìn)行，建立起一種科學(xué)的信息管理體系，從而有效實(shí)現(xiàn)雙軌制的工作方式，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就需要建立適合的制度，對(duì)相關(guān)的人才進(jìn)行技術(shù)性的培養(yǎng)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：武漢市勘察設(shè)計(jì)有限公司）