如何做好企業的檔案管理工作

譚敏 葉曄

摘要：我國步入社會主義現代化進程后，綜合國力得到了明顯的提升，無論是經濟水平的發展還是科學技術水平的進步方面，都已經呈現出一派蒸蒸日上的發展態勢。這種新形勢下的發展背景，對于我國的企業來說，自然而然會增加很多的工作量，這對于企業的檔案管理工作提出了較高的要求。因此，本文通過研究企業檔案管理工作的實際操作意義，將其在應用過程中出現的問題進行仔細剖析，從而結合實踐經驗提出相關的優化措施。

關鍵詞：檔案管理工作;新時期;發展

引言

對于一個企業的發展過程來說，檔案的管理工作不僅僅是記錄其過去和現在的發展情況，便于對企業未來的發展提供一定的經驗借鑒，更多是將信息和資料進行傳遞，在本質上具有一定的科學性和政治性，也屬于是一個企業在長期發展過程中必須要進行落實的一項可持續性工作。需要從事檔案管理工作的人員提升自己的專業意識，認識到推進企業檔案管理工作的改革創新能夠促進企業本身在激烈的市場競爭中實現自我的價值，并立足于時代的發展過程中。

一.我國企業檔案管理工作現存的問題解析

1.企業檔案管理工作的制度不完善

由于企業檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對于其工作步驟的控制往往也會出錯。一般來說，大部分企業并沒有建立一套完善的企業管理工作制度，對于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實缺乏一定的系統性和科學性。有的甚至會在資料整理的過程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對于檔案的收集不全面，這些現象的發生都表明了我國大部分企業的檔案管理工作制度并不完善，是一個亟待解決的嚴重問題。企業在檔案管理制度方面，不論是檔案的收集、整理還是保管工作，沒有明確的檔案管理制度，因此導致了執行力度不足，加之檔案管理人員的責任心不強，偶有檔案丟失的現象，在檔案借出時的相關手續不健全，也存在檔案丟失的現象。同時部分人員篡改檔案中的資料和數據，檔案的價值和真實性無法充分保證。

2.很多企業不重視檔案管理工作。有很多企業在實際發展的過程中，只是注重對自身經濟效益的提升，而忽略了檔案管理工作的重要意義。檔案管理工作是對一個企業發展歷程的記錄和總結，一個優秀的領導者會根據之前的發展趨勢來進行企業發展經驗的總結，將一些雷區有效地避免開。但是大部分企業領導人認為發展的眼光應該是向前的，這樣使得經濟利益和眼前利益作為重要關注點，就造成了對企業檔案管理工作的忽視。一旦企業在前進的過程中出現問題，無法在第一時間啟動應急預案，會帶來較大的經濟損失。

3.對于檔案管理工作來說，企業重視程度不夠。現階段我國企業普遍存在檔案管理水平較為低下的現象，這主要是由于企業在發展的過程中考慮更多的是經濟因素，檔案管理工作還存在形式的層面，核心內容相對較少。我國市場體制近些年在不斷成熟和完善中，對于建設企業檔案管理工作來說，因重視程度不足，還存在一定的滯后。

二.我國企業檔案管理工作現存問題的解決策略

1.將現代信息技術與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設。我們進入信息化時代，將檔案管理工作和現代信息技術相融合，能夠有助于企業檔案管理體系建設。這就需要不斷更新傳統檔案管理的工作觀念，實現信息化技術的管理方案，對傳統不適應的手段和方法要進行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開發現代信息技術在企業檔案管理工作中的應用，檔案管理和利用的價值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評估體系，能夠更好地服務于企業的發展和進步，促進企業獲得更高的經濟效益。

2.提升對于企業檔案管理工作的重視程度。提升對企業檔案管理工作的重視程度一方面是對于企業的領導者來說，另一方面是對于從事相關工作的基礎操作人員來說。只有提升其對于企業檔案管理工作的重視度，才能夠做好檔案管理的基礎建設。

3.加強企業領導對企業檔案管理工作的認識。讓企業領導發揮出在檔案管理工作中的重要性，就需要從以下幾個方面入手：首先，企業領導要重新全面認識檔案管理工作的作用，特別是在新形勢下企業面臨重組和改革問題時，企業檔案管理人員的重組和改革時，其人員的配置和機構的設置對將來檔案管理工作有著十分重要的作用，使其能夠充分發揮其職能。再者，企業領導要起到先鋒模范作用，引導相關檔案管理人員轉變思想觀念，不論是管理能力還是責任意識要有很大的提升，保證企業檔案管理隊伍建設，能夠不斷推動企業檔案管理工作，幫助開展企業生產經營工作。

4.對企業檔案管理制度要不斷健全。目前我國企業檔案管理制度建設中存在一定的滯后性，需要不斷完善和更新，這就需要制定科學合理的檔案管理制度，體現檔案管理工作的規范化和制度化，保證了企業生產和經營。而在健全企業檔案管理工作時，主要從以下幾個方面入手完善：首先，企業檔案收集制度，保證收集檔案資料時的及時性和完整性。其次，企業檔案借閱制度，避免檔案丟失，確保借閱企業檔案時的秩序。再者，企業檔案的歸檔和整理，確保企業檔案資料和文件的科學性和嚴謹性。

結束語：綜上所述，我國市場經濟和社會主義現代化的不斷建設，促使企業飛速發展，企業檔案管理工作在企業運行和發展過程中的作用和優勢也越來越明顯。針對目前檔案管理工作中存在的不足，要從多方面入手，加大培訓，建設和完善制度體系，將現代信息技術融入到企業檔案管理工作中來，保證檔案管理工作職能和優勢的發揮。促使企業檔案管理工作的進行能夠在辦公自動化的情況下，將電子文件的管理和紙質文件的歸檔同時進行，建立起一種科學的信息管理體系，從而有效實現雙軌制的工作方式，促進我國企業檔案管理工作的科學性和合理性。為了實現這一目標就需要建立適合的制度，對相關的人才進行技術性的培養，從而促進企業檔案管理工作穩定發展。

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（作者單位：武漢市勘察設計有限公司）