淺析如何推進事業單位檔案管理工作的規范化及標準化

摘要：在目前，我國由于正處于大力推進事業單位實行機構職能、行政體制、人事制度改革的新形勢下，事業單位的檔案管理問題已經成為事業單位當前必須立即解決的問題了。檔案管理制度不夠完善，缺乏有效的管理條例，所以檔案管理工作必須盡快達到標準化和管理化的有機結合。本文就事業單位檔案管理工作的現狀、對策及流向等問題進行一些粗淺的研究，分析了事業單位在檔案管理和檔案工作中存在的問題，提出了一系列的標準化和規范化的解決措施，從而提高檔案管理工作的效率。通過采用一系列的手段，提升檔案管理工作的專業化和效率化，能夠使得事業單位在管理檔案工作上高效的運行與開展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理工作;規范化;標準化

隨著網絡信息技術的快速發展，事業單位也應該普及網絡信息技術，通過網絡技術積極地探索檔案管理工作中的有效辦法與途徑，但也要以標準化與規范化建設為前提條件，從而來增強檔案管理工作的合理性。

一、事業單位在檔案管理和檔案工作存在的問題

（一）事業單位檔案管理工作沒有得到重視

現如今有越來越多的事業單位已經提前意識到了檔案管理工作的重要性，并且能夠根據檔案管理工作的內容進行相應的健全與完善，但是由于很多事業單位自身發展的局限性，對檔案管理的工作處理不夠科學與全面，對檔案管理的重視程度不夠，沒有依照它的科學性做好相關的管理，從而造成了檔案零亂、資料分散、雜亂無章等情況。

（二）事業單位檔案管理制度欠缺

有些事業單位雖然建立健全的檔案管理制度，但是僅僅是紙上談兵，流于形式，并沒有將檔案管理制度真正落到實處，存在檔案整理不規范、檔案存放混亂現象等。以會計檔案為例，許多事業單位的會計管理機構臨時保管會計檔案超過三年，不按規定移交，造成一些資料丟失、毀損：檔案管理人員在接收電子會計檔案過程中不履行審核程序，致使接收的電子會計資料不能有效讀取，在防范電子會計檔案被篡改方面未建立有效措施。這都是體現了這些事業單位的對于檔案管理工作的不夠用心。

（三）事業單位檔案管理人員在專業技術問題上沒有達標

事業單位檔案管理人員無論是在技術水平、專業技能管理素養上都與標準化的制度還相差很多，很多時候就容易出現管理人員在管理檔案工作的時候不能跟上事業單位的發展腳步。這就導致了檔案管理工作失去了平衡性，還有可能因為某些事業單位的檔案管理人員人事變動調換過于頻繁，就直接導致了上任的檔案管理人員還沒有完全熟悉工作流程就被調換到別的崗位了，所以檔案管理工作中大多數的事業單位雖然對文字檔案的整理都比較規整，但是對視頻及照片等影像資料的管理還不夠重視，對電子數據之類的就更沒有進行統一歸檔。所以事業單位在檔案管理方面還存著諸多問題。進度緩慢，效率過低。因為檔案管理工作的專業性較強，檔案管理人員的專業水平也與檔案管理工作的質量有著一定的關系。就目前來說，事業單位普遍存在著檔案管理人員專業技術問題上不達標的情況。

（四）事業單位檔案室的管理設施比較落后

很多事業管理手段落后，很多事業單位沒有專門的檔案管理軟件，對于可公開的檔案不能做到資源共享，檔案的查找不能用電腦快速檢索，基本是手工查找，需要的時間較長。對檔案資料沒有用專門的檔案柜進行分類管理，檔案存放雜亂無章，而且檔案室的防護措施不夠完善，對紙質檔案沒有防火、防潮、防蟲措施，對一些電子檔案也缺乏相應的防塵、防磁的保護，對檔案室的防盜也做的不到位。

（五）事業單位檔案管理法律規范意識不強

還有大部分事業單位對法律規范意識還不夠，對于國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關法律法規的學習力度還不夠大，認識還不夠充分、完全沒有意識到檔案工作是黨和國家的一項重要事業。法律規范意識薄弱也是導致檔案管理工作效率低下，管理制度混亂的原因之一。

（六）檔案資源的開發利用尚須加強

還有許多事業單位沒有將檔案資源開發利用到最大程度化，沒有體現出它真正的價值，在檔案管理過程中只注重檔案的收集、整理、保管等環節，單純的認為做好這些基礎工作就行了，未能把檔案管理的利用價值開發到最大化。

二、事業單位檔案管理規范化和標準化建設的策略和措施

（一）加大事業單位檔案管理中的信息技術人才投入力度

信息技術人才在現代就業市場上一直都是稀缺型人才，由于事業單位過去傳統的檔案管理方式已經被摒棄，現在需要的則是具有高信息技術技能的人才。因此在事業單位要想實現檔案管理信息技術化，必須加大信息技術人才的投入力度。可以從兩個方面來解決這個問題。第一個方面，對事業單位檔案人員要進行相應的專業的信息化教育培訓，以信息技術為主要內容展開一系列的教育培訓，以此來提升檔案管理人員的專業化水平，從而發展管理人員的業務水平和服務能力，同時也為標準化和規范化的檔案工作開展人才創新的平臺。第二個方面，可以采用管理外包、臨時招聘等方法引入信息技術型人才到事業單位當中，從而能夠促進事業單位檔案管理模式的人員變更，側面加強了檔案管理工作的創新方法，還能夠有效提升檔案工作標準化和規范化，以此來實現對事業單位檔案管理的結構性改革和管理模式創新。

（二）深化對檔案管理標準化和規范化的認識

在深化檔案管理工作中，對于檔案管理達到標準化和規范化的有機結合發展建設是離不開相應的管理制度、專業水平和重視程度的，所以要從根本上提升事業單位檔案管理人員對檔案管理的專業化水平，從而深化對檔案管理規范化和標準化的認識。在人事凋動方面上和工作優化中都能夠為工作提供標準化和規范化的檔案信息，都能夠讓所有管理人員意識到檔案標準化和規范化的好處，從而能夠讓他們主動地投入到檔案標準化和規范化的建設上面去。并且要求管理人員能夠深入了解什么是檔案管理標準化與規范化，通過深入了解后能夠開發出更多的檔案信息資源，從而達到能夠促進檔案標準化和規范化的管理模式。

（三）建立事業單位規范化和標準化的檔案管理機制

建立事業單位規范化和標準化的檔案管理機制是加強管理制度的必要途徑，事業單位在管理工作中要以管理機制和管理體系的創新變革為前提，來完善檔案工作的相關制度，深化管理工作中的相關體系，從而建立標準化和規范化的責任機制。在科學分工和系統整合的前提下提高檔案管理的專業化水平，從而建立起檔案管理制度標準化和規范化的新模式。這種新模式就是將信息化技術投入到檔案管理當中，讓檔案管理工作變得方便快捷，簡單高效。加強檔案管理人員的工作熱情與積極性，只有提高了他們的工作意愿才能促使檔案管理制度更好的發展。在管理工作達到標準化與規范化的前提下，為事業單位建立了更加與其相符合的檔案管理制度與良好的平臺條件基礎。

（四）提升檔案管理工作主動性，促進單位內部控制體系建設

事業單位檔案管理工作在單位內部控制體系建設中應積極發揮其主動性，檔案管理制度的規范化、科學化是內部控制體系制度建設中不可或缺的一環。單位檔案管理質量的提升將有力推動內部控制體系建設。如檔案管理人員在工作中主動和會計管理機構溝通，及時進行會計檔案交接，就能從源頭上控制會計檔案的丟失、毀損;主動建立電子檔案管理系統，了解電子會計檔案的載體，就能保證有效接收、管理、利用好電子會計檔案;讓固定資產卡片檔案在資產管理中發揮主動作用，就能時刻追溯固定資產原始信息，從而推動固定資產管理。

（五）加強檔案管理規范化和標準化的宣傳教育工作

宣傳教育工作是檔案管理工作實現標準化和規范化的思想基礎，只有通過良好的宣傳教育，才能夠促使管理人員意識到檔案管理工作的重要性與重要價值。通過這樣的方式，能夠促使管理人員明白實現標準化和規范化檔案管理工作的重要性，以此來激起他們的工作熱情，提高自己的業務水平。通過宣傳教育工作讓檔案管理人員清楚意識到自己還存在哪些不足和需要改進的地方，通過這樣的方式不但有利于管理工作標準化和規范化的形成，同時也有利于檔案管理工作邁向更高的水平不斷進步與發展。

（六）根據規范標準對檔案管理進行全新整合

對于比較復雜厚重的檔案資料，可以采取重新組卷的方法，這種方式主要是將相關聯的檔案信息文件組合在一起，而缺少頁碼或是沒有目錄的檔案信息，可以采用重新對其編碼和制作目錄，通過這樣的方式能夠使檔案信息管理更加規范。還可以按日期年份、信息類型、重要程度對檔案進行歸類劃分，這樣才能確保管理效率的提升，還可以促使檔案利用效率大大提高，起到積極作用。

三、結語

檔案管理工作作為事業單位內部的核心，它的工作效率則直接影響到了事業單位內部管理運行的效果。所以，積極地發展檔案管理工作是非常有必要的。標準化和規范化是現代市場經濟社會的必然趨勢，要想達到這個標準，這就還需要我國的事業單位各項工作必須要與社會經濟和科學技術共同發展與進步，努力將標準化和規范化作為檔案管理工作的重要發展目標，通過標準化和規范化的工作制度以此來提升檔案管理的專業化水平和工作效率，能夠為事業單位未來的發展提供更好的平臺與機會，奠定了良好的檔案管理職的發展基礎，使檔案管理工作趨于簡約化和高效化。

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作者簡介：

王艷萍，澤州縣發展和改革局，山西晉城。