淺談基層檔案室檔案工作的幾點(diǎn)實(shí)踐思考

王麗俊

摘要：“蘭臺(tái)雖小大世界，館藏檔案知春秋”，檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)久性、歷史性的工作，是永無(wú)止境的追求過(guò)程，是不斷精益改善的企業(yè)管理發(fā)展過(guò)程。進(jìn)一步加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化發(fā)展，拓寬檔案服務(wù)利用渠道，力爭(zhēng)符合現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，符合企業(yè)持續(xù)發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)新的突破。

關(guān)鍵詞：基層檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;數(shù)字化;精益改善

近年來(lái)，常州市煙草專賣局（公司）檔案工作在省、市兩級(jí)檔案行政管理部門以及江蘇煙草的指導(dǎo)和關(guān)心下，認(rèn)真貫徹上級(jí)部門有關(guān)檔案工作的會(huì)議精神，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，牢固樹(shù)立檔案工作為煙草企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的思想，始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、重規(guī)范、善利用的工作思路，積極探索煙草檔案管理的新機(jī)制，在組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)、開(kāi)發(fā)利用等方面不斷充實(shí)和完善，取得了顯著成效。為持續(xù)促進(jìn)檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理，在局黨組的高度重視和市檔案部門的大力指導(dǎo)下，經(jīng)我局全體參與檔案達(dá)標(biāo)工作人員的共同努力，檔案工作管理水平和服務(wù)能力得到了進(jìn)一步提升，于2017順利通過(guò)江蘇省五星級(jí)檔案室測(cè)評(píng)，自此全系統(tǒng)一市三縣全部通過(guò)省五星檔案室標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了全系統(tǒng)的“滿堂紅”。

隨著行業(yè)改革發(fā)展的深入，內(nèi)容的多樣性、使用的便捷性、覆蓋的全面性逐漸成為檔案管理的主流需求。我們將檔案工作作為提升內(nèi)部管理水平的重要組成內(nèi)容，引入精益管理理念，持續(xù)關(guān)注檔案價(jià)值，把握重點(diǎn)需求，追求更科學(xué)的管理方式、更快捷的工作效率、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)效能，著力構(gòu)建檔案收集、整理、歸檔、電子錄入、保管和開(kāi)發(fā)利用全流程改善的PDCA循環(huán)，檔案綜合管理升級(jí)達(dá)標(biāo)工作條件成熟。

1 力求精細(xì)，以目標(biāo)化為切入點(diǎn)，加強(qiáng)組織保障力度

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)籌工作推進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)檔案管理、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。我局（公司）高度重視檔案工作，由副經(jīng)理親自抓，確定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。局黨組會(huì)議定期聽(tīng)取檔案工作情況匯報(bào)，及時(shí)解決達(dá)標(biāo)工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，在人、財(cái)、物上給予全力支持。二是優(yōu)化架構(gòu)，健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。我們成立了由分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及專職檔案員為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及由分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、專職檔案員和各部門兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。三是加大投入，完善硬件設(shè)施。為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的新形勢(shì)需要，我局（公司）在檔案硬件建設(shè)的投入上堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)擴(kuò)建檔案用房，在原來(lái)辦公大樓76平米檔案庫(kù)房、32平米閱檔室的基礎(chǔ)上分別在物流中心新建104平米檔案庫(kù)房和27平米閱檔室，做到了檔案庫(kù)房、閱檔、辦公三分開(kāi)，并實(shí)施地面加固工程，為檔案管理工作創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境。安裝配備了電腦、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、彩色掃描儀、除濕機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、檔案管理軟件、滅火器、溫濕表、密集檔案柜、檢索柜等專用設(shè)施設(shè)備，有力地保證了我局檔案工作的順利開(kāi)展。

2 立足精通，以專業(yè)化為支撐點(diǎn)，建設(shè)高素質(zhì)檔案團(tuán)隊(duì)

一是強(qiáng)化氛圍營(yíng)造，凝聚創(chuàng)建合力。檔案管理人員自身的工作態(tài)度與綜合素質(zhì)高低，直接決定著檔案管理水平和管理質(zhì)量的優(yōu)劣。我局（公司）多次組織工作人員學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)知識(shí)，舉辦檔案有獎(jiǎng)知識(shí)競(jìng)賽，開(kāi)展“檔案崗位大練兵”活動(dòng)，著力增強(qiáng)群體檔案意識(shí)、爭(zhēng)創(chuàng)意識(shí)、團(tuán)結(jié)協(xié)作意識(shí)，形成了良好的氛圍。二是強(qiáng)化培訓(xùn)交流，提升專業(yè)技能。高質(zhì)量的檔案服務(wù)工作離不開(kāi)高水平的專業(yè)素養(yǎng)。我局（公司）堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的培訓(xùn)思路，一方面專門請(qǐng)市檔案局的專家上門指導(dǎo)工作，認(rèn)真查找檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法和措施;另一方面組織有關(guān)人員赴檔案工作先進(jìn)單位參觀取經(jīng)，開(kāi)闊眼界，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，提高了檔案管理員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。三是強(qiáng)化正向激勵(lì)，激發(fā)工作熱情。近年來(lái)，我局（公司）將實(shí)現(xiàn)員工成長(zhǎng)作為隊(duì)伍建設(shè)的核心追求，完善落實(shí)了《榮譽(yù)表彰獎(jiǎng)勵(lì)辦法》，開(kāi)展先進(jìn)集體、個(gè)人評(píng)比表彰和非物質(zhì)激勵(lì)，多名專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)素養(yǎng)高、責(zé)任意識(shí)重的檔案工作人員被評(píng)選為全系統(tǒng)“十佳機(jī)關(guān)工作人員”“最美常煙人”，他們悉心付出、優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)工作入選“楷模優(yōu)秀事例”，個(gè)人先進(jìn)事跡在內(nèi)部網(wǎng)站、《常煙人》報(bào)紙、微信企業(yè)號(hào)上得到深入宣傳報(bào)道，充分調(diào)動(dòng)了檔案員的工作熱情和積極性。

3 把握精髓，以標(biāo)準(zhǔn)化為著力點(diǎn)，完善檔案制度體系

一是突出全面性，在制度建設(shè)上下功夫。我局（公司）結(jié)合自身工作實(shí)際，制訂了《檔案室制度》《電子文件歸檔管理制度》《歸檔與不歸檔的范圍》《檔案分類方法》和《檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》等一系列檔案制度，建立起檔案制度庫(kù)，對(duì)檔案室的職責(zé)、檔案工作的要求、文件資料的歸檔范圍、檔案的保密細(xì)則，以及檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交、保管期限、銷毀等方面進(jìn)行明確規(guī)定。二是突出針對(duì)性，在標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化上下功夫。我局（公司）以被評(píng)為“行業(yè)首批標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)示范企業(yè)”為契機(jī)，著力將檔案制度轉(zhuǎn)化為工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程，編制了《檔案管理規(guī)范》企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，通過(guò)公司“精益管理”平臺(tái)發(fā)布至全系統(tǒng)，以流程管理和節(jié)點(diǎn)控制來(lái)落實(shí)制度執(zhí)行。每年結(jié)合內(nèi)審和第三方評(píng)審意見(jiàn)，對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作流程進(jìn)行反復(fù)梳理修正，確保標(biāo)準(zhǔn)可操作、可落地。三是突出實(shí)效性，在執(zhí)行考核上下功夫。年初，我局（公司）將檔案工作納入全年《績(jī)效考核實(shí)施細(xì)則》，制訂了檔案管理人員崗位責(zé)任制，明確要求檔案人員首先要學(xué)習(xí)、宣傳制度，帶頭執(zhí)行制度，并檢查、督促制度的執(zhí)行情況;所有干部員工都要了解、遵守有關(guān)制度，支持、配合檔案人員做好檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督檢查和考核，做到年初有目標(biāo)、有計(jì)劃，年中有檢查、有落實(shí)，年末有總結(jié)、有考核，調(diào)動(dòng)了各部門、各基層抓好檔案建設(shè)的積極性，增強(qiáng)了檔案人員依法管檔的壓力和動(dòng)力，形成了責(zé)任明確、制約有力的檔案管理機(jī)制。

所謂“蘭臺(tái)雖小大世界，館藏檔案知春秋”我們深刻意識(shí)到，檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)久性、歷史性的工作，是永無(wú)止境的追求過(guò)程，是不斷精益改善的企業(yè)管理發(fā)展過(guò)程。下一步我們將進(jìn)一步加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化發(fā)展，拓寬檔案服務(wù)利用渠道，力爭(zhēng)符合現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，符合企業(yè)持續(xù)發(fā)展的要求，實(shí)現(xiàn)新的突破。我們將以牢固樹(shù)立長(zhǎng)效管理的科學(xué)發(fā)展理念，開(kāi)拓創(chuàng)新，扎實(shí)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階，再創(chuàng)新佳績(jī)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉大鵬.基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：50.

（作者單位：江蘇省常州市煙草專賣局（公司））