高校科研檔案管理信息化建設(shè)探析

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中，成為各行各業(yè)重要的管理手段。高校科研檔案的管理工作是高效管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效的科研檔案管理可以實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部的信息共享，促進(jìn)高校科研進(jìn)步，提高教學(xué)質(zhì)量，但目前高校科研檔案的管理中仍然存在著一些問題。所以本文首先對(duì)高校檔案管理的意義進(jìn)行分析，并闡述了高校科研檔案管理中存在的不足，最后提出了高校科研檔案信息化建設(shè)的相關(guān)措施，希望可以提高院校的信息化質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化建設(shè);存在問題;應(yīng)對(duì)措施

隨著信息技術(shù)不斷的進(jìn)步，數(shù)字化被應(yīng)用到更加廣闊的領(lǐng)域，高校科研成果是衡量一所學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)高校科研檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)與管理可以實(shí)現(xiàn)科研成果的共享、保存，方便全校師生的查閱，有利于高校辦學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。在科研檔案信息化建設(shè)的過程中充分利用數(shù)字化手段能夠?qū)n案信息進(jìn)一步發(fā)掘利用，提高高校科研質(zhì)量。

一、高校科研檔案管理信息化建設(shè)的意義

首先，高校科研檔案管理信息化可以提高檔案管理工作的工作效率。由于社會(huì)不斷的進(jìn)步與發(fā)展，科研信息呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng)與發(fā)展，傳統(tǒng)的科研檔案管理已經(jīng)不適用與現(xiàn)代的社會(huì)。在科研檔案調(diào)取的過程中傳統(tǒng)的科研檔案無(wú)法及時(shí)的檢索相應(yīng)信息，導(dǎo)致了科研檔案調(diào)取的延誤。對(duì)科研檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)可以通過關(guān)鍵詞搜索迅速的找出所需信息，縮短了檔案查找的時(shí)間。而且在保存的過程中，檔案管理信息化建設(shè)可以將科研成果準(zhǔn)確快速的儲(chǔ)存到電子檔案中，縮短了信息存貯的時(shí)間，提高了科研檔案管理的效率。

其次，有利于提高高校的科研水平。科研檔案管理的信息化建設(shè)可以使科研人員了解更多的科研信息，并且在原有的科研信息中提取出新的觀點(diǎn)。為高校的科研人員以及教師提供更加豐富的資源，也可以為高校的教師提供更加新穎的教學(xué)思路，提高高校的服務(wù)質(zhì)量。

最后，高校科研檔案信息化建設(shè)符合時(shí)代的發(fā)展。信息社會(huì)的發(fā)展對(duì)高校的管理制度與管理方式提出了更高的要求，傳統(tǒng)的高校科研檔案管理不利于社會(huì)的發(fā)展，面對(duì)龐大的信息數(shù)據(jù)，這種方式不利于科研信息的共享。對(duì)高校科研檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，是符合社會(huì)總體的發(fā)展趨勢(shì)，從而提高校園信息化的水平。

二、高校科研檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱。在科研檔案管理信息化建設(shè)的過程中，大部分高校對(duì)科研檔案管理的信息化建設(shè)意識(shí)薄弱，沒有用創(chuàng)新的概念看待科研檔案管理信息化，認(rèn)為傳統(tǒng)的科研檔案管理能夠滿足學(xué)校的科研水平，這樣落后的觀念導(dǎo)致了科研檔案的管理人員在工作的過程中不愿意主動(dòng)的接受信息化方面的信息，影響了高校科研檔案的信息化建設(shè)。

2.缺乏足夠的資金投入。高校科研檔案管理信息化建設(shè)，是對(duì)高校中的科研信息進(jìn)行科學(xué)的收集、保存、傳輸、調(diào)取，在此過程中利用電子計(jì)算機(jī)對(duì)這些過程進(jìn)行高效率的調(diào)配與整合，充分體現(xiàn)高校的現(xiàn)代化信息建設(shè)。但目前許多高校因?yàn)樨?cái)政支出的原因?qū)蒲袡n案管理的信息化建設(shè)停留在理論的建設(shè)中，并未對(duì)信息化設(shè)備的使用進(jìn)行學(xué)習(xí)，所以在信息化管理的過程中會(huì)遇到各種問題，影響了科研檔案管理信息化的進(jìn)程。因?yàn)橘Y金不足導(dǎo)致了科研檔案管理的信息化設(shè)備缺失，不完善的信息化設(shè)備對(duì)科研檔案信息化建設(shè)造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響，例如，缺乏完善的局域網(wǎng)，將會(huì)導(dǎo)致科研檔案在信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)檔案信息暴露等安全問題。這些問題都會(huì)阻礙高校的信息化建設(shè)。

3.檔案管理信息化人員素質(zhì)較低。檔案管理人員是檔案管理工作中重要的環(huán)節(jié)，在科研檔案管理信息化建設(shè)的過程中需要檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)與數(shù)字化的檔案管理技術(shù)。但目前高校中科研檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，一方面是思想觀念的落后，認(rèn)為科研檔案的信息化建設(shè)是沒必要的，傳統(tǒng)的檔案管理可以應(yīng)對(duì)社會(huì)的變化與發(fā)展。另一方面是專業(yè)素質(zhì)的落后。在科研檔案信息化建設(shè)的過程中檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)結(jié)構(gòu)，不能熟練的使用現(xiàn)代化的信息設(shè)備，在檔案管理信息化的過程中不能建立有效的信息儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，這些問題都嚴(yán)重的制約了高校檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

三、高校科研檔案管理信息化建設(shè)措施

1.增加檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。在科研檔案管理信息化建設(shè)的過程中，高校需要增加對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)備的資金投入，為信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)保障。在信息化建設(shè)的過程中要完善數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，完善圖文影響掃描儀器、儲(chǔ)存器以及相應(yīng)的局域網(wǎng)建設(shè)，保障科研檔案的管理設(shè)施更加的規(guī)范。在檔案管理信息化建設(shè)中檔案信息的收集、儲(chǔ)存、檢索與應(yīng)用都要與平臺(tái)硬件的條件相吻合，從而提高數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)信息的儲(chǔ)存與檢索能力，在信息化建設(shè)時(shí)要提高關(guān)鍵詞的搜索能力，擴(kuò)大關(guān)鍵詞的搜索范圍，提高搜索的準(zhǔn)確度，方便高校科研人員對(duì)信息的尋找。局域網(wǎng)的建設(shè)需要注意校園網(wǎng)與檔案監(jiān)管體系進(jìn)行對(duì)接工作，保障檔案信息在傳輸過程中的安全性，需要對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行仔細(xì)的篩選，了解對(duì)接過程中存在的安全隱患，針對(duì)安全隱患采取科學(xué)的措施，例如，在信息傳輸?shù)倪^程中增加安全秘鑰或者是升級(jí)防火墻，有效的保障檔案信息安全。

2.構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)。高校科研檔案管理的信息化建設(shè)主要是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)高校內(nèi)部紙質(zhì)的科研成果以及科研進(jìn)度進(jìn)行數(shù)字化的保存，在科研檔案管理過程中不僅要保障檔案管理的安全性還需要使科研檔案發(fā)揮其最大的價(jià)值，因此要合理的實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值共享。因此在高校科研檔案信息化建設(shè)的過程中可以構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，檔案管理的工作人員要根據(jù)平臺(tái)運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息儲(chǔ)存的格式以及內(nèi)容進(jìn)行篩選與制定，在檔案管理的信息平臺(tái)中工作人員需要賬號(hào)密碼登陸后臺(tái)，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行及時(shí)的修改與制定。用戶根據(jù)賬號(hào)與密碼登錄到信息平臺(tái)中對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行查閱，這些查閱記錄都會(huì)記錄在檔案信息管理的后臺(tái)中，部分較為機(jī)密的檔案不能記錄到后臺(tái)中就需要相關(guān)的用戶親自到檔案管理處進(jìn)行調(diào)查。這樣既能夠提高檔案管理的效率又保障了檔案信息管理的安全，提高了檔案管理的信息化程度。

3.制定完善的檔案信息管理制度。首先，科研檔案管理信息化建設(shè)時(shí)要明確工作人員的工作內(nèi)容與工作責(zé)任，與傳統(tǒng)的科研檔案管理不同，信息化的檔案管理工作更加高效也更加復(fù)雜。對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)與更新、局域網(wǎng)的信息安全維護(hù)、檔案信息平臺(tái)的更新都需要配置專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，所以在管理的過程中要明確各部分人員的工作責(zé)任，每一部分出現(xiàn)問題后及時(shí)的找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人解決問題，可以有效的提高科研檔案管理信息化的效率。

其次，在科研檔案管理信息化建設(shè)時(shí)要明確工作內(nèi)容。一要對(duì)科研檔案管理中的業(yè)務(wù)熟識(shí)，并且了解每一部分的業(yè)務(wù)與工作流程。并且針對(duì)信息化管理過程中的細(xì)節(jié)問題進(jìn)行修正，優(yōu)化檔案信息化建設(shè)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。二要提高科研檔案管理信息化的安全性能，在科研檔案信息化建設(shè)的過程中數(shù)字化檔案?jìng)鬏斉c儲(chǔ)存的安全性必須要得到充足的保障。在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)要確定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，將檔案信息錄入的格式、檔案信息統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息主要服務(wù)的人群進(jìn)行確定，這樣有助于檔案信息的儲(chǔ)存，維護(hù)檔案信息在共享過程中的安全性。三要對(duì)校園網(wǎng)進(jìn)行定期的安全檢查，維護(hù)校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全，保障檔案信息在儲(chǔ)存與傳輸過程中的安全性，將威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素降低到最少。

最后，打造應(yīng)用性能較強(qiáng)的管理系統(tǒng)，在高校科研檔案管理的過程中不僅要明確檔案信息的工作要求，還需要保障檔案管理工作的硬件設(shè)備過硬，檔案管理的工作人員要篩選合適的軟件，提升檔案管理的技術(shù)水平。將合適的軟件系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理工作的信息化建設(shè)中，保障檔案信息能夠更好的共享。將科研檔案管理的信息化建設(shè)納入到學(xué)校的虛擬化辦公體系中，保障科研檔案管理的信息化建設(shè)可以得到充足的資金。有利于檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，提高了檔案信息化建設(shè)的服務(wù)水平，方便高校內(nèi)部的科研人員對(duì)科研檔案的調(diào)取工作。

4.培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的科研檔案信息化建設(shè)人才。培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理信息化人才主要分為兩個(gè)方面，一方面是對(duì)原有的管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使檔案管理人員意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性、便捷性，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。在培訓(xùn)的過程中要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案信息知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員明確在檔案管理信息化過程中的主要工作內(nèi)容與各種設(shè)備的使用方式。另一方面在高校檔案管理信息化的過程中要招聘大量的信息化建設(shè)專業(yè)人才，相較于傳統(tǒng)的檔案管理者，高素質(zhì)的人才可以對(duì)各種設(shè)備的使用方式更加熟悉與了解，可以高效率的完成學(xué)校檔案工作的信息化。

四、總結(jié)

綜上所述，由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中。高校的科研檔案是學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力的核心所在，在科研檔案管理的過程中進(jìn)行信息化的建設(shè)可以有效的提高學(xué)校的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)學(xué)校信息化水平的提高。但是在信息化建設(shè)的過程中由于管理制度的缺乏，基礎(chǔ)設(shè)備的不完善以及檔案管理人員的信息化素質(zhì)較低，阻礙了科研檔案管理的信息化進(jìn)程。所以要采取相應(yīng)的措施對(duì)這些不足進(jìn)行彌補(bǔ)，從而提高校園科研檔案管理的信息化建設(shè)工作。

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基金項(xiàng)目：本文受到國(guó)家自然科學(xué)基金面上項(xiàng)目《中國(guó)健康保險(xiǎn)欺詐：理論分析與實(shí)證研究》的資助。

作者簡(jiǎn)介：鄭蕾（1982-），女，山東青島人，博士研究生，講師，研究方向?yàn)楦咝？蒲袡n案管理。