新時代高校教務(wù)秘書管理工作改革創(chuàng)新研究

摘 要：教學(xué)管理是高校管理的重要內(nèi)容。在教學(xué)管理中，教務(wù)秘書是高校最直接的教學(xué)管理人員，在教學(xué)管理中起著上傳下達、聯(lián)系左右的重要作用，是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，同時也是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的紐帶。高校教務(wù)秘書是高等教學(xué)管理的基層崗位，因其工作性質(zhì)及其工作特點，決定了教務(wù)秘書工作的重要性。隨著新時代高校招生規(guī)模的擴大，給教學(xué)管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新時代新要求，高校教務(wù)秘書管理工作改革創(chuàng)新勢在必行。

關(guān)鍵詞：高校；教務(wù)秘書；管理工作；創(chuàng)新

教學(xué)工作是高等學(xué)校經(jīng)常性的中心工作。教務(wù)秘書的素質(zhì)高低、能力大小直接關(guān)系到教學(xué)管理工作的水平，而教學(xué)管理工作對保證正常教學(xué)秩序，順利實施教學(xué)計劃，提高教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要。因此，在當(dāng)今高校規(guī)模日益壯大，教學(xué)改革進一步深化的形式下，如何做好高校教務(wù)秘書工作對高校的發(fā)展至關(guān)重要。目前，高校教務(wù)秘書工作存在一些問題，部分教務(wù)秘書對工作的重要性認識不夠深刻，導(dǎo)致工作不夠細致高效，不利于教學(xué)工作的順利進行。只有明確教學(xué)管理的目的與意義，才能進行創(chuàng)新管理，從而推動高校教學(xué)秩序的建立與高校運行。本文從幾個方面對這一問題闡述自己的觀點，并提出行知有效的辦法。

一、高校教務(wù)秘書管理工作主要職責(zé)

1.上傳下達，客觀準確

教務(wù)秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督等工作，是高校教學(xué)管理具體工作的管理者和執(zhí)行者。教務(wù)秘書要將學(xué)校、教務(wù)處等上級教學(xué)管理部門的各項規(guī)章制度以及相關(guān)規(guī)定認真閱讀，領(lǐng)會精神，及時準確的傳達給學(xué)校相關(guān)部門及師生，使教學(xué)工作井然有序。同時，學(xué)校師生對學(xué)校教務(wù)工作的各類通知有疑問、對教學(xué)管理有意見等，教務(wù)秘書都要負責(zé)將這些信息加以收集、整理，按程序上報給學(xué)校或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，以備各級領(lǐng)導(dǎo)采取有效的措施和對策，解決實際問題。因此，教務(wù)秘書良好的溝通是鏈接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。

2.教學(xué)管理，嚴謹細致

教務(wù)秘書在日常教學(xué)管理工作中必須圍繞著教學(xué)活動這個中心進行，根據(jù)教學(xué)進度表做到有計劃的安排，嚴謹細致，不能出現(xiàn)遺漏和差錯。在安排教學(xué)任務(wù)時，要統(tǒng)籌兼顧，反復(fù)核對，仔細檢查。如某個環(huán)節(jié)稍有疏忽，就會造成教學(xué)混亂，嚴重影響教學(xué)秩序。我們在實際工作中還體會到，在教學(xué)計劃完成的過程中，要隨時提醒各位老師的教學(xué)時間安排，有時有必要為每位老師各自單獨列出一個授課計劃。同時，對于個別教師特殊情況下的調(diào)課、停課，也應(yīng)通知相關(guān)的教師、學(xué)生以及管理部門，及時落實補課，保證教學(xué)計劃的正常完成。此外，學(xué)院也是一個小的社會，每位教師的性格、愛好、學(xué)術(shù)造詣、特長等亦不盡相同。而教學(xué)秘書的工作繁瑣，其工作性質(zhì)和特點決定我們在處理人際關(guān)系上，要善于聽取不同意見，求同存異，善于協(xié)調(diào)，養(yǎng)成尊重他人的良好習(xí)慣，把每位教師緊密團結(jié)在一起，為搞好教學(xué)工作而共同努力。

3.服從領(lǐng)導(dǎo)，責(zé)任重大

教務(wù)秘書的工作涉及本校的全部教學(xué)工作，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)，又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，還要完成教務(wù)處和領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作，因此教務(wù)秘書工作實質(zhì)上是綜合性的復(fù)雜工作。每學(xué)期開學(xué)初，教務(wù)秘書要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)檢查教師上課的到位情況、教師的備課情況，每學(xué)期期中要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行期中教學(xué)檢查、調(diào)研，如每門課程是否按授課計劃進行講授、學(xué)生對教學(xué)方方面面的意見，再寫出詳細的期中檢查報告。這些工作大都是在主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下進行，但教務(wù)秘書是具體的執(zhí)行者，實踐著領(lǐng)導(dǎo)的決策，責(zé)任可謂重大。

二、高校教務(wù)秘書管理工作的創(chuàng)新

新形勢下的高等教育教學(xué)改革和教學(xué)管理日益信息化、現(xiàn)代化，對高校的教務(wù)管理和教務(wù)管理人員提出了更高、更新的要求。教務(wù)管理人員不僅要具有較強的政治思想素質(zhì)，而且要有強烈的管理意識、服務(wù)意識、信息意識、時效意識和改革意識，建設(shè)一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的教務(wù)管理隊伍是搞好教務(wù)管理工作的根本保證。

（一）加強學(xué)習(xí)，不斷提高教務(wù)秘書政治理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)

具備良好的政治理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好本職工作的前提和必要條件，辦公室工作涉及面廣、如不注意加強學(xué)習(xí)和不斷更新認識就無法勝任工作。一方面：學(xué)習(xí)理論，才有方向。認真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，學(xué)習(xí)“習(xí)近平新時代中國特色社會主義”重要思想，并自覺運用于實踐，提高政治理論水平，自覺運用理論武裝頭腦。另一方面：學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，提高水平。學(xué)習(xí)各各項業(yè)務(wù)知識，提高處理各方面問題的能力，才能提高水平。高校教學(xué)秘書的工作涉及面廣、綜合性強，這就要求既當(dāng)專家，又當(dāng)通才。要充分認識到提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的緊迫感，學(xué)習(xí)運用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，使自己的理論水平和業(yè)務(wù)水平適應(yīng)不斷變化發(fā)展的新形勢，能夠跟上時代的步伐。在此基礎(chǔ)上，還要廣開視角，向領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)，在實踐中打牢理論、業(yè)務(wù)和文字功底，努力提高自身素質(zhì)，迎接新時代的挑戰(zhàn)。

（二）強化教務(wù)秘書的服務(wù)意識

從教務(wù)工作的特殊性講，教務(wù)管理工作本質(zhì)上是服務(wù)工作。因此，從事教務(wù)工作必須具有服務(wù)意識和甘為人梯的奉獻精神。教務(wù)工作是一項繁瑣、勞累的工作，并且看不到具體的、直接的成果。加之一些高校重教學(xué)、輕管理，教務(wù)管理人員地位不高，使得許多人不愿干教務(wù)工作，造成了教務(wù)管理隊伍的不穩(wěn)定。因此，必須加強對教務(wù)管理人員的政治思想教育與職業(yè)道德教育，幫助教務(wù)管理人員正確認識教務(wù)管理工作在學(xué)校人才培養(yǎng)中的重要地位與作用，增強其對本職工作的自豪感與責(zé)任心；幫助他們樹立為教學(xué)服務(wù)、為教師和學(xué)生服務(wù)的敬業(yè)精神和任勞任怨、勤懇工作的奉獻精神；要樹形象、練內(nèi)功，做到熱情接待、服務(wù)周到，克服“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”等現(xiàn)象。

（三）強化教務(wù)秘書的信息意識和時效意識。

教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)的決策需要掌握大量的信息。因此，教務(wù)人員必須強化信息意識，廣泛收集各級各類教學(xué)信息，以供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。必須改進信息工作的方式方法，不斷拓寬信息服務(wù)渠道，真實、適用、及時、系統(tǒng)地掌握信息，圍繞重點、難點、熱點、特點捕捉信息，廣、快、精、準地反映新情況、新問題、新經(jīng)驗、新變化。在實際工作中要做到：一是召開師生座談會，采取問卷調(diào)查等方式收集有關(guān)反饋信息；二是與各學(xué)院之間建立教學(xué)信息交流網(wǎng)，以便使本校的教學(xué)信息及時全面地匯總起來；三是圍繞完善領(lǐng)導(dǎo)決策，專題收集有關(guān)信息；四是加強與兄弟院校的經(jīng)常聯(lián)系，溝通情況、交流經(jīng)驗、獲取信。同時，隨著改革的不斷發(fā)展，高校逐步面向市場，而市場經(jīng)濟最講效益、節(jié)奏、時間，其競爭激烈，挑戰(zhàn)和機遇同時并存。為確保教務(wù)工作快速有效地運轉(zhuǎn)，教務(wù)人員必須強化時效意識，增強超前觀念，加快工作節(jié)奏，提高辦事效率，主張“急事急辦”、“特事特辦”、一般事也要馬上辦的精神。

（四）教務(wù)秘書要有良好的生理、心理素質(zhì)

21世紀的競爭，歸根到底是人才的競爭。心理素質(zhì)的好壞，心理承受能力的大小，對每個人的學(xué)習(xí)、工作和生活都會產(chǎn)生很大的影響。由于高校教育管理工作要求高、責(zé)任重大、時效性強，稍有疏忽，就易出現(xiàn)教學(xué)事故，所以作為高校的教務(wù)秘書工作壓力大，且得不到有效釋放。長此以往就會出現(xiàn)心理問題，從而導(dǎo)致工作中精神不集中、錯誤頻出等一系列現(xiàn)象，致使工作效率和質(zhì)量大大降低。所以，作為一名高校的教務(wù)秘書，不僅要有較強的業(yè)務(wù)工作能力，更應(yīng)該具有良好的心理素質(zhì)，要在煩瑣的日常工作中，不斷地培養(yǎng)自己擁有開朗豁達的性格，時常保持輕松平靜的心態(tài)，遇事不慌、不煩、不怕，除了心理素質(zhì)之外，還有一點非常重要但卻容易被忽視的，那就是身體素質(zhì)。人們常說，身體是革命的本錢，有了健康的身體，才能做一切我們想做的事情。這就要求我們要不斷地堅持鍛煉身體，保持健康的體魄，這樣才能更好地完成組織上交給自己的任務(wù)。

（五）加強教務(wù)管理技術(shù)和手段的革新

隨著全球經(jīng)濟一體化趨勢的不斷加快，實現(xiàn)教育信息化，已成為實現(xiàn)學(xué)校跨越式發(fā)展的重要選擇。而教育信息化的關(guān)鍵是信息化校園的建設(shè)，信息化校園建設(shè)對于轉(zhuǎn)變陳舊教育思想和觀念，促進教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)結(jié)構(gòu)和教學(xué)模式的改革，加快實現(xiàn)教育和教育管理手段的現(xiàn)代化有著決定性作用。現(xiàn)代化的校園，需要現(xiàn)代化的管理手段。隨著高教事業(yè)的發(fā)展，教務(wù)管理的事務(wù)日趨復(fù)雜性和多樣性，原先的那種陳舊落后的管理手段和技術(shù)，已不能適應(yīng)這種發(fā)展趨勢，也不能為高校師生提供高效的準確的服務(wù)。為提高教務(wù)管理的效能，必須加強教務(wù)管理技術(shù)和手段的革新，逐步實現(xiàn)教務(wù)管理的信息化。

總之，面對大量繁瑣的工作任務(wù)，教務(wù)秘書只有不斷的探索思考，積極主動尋求提高工作效率的有效途徑，才能保質(zhì)保量完成工作任務(wù)，提高教學(xué)管理質(zhì)量和水平，更好的為教學(xué)、為教師、為學(xué)生服務(wù)。

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作者簡介：

宗麟（1987.06-），男，漢族，山東膠州人，助教，學(xué)士，主要從事教學(xué)管理研究