電子檔案管理與檔案管理信息化建設

武新華

摘 要：電子檔案管理模式的發展與形成不僅能全面加強和提升檔案管理效率，還能促進檔案管理機構形成完善的信息管理形態，通過建立信息化檔案管理體系和資源數據庫來滿足檔案信息管理、查詢的需要。鑒于此，本文就電子檔案管理和檔案管理信息化建設展開詳細的分析，并提出具體性的研究思路以供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：電子檔案管理；檔案管理信息化建設；問題研究

一、電子檔案管理的意義與特征

電子檔案管理，顧名思義，就是以電子信息系統作為資源管理核心，對各類檔案信息資源實施統一、標準化的管理。與傳統人工化的檔案管理模式相比，電子化的檔案管理有著更強的交互性和傳遞性，依托于電子信息系統集中化的信息數據鏈可以快速對檔案信息資源實施全方位的分類、歸檔、儲存和管理，管理效率和服務效率有著極大的提升。在信息技術的引領下，實施統一的電子化檔案信息管理已經成為了行業的發展趨勢。各類檔案服務機構和區域檔案館都在引進信息技術和全套電子化管理設備，著力建設數字化檔案服務體系。相對于傳統低效率、高資源消耗的檔案服務模式，以電子信息技術為主導的數字化檔案管理體系以計算機為系統建設終端，一方面滿足管理人員信息獲取、信息管理的需要，一方面建設資源數據庫，將電子類檔案信息資源進行集中存儲和備份，隨時隨地滿足社會各領域用戶信息查詢的需要。同時在現代信息服務理念的影響下，電子化檔案管理還需要檔案管理機構充分發揮自身的信息服務職能，要引進高新技術人才來建立綜合性的檔案信息服務終端，要結合用戶的信息需求，創新信息服務模式，通過強化數據資源對接來提升服務終端的信息處理、交互能力，全面提升服務效率。

二、當前檔案管理信息化建設方面存在的主要問題

（一）資金匱乏，信息化設備配置不合理。從目前我國的檔案體系信息化建設進程來看，在檔案信息化管理體系的建設過程中還存在諸多限制性的問題，既有源于在管理組織內部結構的體制問題，也有源于現實條件的問題。其中最主要的就是當前檔案管理機構資金匱乏，設備配置不合理，無法形成集中性的資源管理體系來加快自身的信息化建設速度。檔案管理部門作為社會文化服務體系的重要組織結構，以政府為主體的財政撥款，是其維持正常運營的主要資金來源。而目前我國政府形態主要集中于經濟建設方面，相應文化職能部門對于社會檔案體系的建設重視不夠，沒有制定合理的財政預算用于支撐檔案管理部門的信息化建設，導致目前檔案管理部門的財政資金來源的途徑及數量極其有限。檔案信息化工作是在數字環境中實現資源數據對接、信息管理、資源共享的一整套信息服務流程，相應的信息化設備諸如計算機、移動終端、服務器都必不可少，但這些設備相當昂貴，檔案管理機構的資金又嚴重不足，很難采購齊全相應的信息化設備來建立自身的信息化管理體系。

（二）檔案服務網站建設不夠，信息移動終端有限。檔案服務機構網站建設管理不夠，信息移動終端較少是限制其信息服務體系建設的另一主要問題。網站建設是檔案信息化工作的重要組成環節，就其本質而言，集中性的資源網站是檔案管理信息化實施的第一步，沒有成型的線上服務機制，缺少相應的網站資源，不可能滿足社會各領域信息查詢的需要?，F實情況是遍布全國各地的1200家檔案管理及服務機構其網站建設尚未成形，縱觀這些網站有的缺少相應的客戶端設置，有的缺少相應的功能交互對接，還有的缺少數據資源支持，甚至有的網站半年乃至一年都不進行數據資源更新，其信息內容老套，難以滿足檔案管理信息化建設的需要。

（三）信息化復合性人才的缺乏和n案管理人員信息化素質的欠缺。信息化復合性人才的缺乏和檔案管理服務人員信息化素質的欠缺是影響檔案管理機構信息化服務體系建設的另一問題。人力資源是發展之本，人才是社會生產力創新的重要資源。但目前我國眾多的檔案服務機構，其信息化人才數量有限，技術性人才更是嚴重缺乏。管理人員信息化素質及信息化服務意識未完全成型，也限制了檔案館內部信息化管理模式的完善。這些問題都嚴重影響了檔案管理與服務機構，信息化建設進程的效率，再輔之以我國檔案工作，至今沒有建立起相應的職業資格認證制度，對工作人員的從業水平也缺乏具體系統政策的引導，導致我國各種檔案服務機構始終難以完善自身的信息化管理體系建設，難以形成集中性的資源優勢、技術優勢來滿足社會用戶的信息查詢需要。

三、針對當前檔案管理信息化建設方面存在問題的控制策略

（一）增加財政投入 擴大資金來源渠道。針對目前檔案信息化管理體系建設存在的主要問題，要制定相應的解決策略，以增大財政投入為前提滿足檔案信息化建設的基本物質需要。這就要求檔案管理機構在自身信息化管理體系建設過程中，要擴大資金來源渠道，一方面要多方面多元化籌措資金，另外一方面要爭取政府財政部門的支持，積極與政府財政部門溝通協商，以期能夠增加撥付檔案建設專項資金支持。同時，檔案管理機構要積極爭取地方領導重視和支持，要將檔案管理信息化建設列入于政府重點項目，要通過創新服務模式，增加信息產品的附加價值，開展商業性活動來實現資金收入，多渠道解決資金短缺問題。同時，信息化體系的建設，也要本著實用、簡單、高效的原則來加強信息系統的使用和管理效率，防止低水平、重復建設等問題，全面提升檔案信息管理體系的服務效率。

（二）完善網站建設。針對當前大管理機構網站建設方面存在的主要問題，首先，檔案管理服務機構要對自身的網站進行精準定位，清楚網站的服務目的和宗旨，要針對社會用戶的需求，建設線上服務體系，比如設置檔案實例、檔案查詢、圖文信息還有檔案動態等欄目，為社會用戶提供一站式的檔案信息服務，節省服務時間。同時網站信息資源要及時更新，充分提高網站信息資源的利用效率，信息內容一定要準確有效，能夠站在客觀角度對一些檔案信息進行提取和加工，生成相應的檔案信息產品來滿足用戶的使用需求。同時要建設現代化管理模式，要以先進的技術及技術管理為基礎，在先進技術及管理理念的引導下，進行檔案信息的網絡共享和網絡管理體系建設，讓統一的標準進行完善和規范。在建設檔案管理系統時，檔案館會因為自身條件的特殊性而無法改變管理模式，在根本上無法形成統一的管理標準，因此現代化檔案管理模式建設，就要推進標準化管理體系建設，協調相關人員和資源，集合技術和相應人力和物力逐漸完善的管理標準，能夠讓檔案管理人員根據檔案管理標準進行檔案信息的網絡化共享

（三）引進信息技術型人才，加強人員培訓。針對信息化復合型人才缺乏的現狀，要求檔案管理部門要完善崗位責任制度，建立行業準入制度。通過與高校合作，進入高校引進相應的信息型人才推進信息服務體系的建設。同時要制定相應的人才引進戰略，通過公開招聘、合理競爭等方式吸引社會優質信息人才投入到檔案管理隊伍當中，促進檔案管理隊伍踐行人力資源更新，全面提升檔案管理隊伍的信息綜合素養，相關檔案管理人員要根據自身的理論認識，學習有關檔案管理的理論和實踐技能，具備一定的社會、經濟、技術、信息等領域的知識，要不斷拓展自身事業，結合管理體系建設發展要求逐漸提升綜合素質，以此來推進檔案信息化管理體系的優化和進步。

四、結語

促進檔案管理信息化建設就要完善檔案管理機構的內部組織框架，要結合信息技術發展趨勢擴大資金來源渠道，采購相應的信息終端設備，通過建立網站共享體系來促進檔案信息的共享溝通，著重引進信息技術型人才，加強人員培訓來提升內部的信息化建設水平，促進檔案管理效率的提升。