淺談如何做好檔案管理工作

顧娟

摘 要：檔案管理學是一門歷史悠久的古老學科，檔案是依據、是資源、是財富，是每個單位活動的真實記錄。隨著信息化時代的發展，傳統的檔案管理也隨之發生了變化，新時期對檔案工作提出了新的要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思路、新方法、新理論。本文作者結合當前檔案管理工作的現狀，探討如何做好檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化道路的措施。

關鍵詞：檔案管理；管理現狀；管理措施；科學規范；依法治檔

1、當前檔案管理工作的現狀

計算機技術的發展，為檔案電子信息化提供保障的同時，也促使檔案管理工作的重要性進一步淡化，認為當前檔案管理工作可有可無。再加上一些部門的領導和檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏責任感和細心的工作態度以及樂于奉獻的工作精神，加之缺乏現代化的信息管理知識，造成檔案管理工作發展緩慢，甚至造成管理的混亂局面。另外檔案管理工作中存在的這種失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠等現象，使檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個社會信息管理系統。不利于形成社會信息管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個社會信息管理系統的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在發展進程中有邊緣化危險。

2、如何做好檔案管理工作措施

2.1增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。然而如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：

2.1.1加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識。

有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。

2.1.2愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。

領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

（二）拓寬視野，加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理

增強責任感，提高管理意識。

檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心辦事的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，不斷開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.2不斷加強學習，掌握管理技能。

目前，電子計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

2.3利用現有資源，整理檔案。

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

3.加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質

3.1提高認識水平，強化繼續教育。

發展繼續教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識當前檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，必須真正培養檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

3.2加強制度建設，建立健全運行機制。

加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業技術人員獲得的專業技術職務可由終身有效改為動態管理。這樣，便可以激發檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。

3.3加強綜合培訓，提高業務水平。

一是要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。二是要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。

3.4建立獎懲機制，細化考核監管。

進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

4.結語

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為單位提供更好的服務。我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

參考文獻

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