中職學校檔案管理的信息化及科學化建設探討

鄭青

摘 要：檔案管理工作是中職學校管理工作的重要組成，對中職學校的辦學質量和人才培養具有十分重要的意義。信息時代背景下，中職學校檔案管理工作也要積極適應新時代的發展特點，采取措施開展檔案管理的信息化和科學化建設工作，為中職學校在新時期的進一步發展夯實基礎。基于此，本文對中職學校檔案管理信息化和科學化建設的相關內容進行了分析和探究，以期為新時期的中職學校檔案管理工作創新提供一定的參考。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;信息化;科學化

中職學校是我國職業教育體系的重要組成，檔案管理作為中職學校工作的重要一環，在新時期必須要在管理工作理念和方法上進行改革和創新。開展中職學校檔案管理的信息化和科學化建設，能夠為新時期中職學校辦學質量提升、人才培養質量優化提供可靠的基礎支持，對于中職學校的發展具有十分重要的意義。

一、中職學校檔案管理工作的重要意義

作為專業技術人才培養的重要組成，中職學校的教學管理活動是否科學、高效直接關系到中職學校的發展以及專業技術人才培養的質量。檔案管理工作作為中職學校管理和發展的重要部分，是記錄中職學校教學過程中相關活動的真實資料，這些資料不僅體現了中職學校的發展狀況，而且還是中職學校未來發展的重要參考依據。比如，查看財務檔案資料，可以明確的掌握中職學校實際的財務狀況、固定資產等等。學生學籍檔案資料則記錄著中職院校學生的學習、生活和發展相關信息。教師業務檔案資料反映了中職學校的教學水平以及教師隊伍建設情況等等。因此，可以說，檔案管理就是中職學校現狀的真實體現和未來發展的重要參考依據，同時也是學生管理工作、教學管理工作、就業管理工作等其他工作開展的重要基礎。在信息時代背景下，必須要從信息化、科學化的角度開展中職學校檔案管理工作的創新，高效、高品質的開展檔案管理工作，為中職學校的發展提供可靠的檔案管理工作支持。

二、當前中職學校檔案管理工作的現狀

1.檔案管理類型混雜不清

中職學校檔案管理工作是一項十分系統、復雜的工作，涵蓋的內容多、類別雜，需要全面、科學的分類管理。但是在實際工作中，很多中職學校在檔案管理方面存在類型混雜不清的問題，不利于中職學校開展統一的分類管理。有的中職學校在檔案管理工作方面缺乏科學的理念和系統管理的意識，在處理不同類型檔案的時候，往往采用傳統的混合放置管理方式，缺乏科學的分門別類，這些都不利于檔案管理工作的科學開展，檔案管理的功能和意義也沒有得到有效體現。另外，有一些中職學校在開展檔案管理工作的時候，很多教學方案、影像資料沒有放置到檔案當中，這不僅造成了檔案資料的缺失，也影響了檔案管理的系統性，因此必須要加強中職學校檔案管理的信息化和科學化建設，確保中職學校檔案管理工作的科學性。

2.檔案管理的方法不夠科學

中職學校檔案管理整體管理體制缺少系統性、科學化的管理方案，這是很多中職學校檔案管理工作亟需改進的地方。管理方法不科學導致檔案管理工作混亂，影響到檔案管理工作的效率和品質。一方面，很多中職學校領導對檔案管理工作重要性的認知不夠，檔案管理工作開展的硬件條件比較差。另一方面，檔案管理工作人員的素質能力不夠，在檔案管理工作方面沒有進行積極的方法和方式創新，中職學校檔案管理工作開展的品質不高。

3.檔案管理的手段落后

中職學校檔案管理手段落后，與信息時代背景下中職學校的創新發展不相符，這也是當前中職學校檔案管理工作存在的主要問題表現。信息技術的發展使得檔案管理工作逐步朝著電子化、信息化的方向發展，檔案管理工作信息化建設不僅能夠減少檔案管理工作的人力、物力投入，而且還能夠大大提升檔案管理工作的效率。檔案資料數據庫建設、互聯網技術的應用等等都應當融入到中職學校檔案管理工作中，但是這些在目前中職學校檔案管理工作中并沒有得到充分應用，管理手段落后，亟需改進和優化。

4.檔案資料應用不夠充分

檔案管理的目的是為了教學、教師和學生以及學校管理者相關活動開展提供資料和數據參考。但是由于中職學校檔案管理方法落后，很多檔案資料的查閱存在困難，檔案資料的應用不夠充分，檔案管理工作的根本意義沒有得到充分體現。因此，要想提高中職學校檔案資料的應用效果，必須要從管理理念、管理方法和管理手段等方面進行改進和創新，提高中職學校檔案資料的利用率。

三、中職學校檔案管理信息化和科學化建設的對策和建議

1.應用互聯網技術構建中職學校信息化檔案管理平臺

互聯網技術是信息技術體系的重要組成，在信息時代背景下，互聯網技術在各行各業發展中都得到了廣泛而積極的應用。新時期中職學校檔案管理工作也應當積極借助于互聯網技術的優勢，搭建檔案管理信息化平臺，提高中職學校檔案管理的品質。在利用互聯網技術構建信息化檔案管理平臺工作方面要特別做好以下幾個方面的工作。首先，檔案管理工作人員要對中職學校檔案管理工作開展的現狀進行全面的梳理，包括檔案管理工作的對象、內容以及存在的問題、檔案的分類等內容，為檔案管理信息平臺建設做好基礎性的調查工作。其次，中職學校的管理者要認識到信息化檔案管理平臺建設對學校管理和學校發展的意義，在人力、物力和財力方面給予相應的支持。再次，要邀請專業的互聯網平臺建設人員針對檔案管理工作的特點以及檔案管理工作改進的需求等開展檔案信息化平臺建設，保證檔案管理信息化平臺建設的科學性。另外，檔案管理人員要做好平臺數據資料的整理工作。比如，檔案的類別、檔案的數量等等，為信息化平臺內容建設提供可靠、豐富的資料支持。最后，檔案管理信息化平臺要與校內網絡進行相應的鏈接，為中職學校廣大師生的檔案資料利用、查閱等提供信息化的服務平臺。這里還要強調的一點是，一定要保證檔案管理信息化平臺的網絡安全，檔案管理工作具有一定的保密性，相應的網絡安全工作一定要開展到位，這樣才能夠真正體現檔案管理信息化工作平臺的意義。

2.做好中職學校電子檔案的收集和完善工作

紙質版檔案是過去很多中職學校檔案管理工作開展的主要途徑和方式，在提倡信息化和科學化開展檔案管理工作的背景下，中職學校檔案管理人員必須要做好電子檔案的整理、收集和管理等相關工作。一方面，要積極構建中職學校檔案管理信息數據庫，按照檔案資料的內容、類別等對數據庫資料進行豐富，除了將紙質版檔案資料進行相應的電子化轉化之外，還要全面的收集和整理相應的影像、圖片等資料，豐富電子檔案的類型和內容。同時還要將紙質版檔案與電子檔案進行相互對接，及時發現電子檔案中存在的不完善的地方，對電子檔案進行相應的補充和完善，確保電子檔案管理的全面性。另一方面，電子檔案管理要與信息化管理平臺相適應，以便提高電子檔案的查閱和利用。當然，電子檔案的收集和整理對檔案管理人員的能力、素質提出了相應的要求，在工作量大、工作內容復雜的情況下，中職學校檔案管理工作人員要認真、負責、細致地開展檔案管理工作。

3.保證檔案管理電子設備應用的科學性

中職學校檔案管理信息化建設離不開相應的電子設施設備，可以說，先進、科學的電子設施設備是中職學校檔案管理信息化建設和開展的重要前提。因此，中職學校應當注重電子設備引進的科學性。具體的說，檔案管理的電子設備主要包括以下幾種，首先，就是最常用和最基礎的計算機設備，這是電子檔案建設、檔案管理平臺應用的重要設備支持。其次，是打印機，這主要是為檔案資料的應用提供打印服務，通過打印機能夠將電子檔案轉變為紙質檔案，既能夠降低檔案丟失的概率，也能夠滿足檔案利用者的需求。還有一種常用的電子設備是掃描儀，通過掃描儀能夠將紙質檔案轉變為電子檔案，保證檔案信息的真實、完整。除了計算機、打印機和掃描儀之外，移動硬盤、光盤等也是常用的電子設備，中職學校要為檔案管理工作配備、配齊相應的設備，為檔案管理信息化開展提供可靠的設備條件支持。

4.科學開展檔案管理的規劃和歸類工作

上文分析中提到，很多中職學校在檔案管理方面存在著類別混亂、管理混亂的問題，因此在信息化管理背景下，要想保證中職學校檔案信息管理的科學性，就必須要根據電子檔案的屬性，對檔案進行合理的歸類。具體的說，管理人員應當借助于互聯網信息管理平臺，根據電子檔案的屬性，將不同電子檔案屬性歸納到不同的平臺類別目錄下，為中職學校的教師、學生快速瀏覽、查閱電子檔案提供相應的檔案目錄索引。科學的檔案分類不僅能夠提高檔案應用的效率，而且還能夠提高檔案管理工作開展的效率，對中職學校的發展具有十分重要的意義。需要注意的是，在檔案分類的基礎上，還應當做好相應的檔案備份工作，通過移動硬盤、U盤以及紙質資料等方式對檔案資料內容進行備份，保證檔案資料和數據存儲的完整性、長期性和科學性。

四、結束語

檔案管理作為中職學校管理和發展的重要組成部分，對中職學校的教學、發展都具有十分重要的意義。在信息時代背景下，要認真分析當前中職學校在檔案管理方面存在的問題，基于信息化和科學化角度，借助于互聯網技術，完善電子檔案，做好檔案信息歸類，同時完善檔案管理信息化建設的硬件條件，提升中職學校檔案管理工作的效率和品質，促進中職學校在信息時代更加科學、高效的發展。

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