如何提高檔案的管理水平和服務能力

于淑敏

摘要：檔案管理在當前社會發展形勢下逐漸被廣泛關注，對于現階段各行各業來說，其檔案管理工作職能也在逐漸發生轉變，對于教育行業來說部分機構仍采用傳統的檔案管理模式，對其自身發展和保障學生信息的安全可靠都造成了一定的消極影響.本文基于教師及學生檔案管理存在的不足進行分析，并探究其科學有效的優化解決方案.

關鍵詞：信息化；人才培養；服務質量；工作效率

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-260X（2019）03-0099-03

我國社會經濟快速發展，社會保障體系逐漸建立健全，當前形勢下，人們生活質量不斷提升，對于檔案管理的認知水平也得到了增強.近年來我國不斷深化教育體制改革，逐漸地轉移工作重心，將個人檔案的信息管理作為重點工作內容.現代科學技術的高度發展和廣泛應用對檔案管理方法進行優化創新，現階段來說，行業應當加強對信息化檔案管理方法的深入探究，以便于更好地提升工作效率和服務質量.

1 建立教育信息管理數據庫的意義

當前我國社會經濟發展模式下，人們的認知水平不斷提升，對檔案信息的管理方式也更加重視.對于教育行業來說檔案信息涵蓋內容較多，對教師、學生等多項信息數據進行收錄，為日后的各項業務辦理提供準確有效的依據.對于教育行業來說，其綜合性較強，在實際運營過程中需要相關的政策與專業支持.建立檔案信息管理數據庫可以更好地對教師和學生的信息進行管理，監督業務辦理流程，切實保障人員的個人利益.

1.1 有助于促進教育界的發展

伴隨著我國教育行業的不斷壯大，日常管理的事項也逐漸繁多，加大了教育信息管理的難度.尤其是在日常的教務管理工作之中，需要錄入、整理越來越多的學生及教師信息，例如學生以及教師的基本信息、教師的教學計劃、學校的課程安排、學生的成績信息、學籍信息，甚至還包括定期考試的各種安排、信息等，這些都無形之中為教學的管理帶來了很大的困難.如果還一直沿用過去傳統的信息管理技術，那么最終只會出現學校信息網絡癱瘓、學生以及教師的信息出現問題，影響到學校的正常運行.因此才需要使用信息化技術，對各種教育信息進行自動化信息處理，建立教育信息管理數據庫，令各種資源能夠實現信息的管理以及共享，從而提高日常管理的工作效率.

1.2 能夠推動我國信息化管理不斷發展

相較于傳統的紙質檔案管理，建立教育信息管理數據庫準確性更高，也更加多元化.傳統的紙質檔案管理行使保存功能時往往只局限于文字或者是一些靜態的照片等，比較單一，無法保存一些音頻或者視頻資料，給檔案管理人員也帶來一定的困擾.而教育信息管理數據庫的建立則從根本上解決了這一難題，既能夠保存一些文字或者靜態圖片，還能夠保存視頻、音頻或者是一些動態圖片等，令數據更加多元化.這樣既能夠豐富檔案管理內容，為今后留下更多的借鑒資料，更能夠提高我國整體的信息化管理水平，最終推動我國科學技術的更好發展，可謂是一舉多得.

2 教育檔案管理存在的不足

2.1 檔案利用率較低

根據相關調查發展，現階段我國多數檔案管理部門的管理方式依然屬于傳統的檔案信息管理手段，在這種管理模式下，檔案的科學利用率難以有效提升.歸結其原因，主要是由于兩方面因素所致，第一，檔案管理人員缺乏現代化管理意識，對檔案管理缺乏正確的認識，認為檔案只是單純的檔案管理，不會對行業的經濟效益產生影響，致使在實際工作過程中難以有效地對檔案信息資源管理進行有效的開發利用.第二，社會民眾受傳統檔案管理觀念的影響，對現代化檔案管理缺乏正確認識，無法通過檔案進行維護個人的切身利益，一定程度上來說既不利于個人權益的保障，也阻礙了行業的發展進程.

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

任何行業的健康穩定發展都離不開現代化制度的支撐，現階段來說，教育行業檔案管理工作的缺失正是由于缺乏完善的檔案管理制度所造成的，筆者對一些教育機構進行調查的過程中發現，多數的單位并不具備完善的檔案管理制度，對其工作效率和服務質量都產生了一定的消極影響.

2.3 基礎設施和信息化建設有待于完善

當前大部分機構對檔案管理缺乏規范的管理標準，并且在該方面的建設上資金、技術投入較小，以被動的方式進行檔案信息管理.并且一些機構難以轉變發展觀念，仍采用傳統的檔案管理方式，與社會脫軌，不重視信息化建設.但實際上，伴隨著計算機技術的不斷推廣，信息化已經深入至各個領域之中，為各行各業的發展都起到了積極的推動作用，當然也同樣適用于教育檔案的管理工作.因此，相關部門應該注意到時代發展的大背景，與社會接軌，加強教育檔案管理工作的信息化建設，以便提高工作人員的工作效率和工作質量.在進行檔案管理時，相關部門應該積極推進檔案管理的信息化改革，建設相應的管理平臺，這樣既能夠提高檔案的管理質量，又便于他人進行查閱.工作人員也應該要樹立正確的職業意識，積極主動地學習網絡信息技術，提高自己的工作能力，確保教育檔案信息化建設工作能夠順利地開展.

3 提高教育檔案管理工作能力具體措施

3.1 打破傳統束縛，積極轉變觀念意識

在開展一系列改善工作前，首先需要做的便是積極改變管理理念.對于檔案管理工作而言，要先實現質的飛躍，就必須要先轉變過去傳統、固化的思想觀念，這是第一步也同樣是最重要的一步.只有徹底掙脫了觀念上的制約與束縛，才能夠幫助管理人員樹立正確的觀念意識，才能夠真正推動檔案管理工作發展.在正確的觀念意識的引領下，管理人員才能夠意識到開發利用現有資源檔案的重要作用，才能夠將資源檔案與人們的生活水平等密切關聯，保持著積極向上的工作心態，投身到檔案管理信息資源的管理工作之中.

3.2 建立健全現代化檔案管理制度

無論是什么行業，只有制定了明確的規章制度，工作人員才能夠按照規章制度工作，做到“有規可依，按規工作”.因此，對教育檔案管理工作而言，應該要健全檔案信息資源的管理制度，制定明確的規章制度，確保教育檔案管理工作能夠做到有序開展.在日常的工作中，做好與基層工作人員的交流，調查他們在工作中存在的問題以及工作需求.對于大多數人的訴求，管理人員可以通過制定相關管理制度來進行解決.對于制度上存在的問題，在進行檔案管理時要結合實際情況與工作人員的意愿對推行的制度進行修改、調整.為了能夠推動管理工作更好地進行，管理人員可以從制度層面上針對存在的問題提出一些切實可行的解決對策.不僅如此，還應該建立健全的監督機制，設定專門的監督部門或是邀請外界人士對工作人員進行監督，將日常工作的業績評價與績效掛鉤，以便能夠從根本上調動起工作人員的工作積極性.

3.3 加快基礎設施發展建設

基礎設施建設對于提升檔案管理工作水平來說具有積極的促進作用，傳統的管理模式逐漸難以適應行業的現代化發展需求，因此，相關的機構應當加強基礎設施的發展與建設，實現現代化、信息化管理模式.針對現階段檔案管理基礎設施有待完善的狀況，筆者建議相關部門應當結合社會發展需求與社會群體的建議后進行優化，適當引進國外的一些先進技術，結合我國的基本國情向國外一些取得了好成績的機構吸取經驗，學習國外的先進管理技術，建立專門的計算機管理系統，將檔案歸類后進行輸入，建立資源數據庫，確保信息的準確性，為未來的管理工作提供重要的數據參考.

加強檔案管理基礎設施建設還能夠切實提升機構的工作效率和服務質量，有效地避免在業務辦理過程中出現疏漏的可能性.除此之外，完善的基礎設施建設還能夠有效的防止人為因素或是自然因素對檔案產生的損害，切實實現了高效率、高安全的管理模式.

3.4 加強人才培養

當前我國社會發展形勢逐漸發生轉變，傳統的技術競爭已經轉變為人才競爭，機構要想在激烈的競爭形勢下獲得更好的發展空間，就應當加強人才培養.優化人才結構和知識結構能夠有效地提升檔案的管理水平，因此，機構需要定期開展人才培養，加強對外部專業人才的引進，時期更好地完成檔案的管理工作.建立科學有效的考評機制，對其進行定期考核，不斷提升檔案管理人才的綜合素質與個人能力，全面促進行業的快速健康發展.

除此之外，還應該著重提高檔案管理人才的信息化素養.伴隨著世界經濟、政治科學技術全球化的不斷推進，如果不能做到與時代接軌，那么最終就只能被時代淘汰.因此對于檔案信息化管理，相關機構應該要時刻做到與時俱進，既要重視檔案信息化管理技術的提高，還應該注重工作人員自身信息化素養的培養，通過先進的技術來不斷提高工作人員的工作效率，降低工作出錯率，確保檔案信息化管理準確無誤.

3.5 做好歸檔檔案的管理工作

除了日常的檔案管理工作之外，接收歸納檔案也是重要的工作之一.接收歸納檔案工作水平的提高，能夠真正提高檔案的管理水平與服務能力.因此，為了能夠提高日常工作中接受歸納檔案的工作質量，應該將改革重點放到檔案的接收、收集、整理、歸納、編號，最后再按照編號進行入庫整理.在統一的要求與規范的制約下，嚴格按照部門制定的規章制度來進行分類、排列、編號，將不同種類、不同時期、不同屬性的檔案進行分門別類的整理.整理之后，還要更新檔案目錄.值得一提的是，在制定檔案目錄時，應該要結合實際情況，既要保證科學、合理性，也要看重目錄的實用性，方便日后的查閱.而在進行紙質檔案的接收歸納管理時，工作人員一定要詳細核對材料是否存在缺頁或是丟失的情況，然后再按照要求進行歸納整理，并且還要定期檢查.在日常的工作中，還要時刻注意紙質檔案的防火、防蟲、防風工作.

3.6 以檔案管理提升服務能力

檔案管理屬于本身的服務工作，拿教育行業舉例，可以從為制度建設提供服務、為管理決策提供服務以及為廣大教育人員單位提供服務三個角度進行分析.教育檔案管理工作開展中，相關檔案管理人員要結合檔案資源信息的情況，對于教育人員的結構、數量、年齡層次、基金收支變化以及個人待遇水平情況等進行科學的分析，通過數據的研究，對其中的規律和一些問題進行探究，為教育制度建設提供服務.教育檔案管理工作的開展，也要為相關管理決策制定相關政策提供可靠的依據，為其提供重要的信息分析和數據方面的參考.廣大教育人員和單位也是檔案管理工作的重要服務對象之一，在展開相關服務工作中，要設身處地地對相關需求進行滿足，提供更加優質的服務.

4 結語

當前形勢下，檔案管理工作不再是單一地對檔案進行歸檔保存，其工作管理水平直接關系到機構的服務質量與經濟效益，影響著人們的生活質量能否不斷提升，能否滿足人們日益增長的物質文化需求.因此，為了推動我國信息化管理的不斷發展，提高檔案的管理水平和服務能力成了大家關注的重點.一方面應該要增強全社會對于檔案管理的認知水平，管理機構轉變管理發展觀念，加大資金投入，不斷提高工作人員的信息化管理技術水平；另一方面，還應該加強現代化檔案管理工作的探究，積極開展信息化建設和完善基礎設施建設是提升檔案管理工作水平的有效途徑，對于促進社會經濟發展也具有重要的現實意義.

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