淺談高校檔案知識共享

摘 要：知識經濟時代下，高校檔案作為寶貴的知識資源，作為高校創新的知識源泉，應從信息共享逐步過度到知識共享，以實現知識的有序流通，不斷提高高校檔案知識的利用率。本文簡要論述了高校檔案知識共享的必要性，通過分析制約高校檔案知識共享發展的阻礙因素，展望高校檔案知識共享的發展未來。

關鍵詞：高校;檔案;知識共享

21世紀，高校檔案工作充滿著機遇與挑戰，我們面臨著一個知識爆炸、信息劇增的知識經濟時代。在浩瀚的信息海洋中，如何篩選和組織有價值的信息，使其轉化為知識，并通過知識共享促進知識創新，使需求者高效、便利地獲取所需要的知識資源。

當前，大多數高校以檔案數字化方式與信息資源社會化相適應，已逐步實現檔案信息資源的校內共享和校際共享。在基于信息共享的前提下，高校師生要從大量紛繁復雜的檔案信息中準確定位解決問題的答案——知識，則需要依靠高質量的檔案知識資源、高水平的檔案知識服務以及高品質的檔案共享平臺。高校能始終屹立于學科前沿，為國家輸送科技人才，引領技術創新，關鍵在于潛力巨大的知識流動——知識共享。高校檔案作為知識的重要來源，應在信息共享的基礎上引入知識共享的管理理念，回歸到檔案最本質的內容，彰顯檔案知識的有用性和易用性，探索高校檔案知識共享的發展道路。

一、高校檔案知識共享的必要性

1.高校檔案知識共享有助于高校在教育領域塑造領軍形象

隨著知識經濟的快速發展，高效的知識創新體系是一個國家社會經濟發展的前提，高校既是知識創新的重要基地，也是匯聚高質量知識資源的集中地。而高校檔案知識共享是對檔案信息的深度整合和建設，能規范高校自身的檔案管理，推動檔案共享進程，引領教育領域的深度變革，改變高校檔案“重藏輕用”的局面。

2.高校檔案知識共享有助于實現檔案增值，促使檔案知識資源利益最大化

高校檔案是在各部門的業務活動中形成，再由檔案管理部門篩選出有價值的文件加以保管和利用，并通過綜合開發和共享等途徑實現檔案知識在生產、傳播和利用過程中的增值，不僅服務于高校內部師生，還能滿足社會人士的利用需求。整個檔案知識共享過程，涉及到檔案知識的增值和資源利益的瓜分，知識共享程度越深，個體越能獲取最需要的知識即得到更多的利益，進而達到檔案知識共享利益最大化。

3.高校檔案知識共享有助于高校提升社會核心競爭力

改革開放以來，對比企業近十年的快速發展，以企業檔案為核心的知識共享的研究尤為活躍，知識資源作為企業持續競爭的核心資源，使企業煥發生機，取得戰略優勢，企業的活性競爭力已漸漸超過高校，成為世界經濟發展和科研創新的強心劑。高校應認識到知識是社會生存和發展的決定性因素，應利用自身豐富的檔案資源，借鑒企業知識共享經驗，把握知識經濟時代脈搏，不斷提高核心競爭力，縮小發展差距。

二、制約高校檔案知識共享的因素

1.用戶需求推動力不足和指向性不明確。知識資源的獲取途徑是多元化的，高校檔案作為眾多知識來源之一，被選擇率卻遠不及書籍、報紙、電視和網絡等手段。一方面，檔案多以嚴苛的保密制度為準繩，使用戶減少了利用的積極性;另一方面，檔案的易用性和可得性有待提高，若用戶無法準確描述需求目標，將影響到檔案的檢索效率。用戶需求推動力不足和指向性不明確，使檔案工作人員未能實時跟進用戶需求，主動開發和編研的積極性較差，知識發現和挖掘的程度不夠深入，致使高校檔案知識共享的進程推動緩慢。

2.高校出于自身利益而限制共享

如今，社會的共享意識正逐漸覺醒，高校聯盟之間日漸頻繁的學術探討、經驗交流、文獻傳遞等都是知識共享的一部分。高校檔案因其特殊的原始記錄性和知識屬性，客觀反映了高校實踐活動形成的有價值的數據、成果、理論和技術等，是對高校知識的貯藏，同時也是高校強有力的競爭財富。另外，因為高校間的檔案知識在質量和數量上存在勢差，所以在共享時不可避免地產生不對等的知識流動，各高校獲得的利益并不均衡。大環境下，即使邁出了檔案知識共享的步伐，高校仍會相對保守地限制檔案知識共享的傳播，避免威脅到自身利益。

3.高校檔案信息共享的相對成熟不意味著知識共享會水到渠成

互聯網信息背景下，檔案信息共享正如火如荼地開展，各高校聯盟、學會、團體等百花齊放，上海高校檔案信息網、北京大學檔案館、武漢大學檔案館等在檔案信息共享工作上的成績有目共睹。但是，高校檔案信息共享的相對成熟，并不意味著知識共享會水到渠成，其一，檔案信息共享與知識共享有原始信息和加工信息的區別，前者大部分涉及網絡和人員服務的流暢度，后者不僅涉及到共享通道，還涉及到信息的再開發、檔案人員的文化素養、用戶體驗等因素;其二，檔案知識共享是檔案信息共享的延伸和擴展，但還面臨諸多問題：共享規則和標準的變化，共享系統更龐大而復雜，傳遞方式要求更高效等。

三、高校檔案知識共享在發展中應注意的幾個方面

1.檔案管理人員應重視高校檔案知識的研究、開發和編研

高校檔案是知識的可視化窗口，是知識實體化的承載體，是獲取知識的直接途徑。傳統的高校檔案共享方式多以一次、二次檔案文獻服務為主，提供的是未經加工的檔案原件以及粗加工的目錄和文摘，往往不能讓用戶找到最直接最準確的答案。檔案共享的本質是挖掘檔案中的知識資源，知識與知識之間又有千絲萬縷的聯系，單純共享檔案孤本，并不能完全體現檔案知識的價值。因此，系統地、廣泛地、深入地開發檔案知識，是高校檔案人員推動共享工作的重要方式，匯編檔案文集、編纂專題史料，研究檔案內容、編寫參考資料，編輯文摘匯編，參考歷史研究編史修志、撰寫文章著作等編研工作形成的高校檔案知識編研成果，傳播范圍廣，以更靈活、更便捷、更隨機等特點，充分實現社會范圍內檔案知識資源的共享。知識共享是檔案編研成果有必要存在的客觀依據，也是編研工作生命力之所在。

2.鼓勵教師將知識外化后形成檔案，豐富高校檔案知識共享資源

如果說高校檔案是看得見的實體知識，那么隱藏在高校教師大腦中的經驗、技巧、感悟、個人價值觀等看不見的知識就是不可或缺的內化知識。內化知識繁雜交錯，卻是高校創新最具價值和不可枚舉的智力資本，因其具有隱秘性、主觀性和附著性，很難實現被動探取。一方面，利用激勵機制來鼓動教師積極主動地實現知識的外化，經過加工變成原始記錄、數據報告、經驗材料等，為進一步規范化形成檔案知識奠定基礎;另一方面，為教師外化自身知識提供一個共享平臺，不但利于鞏固教師之間的知識網絡，促進知識流動，降低知識共享成本，而且更利于教師對內化知識有意識地組織、編輯、文件化、甚至檔案化，使高校隱藏在“根部”的無限知識以檔案的形式保存下來，以共享來創造高校的文化優勢。

3.借鑒國外高校檔案共享的做法，吸收先進經驗，因地制宜

歐美高校在檔案整合和共享管理水平上處于世界領先地位，高校檔案可以做到跨高校、跨部門、跨行業，利用現代信息與通信技術，系統整合的檔案知識經過高速傳播共享給指定用戶群。不管是提供跨越320個機構、超100萬種檔案資源的英國檔案中心（Archives Hub），還是為教育科研機構共享大量數字資源的美國麻省理工學院機構知識庫（MIT DSpace），它們的共同特點有：檔案部門和其他機構合作與共享的參與程度高，檔案保管和知識傳播的意識強;檔案資源共享渠道都是開放的，用戶來自世界各地;所有收集到的檔案知識都受到知識產權法律的保護;在財政和技術上擁有強有力的可持續支持等。我國高校檔案機構尚未形成高密度合作共享的檔案知識庫，未來可以借鑒歐美高校成功的檔案知識開發和共享技術。

四、結語

高校檔案知識共享作為最高形式的檔案資源效用，是衡量教育領域檔案資源豐富程度的重要表現，同時也是全面深化教育改革的長遠目標之一。高校檔案知識共享的跨越式進步不只關系到高校檔案事業在社會信息領域的立足之地，還關系到我國經濟、文化、科技等方面的發展前景，我們應明確現階段發展的制約因素，尋找應對知識共享矛盾的解決策略，共同規劃發展藍圖。

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作者簡介：馬黛琳（1991-），女，廣東汕頭人，大學本科，汕頭大學醫學院綜合檔案室檔案助理館員。