關于做好檔案管理信息化建設的思考

陳荊立

摘要：檔案信息化是現代檔案管理的主要形式之一，代表著未來檔案管理的發展趨勢，也是檔案管理適應現代社會發展的必然結果。為實現這一目標，我國繼續推進檔案管理信息化建設步伐，使檔案管理體現其價值。改革開放以來，我國引進了先進的檔案管理技術，不斷更新檔案管理理念。因此，我國檔案管理人員的檔案管理能力、技術水平和工作效率不斷提高，使我國檔案管理工作適應社會發展的需要。

關鍵詞：檔案管理;信息化;建設;思考

導言：總的來說，隨著科學技術的不斷進步和計算機技術的不斷發展，計算機技術在檔案管理中的引入，使檔案管理越來越具有信息化和效率。由此可見，檔案信息化建設是未來檔案管理的發展趨勢，也是檔案管理適應現代的發展趨勢。社會發展的必然結果。因此，我國檔案館管理人員的檔案工作也越來越具有創新性。管理能力、技術和工作效率不斷提高，使我國檔案管理適應社會發展的需要。

1檔案信息化建設的概念和特征

所謂檔案信息化，是在檔案管理部門的統一領導和統籌規劃下，運用先進的信息化技術對檔案進行管理的手段。其根本結果是收集和處理檔案相關信息，以提高所需的管理水平和服務水平。一般來說，檔案信息建設是以檔案的實時保存為主要工作內容，然后利用信息技術對檔案進行全面的應用和管理，從多個角度對檔案進行分類。總體而言，檔案信息化建設符合四個要求：一是檔案信息化建設實現了檔案的接收、存儲和利用，使三者更加和諧。其次，檔案信息化建設體現了檔案管理模式的改革，是過去管理模式的重大突破，使檔案管理過程數字化，形成檔案信息網絡。最后，基于信息的檔案信息更容易共享，使檔案信息資源得到充分利用。

目前，檔案信息化建設仍在進行中，深入了解檔案信息化的特點，有助于我們找到更好的檔案管理方式。目前，檔案信息化建設在不同的階段具有不同的特點：在實驗階段，檔案信息化建設具有多元化的特點，是對以往檔案管理手段的改進和突破;在大眾化進程中信息化階段，檔案的出版導致了檢索手段的發展和應用，以及與計算機相關的引領。領域的應用也開始得到承認，包括編目和計算機輔助卷軸的普及;在網絡階段，計算機的主導地位逐漸得到承認，在檔案管理中的地位也越來越高。其中涉及多媒體技術的應用和光盤存儲容量的使用;在數字檔案時代，數字檔案的發展成為檔案管理的主要代表，包括數據庫的建立和電子檔案的使用。電子文檔管理網站，以及數據庫向數字檔案的發展趨勢逐漸顯現。

2當前檔案信息化建設與檔案管理存在的問題

2.1 信息數字化進程較為緩慢。

一般來說，行政事業單位檔案工作人員，在完成信息整理后，通過電子文檔形式將信息內容傳送到數據庫，便于信息的傳遞。用戶通過模塊訪問信息，實現了高效、簡化的管理。檔案信息不同，傳統的檔案管理主要以紙質形式保存或記錄。如果我們要輸入單位、部門所有的檔案信息，而不為這些信息建立檔案管理數據庫，是非常困難的，需要花費大量的精力和時間。因此，單位檔案的數字化過程仍然相對緩慢。

2.2信息化系統缺乏統一標準。

為了實現檔案信息資源的共享，有必要制定檔案信息化標準。本標準具有一定的工藝特點，但并不獨立存在。這對單位、部門檔案信息化管理提出了很高的要求。一方面，單位、部門需要配備檔案信息軟硬件設備，設備的應用功能滿足信息化標準。另一方面，要實現傳統紙質檔案信息的數字化管理，規范相關電子文件的管理，符合地方檔案數據庫的工作標準。目前，我國已形成了一套全面、系統的檔案信息管理內容。

2.3 檔案信息化認識存在不足。

目前，許多單位、部門對于檔案信息化的重要性認識不夠，其檔案管理長期處于歸檔的水平，往往在很大程度上留下一些有價值的檔案信息。忽視了檔案信息資源的合理開發利用，嚴重影響了檔案的管理。

2.4網絡安全問題較為突出。

由于檔案的特殊性，檔案管理者應正確處理檔案信息與知識產權保護的關系，同時應將嚴格保密與合理公開相結合。在信息時代，單位、部門檔案的信息化有助于提高檔案利用效率，促進檔案管理部門與其他行政部門的溝通，降低檔案的獲取和保管成本。但它也帶來了大量的信息技術問題，嚴重威脅著文件的安全，如非法訪問、計算機病毒或黑客的破壞。

3信息化形勢下加強檔案建設的措施

3.1加強檔案工作人員的業務素質教育

為了提高檔案建設的效率和質量，必須加強檔案工作人員的職業素質教育，培養戰斗力強的檔案隊伍。一是不斷組織職工接受檔案業務知識培訓和教育，學習檔案管理理論，提高檔案管理業務技能，掌握檔案收集范圍、分類方法和檔案歸檔、保管、驗收。標識、統計、銷毀等檔案管理流程，嚴格遵守檔案的保密和保管。第二，為適應數字檔案建設的需要，有必要定期對檔案工作者進行新技術、新能力的培訓和教育，更新知識結構，提高能力，使其掌握必要的計算機知識，提高檔案工作的質量。具備網絡技術和檔案管理操作技能，并能熟練操作數字檔案。有序地準備、收集、管理和利用檔案。最后，繼續開展檔案工作者法律知識教育活動。

3.2加強檔案工作制度的建設

為了推進檔案事業有序長久發展，單位、部門要按照《中華人民共和國檔案法》和國家有關部門發布的關于檔案工作的方針、政策，制訂并完善檔案管理工作制度并嚴格貫徹執行。各單位應明確制定檔案工作崗位責任制、收集、整理、歸檔、驗收、鑒定管理制度、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案復制制度、檔案庫房管理制度。確保檔案資料收集的完整性和準確性，歸檔和分組的準確性和合理性，檔案標題的清晰性和簡潔性，檔案保管的有序性和有序性，檔案分類的合理性和完整性。通過有效實施健全的管理制度，大力促進檔案事業的發展。

3.3 加強檔案工作人員的思想政治教育

做好信息化條件下的檔案建設，首先要提高檔案工作人員的思想政治素質，培養他們熱愛工作、為人民服務、為工作奉獻的精神和態度，有效地激發社會各界對檔案工作的積極性和積極性。各單位要定期開展多種形式的思想政治教育培訓活動，積極組織檔案工作者學習新時期中國特色社會主義思想，培養熱愛本職工作的檔案意識。

結束語

在新時期，各單位檔案管理部門必須正確認識檔案信息化的重要性，分析檔案信息化建設和管理中存在的實際問題，結合新時期發展的要求。轉變檔案管理理念，不斷完善檔案建設和管理信息化技術。在新時期信息技術的支持下，各單位檔案的建設和管理將越來越規范，檔案的效率也將越來越高。

參考文獻：

[1] 李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2018（5）：58-58.

[2] 屈麥玲，楊季行.檔案管理信息化建設探究[J].企業改革與管理，2018（1）：157-157.

[3] 富麗燕.芻議檔案管理信息化建設的現狀及應對措施[J].辦公室業務，2017（2）：80-80.

[4] 于雪蓮.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].辦公室業務，2017（3）：53-53.

（作者單位：荊門市社會福利中心）