基于“互聯(lián)網+”背景探索高校檔案利用服務開放、共享創(chuàng)新

任世忠 劉瑞強

摘 要：21世紀信息技術與科學技術不斷發(fā)展，各類新技術與新應用層出不窮，其中以互聯(lián)網為依托創(chuàng)新一個又一個的奇跡。在互聯(lián)網+背景下，檔案管理人員如何應用互聯(lián)網+創(chuàng)新檔案管理工作，使檔案充分發(fā)揮自身效能，與現(xiàn)實緊密結合，使用戶感受到檔案的價值與方便，這是一項亟待探究的重點課題。基于互聯(lián)網+背景下分析并探究高校檔案利用服務現(xiàn)狀以及存在的問題，并提出具體的共享創(chuàng)新策略，旨在促進高校檔案能夠提供開放式服務，充分發(fā)揮自身價值與功能。

關鍵詞：互聯(lián)網+;高校檔案;利用服務;開放;共享;創(chuàng)新

一、“互聯(lián)網+”對高校檔案利用服務的重要性

互聯(lián)網+對于高校檔案管理工作有著至關重要的意義，它能夠提升檔案管理工作的質量和效率，使檔案管理工作發(fā)生天翻地覆的改變，有助于打造服務公眾的檔案管理工作平臺。提供開放式檔案服務，加強檔案信息與價值的共享，有助于解決高校檔案發(fā)展的多類問題。由于近幾年高校檔案工作呈現(xiàn)不斷發(fā)展趨勢，雖然有關高校檔案利用服務的相關研究逐步升溫，但是數(shù)量卻差強人意，視角并不寬廣，大部分探究是基于某一方面，例如基于服務視角或者是技術視角展開探究。

二、“互聯(lián)網+”背景下高校檔案應用服務存在的不足之處

1.缺乏“互聯(lián)網+”工作思維

互聯(lián)網+檔案是以互聯(lián)網為代表的信息技術在高校檔案管理中的有效應用，這種應用并不是互聯(lián)網與檔案的簡單相加，而是在互聯(lián)網上應用搜索工具查找檔案，稱之為互聯(lián)網+檔案。互聯(lián)網+檔案代表著傳統(tǒng)的檔案服務，逐步轉型升級為現(xiàn)代化檔案服務，在轉型升級過程中，主要包括開發(fā)并利用檔案信息資源有效實現(xiàn)檔案工作的跨界融合與開放協(xié)同工作，同時也包括檔案利用服務方式的轉變與創(chuàng)新。

但是檔案管理工作不能夠有效地與服務意識相互融合，缺乏互聯(lián)網和工作思維相互聯(lián)系的意識，導致服務工作無法有效的進行提升，服務質量也無法得到拓展。

2.存在網絡安全隱患問題

在互聯(lián)網時代背景下，網絡是一把雙刃劍，既有利也有弊。所以互聯(lián)網能夠給高校檔案資源利用提供快速查詢、及時調用的便利，同時也可能隱藏著巨大的不安全因素與網絡風險，相比較傳統(tǒng)的紙質檔案資源應用情況而言，數(shù)字檔案面臨較大的風險，由于互聯(lián)網上各類信息良莠不齊，再加之互聯(lián)網具有開放共享這一特征，所以難免會存在各式各樣的網絡安全隱患問題，必須要引起我們的重視，雖然這一問題難以避免，但是卻可以進行有效規(guī)避。

3.在線服務工作質量較差

隨著我國互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展，越來越多的高校檔案管理部門應用檔案門戶網站，實現(xiàn)了信息公開與預約查檔、信息推送與在線留言等各類信息服務。通過提供各類服務有助于精簡查檔手續(xù)，進一步優(yōu)化檔案利用服務方式，有效地加強人員與檔案之間的聯(lián)系，為檔案管理工作人員帶來諸多的方便，提高檔案管理工作的質量和效率。但是當前高校檔案部門在線服務，卻缺乏以線下為基礎的工作支撐，提供的線上服務內容與信息極為有限，線下資源與線上服務間存在脫節(jié)現(xiàn)象，用戶滿意度較低。部分高校檔案部門即便能夠提供在線檔案預約服務，但是大部分用戶在提交檔案預約申請后，通常難以得到高校檔案部門及時反饋的信息，通常是在預約之后，需要親自去高校檔案部門調取檔案，所以此種在線檔案預約服務形同虛設，也難以在高校檔案利用工作中得到有效應用，無法發(fā)揮真正效能。

4.檔案利用現(xiàn)代化程度低

目前大部分高校檔案利用服務現(xiàn)代化程度較低，高校檔案管理室主要是檔案管理和應用這兩環(huán)節(jié)，由于檔案管理工作缺乏相對應的專業(yè)性指導，檔案管理室過于落后，無法利用現(xiàn)代化信息技術進行檔案管理和應用，部分學校領導忽視檔案管理工作的重要性，并且在學校的建設過程中缺乏對檔案管理室的技術設備安裝和應用，從而無法真正提高檔案的存儲和使用水平，檔案管理人員缺乏相對應的專業(yè)性，服務意識較低，無法進行細致耐心的檔案管理工作，并且不能夠及時的創(chuàng)新和提升，使得檔案在規(guī)定時限存在眾多的問題，甚至會導致工作遺漏或重復。由于高校檔案大部分是紙質檔案，以原始的狀態(tài)保存于庫房之中，在檔案查詢過程中通常需要手工翻動，而且檔案管理室也難以進行系統(tǒng)的封閉和維護，很容易將檔案保護不當，出現(xiàn)破損和老化，再加之檔案管理缺乏相對應的創(chuàng)新和改善，基礎設施相對較為落后，大部分只是配備了溫度計和空調常規(guī)設備，卻極少配備現(xiàn)代化數(shù)字柜或者是消防控制系統(tǒng)等等，所以在保管過程中極容易出現(xiàn)檔案資源丟失、破損等問題。

三、“互聯(lián)網+”背景下高校檔案利用服務開放、共享創(chuàng)新策略

1.加強“互聯(lián)網+”檔案宣傳，提高工作人員檔案認知度

由于高校檔案的利用人員大部分是在校師生，也有校友或者是社會人員，如果檔案利用人員無法了解學校的檔案機構，也并未了解學校的檔案資源，難以正確有效應用檔案解決實際問題。所以高校必須加強檔案服務的宣傳，才能夠科學有效地提供檔案服務。高校可以構建檔案網站以及檔案微博、播放屏幕、網絡直播等各類新媒體平臺，加強學校檔案的宣傳以及校史和相關知識的普及與教育。通過進行多形式的檔案宣傳教育，才能夠有效發(fā)揮檔案文化教育功能，使檔案利用人員認識到檔案資源的服務內容以及相關程序、作用及價值，切實提高檔案認知程度與利用效率。

2.設置檔案利用服務方案，搭建好檔案利用服務平臺

基于互聯(lián)網時代下，高校檔案部門必須樹立互聯(lián)網思維，并且以大數(shù)據和云計算等各項技術為依托，有效規(guī)劃檔案利用服務方案，開發(fā)更加便捷且快速的服務模式。例如，針對校內用戶，高校可以建立校內網檔案服務平臺，通過設立檔案管理系統(tǒng)，加強校內檔案的收集管理及應用工作，幫助檔案管理工作，針對于數(shù)字檔案的管理和儲存以及數(shù)據之間的傳輸和數(shù)據之間的保護，提高安全性，更方便用戶的使用和學習;對于校外的檔案利用者，可以構建以學校為中心的公眾網檔案服務平臺，加強檔案與檔案門戶網站服務平臺有效融合，通過設置在線咨詢與館藏建設、在線查閱資料以及檔案預約、個性化定制等多元服務窗口，滿足校外人員的多元檔案應用需求。在檔案利用服務工作中切實扭轉傳統(tǒng)落后的被動式服務觀念，積極主動以開放的姿態(tài)融入互聯(lián)網時代，提供異地檔案查詢與咨詢、等多元化服務有助于加強檔案信息的在線互動交流。

3.加強各部門協(xié)作交流，推進檔案利用服務工作開展

高校檔案部門如果只憑借自身的力量，難以制定科學完善的互聯(lián)網+檔案技術標準，所以高校檔案部門必須加強各部門間的交流協(xié)作，可以組織跨學科與多部門、跨領域等進行聯(lián)合攻關。高校檔案部門以高校數(shù)字校園為依托，有效選取智慧校園的建設成果，搭建對外服務檔案平臺，以高校師生熟悉的互聯(lián)網平臺上開展檔案利用服務工作。在此基礎上有效借鑒圖情領域的學術研究成果，將檔案利用服務的特殊理念以及體系進行規(guī)范創(chuàng)新，引入到數(shù)字檔案信息服務中。通過開展高校檔案協(xié)會與中國檔案協(xié)會、檔案協(xié)會等多重機構的協(xié)作與交流，在互聯(lián)網新形勢下，利用檔案管理工作的理論和實踐進行相互的磨合和提升，使得檔案管理服務工作能夠與時代接軌，并且利用信息化進行拓展和提升，通過相應的檔案服務外包機構更好地完善檔案管理工作的正常進行。進行聯(lián)合開發(fā)檔案利用服務平臺或系統(tǒng)，有助于解決系統(tǒng)的兼容性，切實提高網絡安全防范能力，有助于確保數(shù)字檔案信息資源安全。通過加強國際與檔案行業(yè)間的交流合作，積極有效的學習并借鑒國內外高校先進的檔案利用工作理論及實踐經驗，不斷地結合自身實際情況進行完善，才能夠推動檔案利用服務工作實際性開展。

4.加強檔案利用服務信息化管理，優(yōu)化現(xiàn)代化服務環(huán)境

在互聯(lián)網時代下，高校提供檔案利用服務，必須要有豐富的檔案資源，能夠實現(xiàn)查什么有什么這一目標。同時應當應用現(xiàn)代化條件，在各部門檔案管理系統(tǒng)中，確保系統(tǒng)能夠有效的銜接和半互通，還可以將各類信息進行統(tǒng)一的規(guī)劃和整理，實行有效的分類。在管理的過程中避免信息傳遞不夠及時和信息管理不夠整齊，使得檔案管理工作無法正常的進行。所以利用信息化管理平臺能夠有效提高檔案管理的質量和效率，區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案更加有利于信息的保存和傳播。擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，精簡檔案管理的流程，更加便捷和高效地提高檔案管理的完整性和多元性，從而在檔案共享的過程中更加便捷和開放。

四、結束語

綜上所述，當前我國互聯(lián)網技術不斷發(fā)展，人們已經進入了互聯(lián)網+時代。在互聯(lián)網+時代下，高校檔案資源利用服務面臨著新的發(fā)展契機。如何使檔案服務工作結合互聯(lián)網時代的發(fā)展思維，是高校檔案部門亟待探究的重點問題。高校領導人員必須正確認識檔案資源利用服務工作的重要意義，樹立網絡意識，積極有效地學習互聯(lián)網操作技術。高校檔案管理服務工作，應當隨著科學社會的不斷進步和發(fā)展，利用先進的電子技術和二維碼掃描技術來提高檔案服務的管理。

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作者簡介：任世忠（1964-），男，漢族，山東省臨沂市，博士，教授，碩士生導師，研究方向：檔案學;

劉瑞強（1972-），男，漢族，山東省臨沂市，副研究館員，研究方向：檔案管理。