基層社保檔案管理工作的實踐與探索

羅曉洋

【摘 要】 隨著我國社保機制與體系的不斷完善，更多的民眾開始參保。因此，社保檔案管理也就顯得越來越重要。本文以基層社保檔案管理為例，分析了社保檔案管理的重要性，并重點探討了基層社保檔案管理工作優化策略，以供參考。

【關鍵詞】 基層社保 檔案管理 管理工作 實踐策略

當前社保檔案管理呈現如下特征：一是檔案管理規章制度不斷完善;二是基本實現了規范化管理;三是開始探索電子檔案管理。在機構改革背景下，社保檔案管理也發生了很大的改變，在此情況下，基層社保檔案管理也要積極進行實踐探索，以更好地提高社保檔案管理的實效。

一、社保檔案管理的重要性分析

第一，做好社保檔案的管理服務工作，是落實全民參保計劃宏偉藍圖的基本保障。我國十九大提出了落實全面實施全民參保工作的規劃，為社會保險建立統一的服務平臺。在這一偉大規劃的指引下，我國社會保險體系不斷完善與發展，基本已進入全民參保時代。如果社保檔案管理不完善，將會無法切實保障參保人員的合法權益。因此，做好社保檔案的管理服務工作，是落實全民參保計劃宏偉藍圖的基本保障。

第二，做好社保檔案的管理服務工作，是建構中國特色社會保障體系的必然要求。社保檔案包含的內容非常多，檔案管理服務工作水平的高低，可以直接影響我國社保體系的發展。

第三，做好社保檔案的管理服務工作，是對社保業務工作水平提高的有效促進。全民參保時代的到來，紙質檔案已經不能適應快速發展的社保體系的需要，應當建立與紙質版相匹配的電子檔案，用信息技術的變更來提升社保檔案管理工作的水平，通過建立紙質版和電子版雙方共同運行的機制，提升社會保險業務整體的辦事效率。

二、當前基層社保檔案管理存在的主要問題

（一）社保檔案管理服務體系尚不健全。由于我國的社會保險各服務機構之間的檔案記錄方式不一樣，且各機構之間沒有達成必要的溝通，導致參保人員的保險信息存在不完整的情況。我國社會保險的種類主要包括養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險，不同保險由不同機構具體經辦，從而出現了社保檔案的存放存在碎片化的問題，并且存在多頭管理導致檔案不完整的情況。

（二）社保檔案管理服務不夠規范。目前基層社保檔案管理服務工作由于受到各方面因素的影響，導致服務機構內部存在隨意存放社保檔案，或者是檔案存檔不及時的問題，就無法保證檔案的完整性，也無法保障參保人員的合法權益。管理服務工作的不規范性，為我國社保體系的發展帶來了較大的安全隱患，也制約了社保檔案管理水平的進一步提升。

（三）社保檔案管理人員隊伍不足。由于部分服務機構領導沒有意識到社保檔案管理工作的重要性，對這方面的工作沒有給予足夠的重視和支持，這就對社保檔案管理服務工作帶來了較大的不利影響。服務機構領導在分配管理人員時隨便調配，導致檔案管理工作人員缺乏充足的管理知識，沒有得到充分的崗前培訓，并且領導不注重管理人員對新知識、新理念的學習，這就直接影響了管理人員對新知識的更新和使用，這些因素都嚴重影響了社保檔案管理服務工作的發展與完善。

三、基層社保檔案管理工作優化策略

（一）夯實社保檔案規范化管理基礎。第一，落實制度措施、場地設施、專業人員和經費保障，是實現社保檔案規范化管理的基本要求。機構改革背景下，一是社保檔案管理必須常抓不懈，特別是新整合的醫保和稅務部門，爭取人員、場地、經費的保障，把檔案規范化管理的基礎夯實打牢。建立和調整社保檔案工作領導小組，明確職責分工，嚴格執行檔案管理各項制度。第二，國家應盡快修改完善《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，統一社保檔案管理辦法、制度和標準，建立統一的社會保險綜合服務平臺，徹底解決社保檔案“碎片化”管理的問題，以實現資源優化配置和社保檔案管理標準化、規范化、現代化。第三，社保檔案管理機構應主動接受檔案行政管理部門的業務指導，并加強協作，共同開展社保檔案規范化管理“回頭看”、社保檔案年度歸檔抽查等工作。

（二）推進三個一體化建設。第一，業務與檔案一體化。應當抓住社保信息系統改造升級的機遇，積極爭取資金，統籌推進業務經辦與檔案管理一體化建設，實現社保檔案融入業務經辦環節，檔案管理功能融入業務經辦系統，大力推進網上經辦業務，實現檔案管理的前端數字化;應用電子簽章技術，固化法律效力，電子檔案在經辦過程中實時生成，查詢利用方便快捷，經辦效率得以提高。第二，紙質與電子檔案一體化。在紙質檔案數字化過程中，要注意通過建立過程控制和問題追溯機制，確保檔案數字化成果的質量。區別對待系統產生的紙質和電子檔案資料，紙質檔案在沒有鑒定的情況下不得銷毀。第三，管理與服務利用一體化。一是完善服務管理機制，實行綜合柜員制，通過前臺綜合受理、后臺分類審核、統一窗口出件、同步立卷歸檔的經辦模式，將社保檔案管理服務融入其中。二是建立一體化管理服務平臺，建設全市統一的社保檔案管理服務平臺，與所有業務信息系統實現互聯互通，使得社保檔案查詢利用更加便捷、高效和安全。三是提供便捷化多樣化的服務，寓管理于服務，如充分利用手機APP等，實現社保檔案利用服務“隨手可得”，并滿足個性化利用需求。

（三）提高社保檔案管理隊伍綜合素質。由于檔案管理工作的重要性，各服務機構在分配管理人員時不僅要挑選政治方面優秀的人員，更要挑選業務能力強、愿意為檔案管理服務工作默默奉獻的人員。從事檔案管理工作的人員必須嚴格遵守檔案管理規章制度，有一定的職業操守。同時，業務主管部門還要加強對上崗人員的培訓，不斷提高相關人員的檔案管理能力、提升政治意識和作風意識，從而建立高素質的管理人才隊伍，為社保檔案管理工作提供強有力的人才支持。

四、結語

綜上所述，在全民參保時代，基層社保檔案管理也要積極進行改革，結合實際情況，不斷解放思想，創新管理策略，以更好地提高社保檔案管理的效率與質量，提高社保檔案利用效益，切實維護參保人的合法權益。

【參考文獻】

[1] 張彤.如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作[J].辦公室業務，2019（12）：124+145.