人力資源檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查分析

丁峰 魚臺縣公共就業(yè)和人才服務中心

隨著網(wǎng)絡技術的不斷更新迭代，為各領域發(fā)展帶來了顛覆性變革，企業(yè)競爭形式從傳統(tǒng)技術競爭轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源競爭，因此，企業(yè)在日益嚴峻的市場環(huán)境下，應重視人才隊伍建設，發(fā)揮人力資源作用，創(chuàng)新發(fā)展穩(wěn)定市場行業(yè)主體地位。人力資源管理過程中最重要的環(huán)節(jié)是人力資源檔案管理，企業(yè)應充分發(fā)揮人力資源檔案管理優(yōu)勢，促進人才合理配置，保障人才隊伍綜合素養(yǎng)，提高崗位勝任力和創(chuàng)造性，促進企業(yè)核心競爭力提升。我國近年來貿(mào)易敞口擴大，國外市場涌入國內(nèi)，企業(yè)應不斷提升自身發(fā)展水平，應對外部市場環(huán)境變化。隨著全球經(jīng)濟一體化的深入推進，企業(yè)人力資源管理將促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)應善于發(fā)現(xiàn)人力資源檔案管理中存在的問題，并提出相應改進措施，完善企業(yè)管理制度，使人力資源檔案管理助推企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標實現(xiàn)。

一、企業(yè)人力資源檔案管理概述

（一）人力資源檔案的內(nèi)涵

人力資源管理是組織為了實現(xiàn)目標而采取的激勵、監(jiān)督等措施，激發(fā)人力資源在組織活動中發(fā)揮作用。人力資源檔案是對人員學歷知識、職業(yè)技能、工作經(jīng)歷、政治面貌、獎懲情況等作出相關記錄以備考察。人力資源檔案是在管理過程中累積形成的業(yè)務檔案，包括招聘、錄用、培訓、管理等各流程。人力資源檔案中以個人為單位的材料可以稱之為人力資源材料，對相關材料實施管理活動，包括個人信用、健康等情況都可以稱為人力資源檔案管理，人力資源檔案一般以個人為單位管理，也是社會各部門認可的真實記錄。人力資源檔案內(nèi)容包括基本信息類、教育背景及業(yè)績類、信用類、醫(yī)療健康等，對個人的姓名、性別、民族、愛好、個人能力、信貸情況、醫(yī)療和體檢信息情況全面分析。人力資源檔案的特點具有內(nèi)容豐富性、動態(tài)發(fā)展性。由于人員在崗位上工作，個人成長隨著工作和學習不斷拓展業(yè)務范圍，發(fā)生職位變動會及時記錄到檔案，只有人員離開企業(yè)才能停止。

（二）企業(yè)人力資源檔案管理的內(nèi)涵

人力資源檔案管理是員工從招聘到離職全過程的知識、技能、經(jīng)歷、道德等歷史信息記錄，對員工在人力資源管理中形成的檔案信息進行整理、保管、統(tǒng)計等活動。人力資源檔案管理要真實地反應員工在企業(yè)中的活動，以促進企業(yè)經(jīng)營管理更加高效。人力資源檔案管理應迎合人力資源材料而不斷變化，從人員信息中篩選出有價值的檔案實施管理，選定檔案材料應進行詳細評判，確保人力資源檔案具有管理價值。例如學歷、培訓證書等，應做好真?zhèn)舞b別認證，確保人力資源檔案材料的真實性、完整性。企業(yè)人力資源檔案以個人為單位管理，管理過程具有特定性，是企業(yè)選拔任用人才的重要參考依據(jù)。人力資源檔案管理應充分發(fā)揮以人為本原則、依法管理原則、便于利用原則，企業(yè)生產(chǎn)過程中，人力資源檔案管理可以幫助企業(yè)開發(fā)人力資源，提高人才利用率，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎，可以更好地激發(fā)員工積極性，實現(xiàn)員工職業(yè)規(guī)劃。

二、人力資源檔案管理存在的問題

（一）人力資源檔案管理理念存在的問題

首先，人員檔案意識薄弱。人力資源檔案可以真實反映個人教育及工作經(jīng)歷，衡量個人能力及潛在價值基礎。近年來，人才市場流動性增強，其次，人才流動頻繁，企業(yè)發(fā)展弱化了人力資源檔案作用。管理者將工作重心落在了業(yè)務拓展、產(chǎn)品研發(fā)上，對不產(chǎn)生經(jīng)濟效益的人力資源檔案管理缺乏重視，導致檔案管理人才匱乏，檔案管理設備設施落后，制約了人力資源檔案管理的發(fā)展。檔案收集和歸檔過程中導致檔案材料遺失，材料內(nèi)容與實際不符等，影響人力資源檔案管理質(zhì)量。管理層對檔案管理的不重視，滲透到基層員工，員工在填寫檔案過程中不認真，甚至學歷、工作經(jīng)歷等不真實，針對一些培訓、考核等簡化填寫，不能真實反映員工教育、培訓經(jīng)歷，對員工能力不能客觀評價。第二，不能最大化地開發(fā)人力資源檔案價值。企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才競爭，企業(yè)只有了解員工才能優(yōu)勢，發(fā)揮員工價值最大化，才能實現(xiàn)企業(yè)中長期戰(zhàn)略發(fā)展目標。良好的人力資源檔案管理，可以激發(fā)員工潛在能力，促進員工內(nèi)部合理流動，提高員工與崗位的契合度，實現(xiàn)人才合理分配。但由于部分管理者認知偏差，不但沒有利用人力資源檔案管理優(yōu)勢，盲目地認為檔案管理浪費人力、物力，視作管理負擔，不能發(fā)揮人力資源檔案管理作用，導致人力資源檔案管理水平停滯不前。最后，檔案管理環(huán)節(jié)過于簡單化。檔案管理過程包括收集、整理、鑒定、保管、利用，但由于管理層及員工的不重視，檔案管理人員匱乏，面對繁重的工作量只能簡化流程，致使檔案質(zhì)量不能保障，人力資源檔案也不能充分利用。

（二）人力資源檔案管理制度存在的問題

企業(yè)為了提高對人才的有效管理，應制定完善的檔案管理辦法，但由于社會經(jīng)濟形勢不斷變化，人才市場形勢日新月異，檔案管理過程中，應根據(jù)新材料的融入轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維。但目前企業(yè)仍存在人力資源檔案內(nèi)容單一、材料片面問題，缺少健康檔案、合同管理等相關內(nèi)容，不能根據(jù)當前經(jīng)濟發(fā)展需要及時修訂和完善。第二，人力資源檔案管理制度與戰(zhàn)略目標不符，與日益靈活的用人機制不協(xié)調(diào)，沒有將人力資源檔案管理作為助推企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的支點，脫離了整體發(fā)展目標。人力資源檔案管理作為人力資源管理重要參考依據(jù)，有助于了解員工及企業(yè)各部門人力資源配置。但企業(yè)缺乏規(guī)范的人力資源管理制度，導致檔案內(nèi)容不全面、存在虛假信息、缺乏動態(tài)性等問題，制約了人力資源管理工作發(fā)展，影響了企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標實現(xiàn)。

（三）人力資源檔案管理工作存在的問題

企業(yè)人力資源檔案管理人員配置不足，缺乏檔案相關管理經(jīng)驗。由于人力資源檔案管理具有一定專業(yè)性，對管理人員工作能力和業(yè)務素養(yǎng)要求較高，決策層在人員安排上往往采取其他崗位兼職形式，缺乏專業(yè)技術，導致檔案管理人員不具備崗位勝任力，影響人力資源檔案管理水平。第二，人力資源檔案管理各流程存在漏洞。由于人力資源檔案管理工作涉及細節(jié)工作較多，檔案材料不能及時收集和歸檔成冊，歸檔過程導致材料入冊不完整。人力資源檔案管理過程中，應該按照要求立卷成冊，但由于不能準確分類，造成檔案調(diào)取使用過程中難以快速查詢，影響檔案使用者工作效率。第三，人力資源檔案利用率低。高效的人力資源檔案是人力資源開發(fā)的基礎，滿足企業(yè)及社會相關服務需求。目前，我國人力資源檔案利用范圍有限，存在重保密、輕利用的現(xiàn)象，僅針對檔案管理人員開放，對于個人具有一定限定特點，表明人力資源檔案利用效率不高。一方面員工缺乏檔案意識，企業(yè)規(guī)章制度的限制性，造成員工認為與個人關聯(lián)度不大。人力資源檔案利用的局限性，往往都是被動地提供信息，降低了檔案信息的使用價值。另一方面，員工及企業(yè)對檔案管理缺乏專業(yè)認知，檔案不健全、內(nèi)容不完整，不能真實體現(xiàn)人員的真實能力，導致人力資源檔案缺乏利用價值，利用效率也隨之降低。

三、人力資源檔案管理建設的措施

（一）完善人力資源檔案管理理念

首先，應增強管理者及員工的檔案意識。管理者思維對企業(yè)文化產(chǎn)生一定影響，如果管理者缺乏檔案意識，人力資源檔案管理水平難以得到提升，相關問題也不能妥善解決。企業(yè)管理者應順應社會發(fā)展形勢，及時發(fā)現(xiàn)當前人力資源檔案管理中存在問題，積極向領域內(nèi)檔案管理優(yōu)秀企業(yè)學習，改進落后的管理方法。同時，應加強對檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，邀請行業(yè)內(nèi)專家對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)，從思想上認同檔案管理重要性，增強檔案管理意識，還可以引導檔案管理人員利用網(wǎng)絡自學，了解檔案管理的本質(zhì)、作用及管理方式，不斷夯實業(yè)務基礎。檔案管理人員應樹立崗位責任感，及時收集、歸檔各類檔案信息數(shù)據(jù)，提高人力資源檔案管理質(zhì)量。人力資源檔案管理是對員工的教育經(jīng)歷、工作生涯的全面記載，為了提高人力資源檔案價值，應強化員工的檔案意識。了解檔案與自身利益的內(nèi)在聯(lián)系，遵守檔案管理的各項制度要求，借助宣傳教育方式，使員工深入了解人力資源檔案重要性與自身權益價值的關聯(lián)。其次，應加強對人力資源檔案的開發(fā)利用。目前，人們?nèi)狈θ肆Y源檔案的開發(fā)利用，管理者在制度建設過程中，應加強人力資源檔案的建設，將員工取得的業(yè)績成果、學習取得的執(zhí)業(yè)資格證書等篩選錄入個人檔案，便于企業(yè)人力資源挑選人才，滿足人力資源檔案開發(fā)利用，提高人才配置效率。最后，提高人力資源檔案管理人員對各流程工作的認知。管理者應結(jié)合當前人力資源檔案管理需求，選擇高素質(zhì)專業(yè)人才，避免采取其他崗位兼職形式，影響人力資源檔案管理質(zhì)量和效率。如果當前企業(yè)內(nèi)部人員缺乏勝任力，可以采取外聘或者培訓形式，滿足人力資源檔案管理工作需求。建立健全人力資源檔案管理制度，完善人力資源檔案管理工作，規(guī)范管理人員崗位職責，促進人力資源檔案管理水平的提升。

（二）健全人力資源檔案管理制度

首先，完善人事檔案管理制度。企業(yè)應根據(jù)當前社會發(fā)展運營規(guī)律制定完善的管理制度，將傳統(tǒng)人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源檔案管理，包括員工培訓檔案、健康檔案、業(yè)績檔案等管理業(yè)務，從制度上更新完善人力資源檔案管理體系。企業(yè)人力資源檔案管理應重點管理發(fā)展?jié)摿Υ蟮膯T工，時刻關注高素質(zhì)員工工作動態(tài)，發(fā)揮檔案管理作用，開發(fā)企業(yè)人力資源儲備，確保檔案管理制度與時俱進、淺顯易懂，便于檔案使用者理解。其次，檔案制度應與企業(yè)發(fā)展相契合。傳統(tǒng)人事檔案與人力資源檔案不同，人力資源檔案制度應符合企業(yè)發(fā)展規(guī)律，與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展保持一致，發(fā)揮人的主觀能動性。企業(yè)重大決策或改革，應考慮當前人力資源狀況，充分發(fā)揮人力資源檔案管理作用。當企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標發(fā)生改變，人力資源檔案管理也應隨之動態(tài)調(diào)整，通過建立激勵政策，調(diào)動各部門工作積極性，促進戰(zhàn)略發(fā)展目標實現(xiàn)。

（三）完善人力資源檔案管理工作

企業(yè)應加強專業(yè)人才的引進工作，加大內(nèi)部人員的培訓力度。人力資源檔案管理工作應隨著現(xiàn)代化管理體系發(fā)展轉(zhuǎn)變思想，引進人力資源專業(yè)管理人才，組建高素質(zhì)檔案管理隊伍，提高人力資源檔案管理業(yè)務和管理水平，滿足當前形勢需求。第一，應加強崗前培訓，人員上崗前全面了解業(yè)務范圍，掌握工作方法，加強對人力資源檔案相關軟件學習，熟練掌握操作方法，提高崗位勝任力。第二，加強對人力資源檔案管理基本理論及業(yè)務技能培訓。針對員工存在的知識薄弱點開展培訓，幫助檔案管理人員建立完善的業(yè)務流程和管理原則，按照國家及行業(yè)規(guī)范標準規(guī)范各項業(yè)務準則。隨著網(wǎng)絡信息化快速發(fā)展和檔案管理信息化建設，管理人員應掌握電子文件的管理和應用，適應信息化發(fā)展需求，避免各類網(wǎng)絡病毒對電子檔案造成影響，導致文件丟失、篡改等問題。第三，提高檔案人員職業(yè)道德。人力資源檔案管理人員應具備良好的職業(yè)操守，符合國家法律法規(guī)要求，政治立場鮮明，具備保密意識、大局意識，定期開展檔案管理人員思想政治教育，在日常工作中堅持原則，按照國家及企業(yè)要求嚴格執(zhí)行檔案管理流程，開展檔案利用服務。第四，加強轉(zhuǎn)遞流程的完善性，完善檔案管理方式方法，增強內(nèi)容的實用性和統(tǒng)一性，提高人力資源檔案利用效率。

四、結(jié)語

我國市場環(huán)境日益激烈，企業(yè)要想提高行業(yè)主導權，離不開高效的人力資源檔案管理。文章針對人力資源檔案管理存在問題展開分析，確保人力資源檔案管理與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標保持同向，在生產(chǎn)決策、業(yè)務擴張、發(fā)展規(guī)劃等環(huán)節(jié)借助人力資源檔案管理，選拔優(yōu)秀人才，從而提高企業(yè)的人力資源利用率，促進企業(yè)的整體健康發(fā)展。