大數據視角下高職院校學生檔案信息化管理策略研究

余亞浩 河南護理職業學院

2021 年《教育部關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》提出：教育信息化的主體部分是教育管理信息化，其包含的基本因素有以信息為載體的系統、以數據為對象的資源和以硬件為基礎的設施，并通過運用信息技術改變管理理念、創新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務，實現教育管理的現代化歷程轉變。而學生檔案信息化是教育管理信息化的基礎，因此發展學生檔案信息化，有助于推動教育現代化進程。高等職業教育是我國高等教育體系發展中不可或缺的部分，勢必會響應時代號召，改革與創新機制，為服務“中國制造2025”等重大戰略提供技術技能人才支撐。

大數據提供的信息是個性化的數據服務，在實際生活中越來越多的應用，例如短視頻App、購物App。因此大數據結合學生檔案的重要性顯而易見，這也充分體現了國家“與時俱進”和“以人為本”的思想以及對高校學生的高度重視和人文關懷。檔案管理在高職院校的發展中本應受到的重視，但在現實中卻無法保證地位，使得高職院校檔案信息發展受到了挑戰，出現了矛盾，正因為矛盾的存在，也使得高職院校的學生檔案管理成為學術界一直研究的重要課題。而高職院校學生檔案信息化隨著社會的發展逐步成為檔案的新興領域，成為引領檔案新科技的方式。

一、研究現狀

（一）國外研究現狀

日本學者提出來信息化的概念，美國憑借其得天獨厚的優勢——科技、人才、資金，抓住了檔案信息化發展的重要時機，使檔案信息化在美國得以快速發展并成長為信息化領域的“標桿”。美國檔案與文件機構早在20 世紀90 年代共同組建了檔案信息系統，成為世界信息化的代表。早期發展的代表國家還有英國，因其擁有強大資本注入，使得檔案信息化管理起步順利、發展較快。截至2011 年，在英國國家檔案館官方網站上，公眾可以分享包括一億多份在線資料，130 多萬份共享資料和超過2200 兆字節的數字檔案，相當于330 億頁A4紙張的文字記錄的電子資源。雖然檔案信息化發展在各國較為順利，但是對于高職院校學生檔案信息化管理研究還是較少，并沒有針對高職院校的特殊性來研究。

（二）國內研究現狀

我國對高校檔案信息化管理的研究主要集中在可行性和必要性的研究、現狀及存在問題研究、存在問題的原因分析、對策研究等方面。陳芳對高職院校檔案管理社會服務功能進行了研究，并拓寬了檔案管理社會功能的服務范圍。羅丹認為，高校檔案信息化管理是信息時代發展的需求、有利于檔案永久保存、有利于檔案信息資源的高效利用、有利于科學歸檔和建檔。陳丹指出了推進高校檔案信息化管理的四個策略：增加信息化基礎設備、對檔案信息化管理制度進行有效創新、對檔案管理工作理念進行有效創新。綜上所述，可以看出關于高校檔案信息化管理的研究在國內已有較為廣泛的開展，但是研究很少從高職院校角度去分析和闡述。畢竟高職院校與普通高等院校的培養層次、辦學理念等存在差異，需要將兩者分開討論分析，因此有必要從管理學的高度去研究和分析高職院校學生檔案信息化管理，使高職院校檔案信息化能夠更加順利開展。

二、將大數據融入到高職院校學生檔案管理的必要性

隨著國家教育體制的改革，普通高等院校與高職院校發展要按照不同的國家政策和方針執行，高職院校的招生規模從2019 年開始不斷地擴大，學生檔案的數量也出現短時間激增的現象。而在此之前由于學生檔案管理工作的不重視，導致學生檔案內容存在缺失，而且在傳遞和保管過程中也出現各種各樣的問題。高職院校學生檔案管理工作和社會主義結構的建設有著息息相關的聯系，是輸送高技能人才的重要通道之一，和高職院校學生畢業后的就業方向、人生規劃有關。將大數據融入到高職院校學生檔案管理中十分必要，不僅能夠促進學生檔案信息化地快速發展，還能夠讓學生體驗檔案信息化便捷所帶來的益處。

學生檔案當中記錄了學生家庭情況、學習成績、政治思想表現以及身體狀況等，統一經文字方式所記錄，還包含學籍、人事、黨團材料等，是學習階段當中的一個縮影。其中詳細描述了當中畢業生登記表以及普通高中學生學籍管理等各項資料。現如今國內各大高校對檔案大數據的定義尚且停留在治療數量規模較大且無法通過目前主流軟件工具在合理時間內達到截取、管理、處理并整理為有效信息的一個階段。現階段大數據在檔案管理當中所發揮的作用具有一定的局限性，檔案數據只需要記錄產生和管理過程中的活動軌跡，和檔案密切相關且有利用價值的各項信息則無法及時錄入到檔案管理當中，無法在規定時間內對所采集的數據進行分析，因此完成學生檔案信息化發展亟待解決與大數據融合的問題。

例如：學校在錄入學生檔案信息的過程中，在登記好學生個人信息的基礎條件下，還需要及時地對檔案信息進行更新和維護，確定信息數據的完整性和準確性。實現檔案信息共享化，以便學生在日常的學習生活中，也能夠通過校園網對個人信息進行查詢。設立專用的反饋郵箱，將網絡上的遺漏信息或錯誤信息及時進行更新和補全，確保學生檔案管理的完整性。大數據與學生檔案信息化融合不僅僅是時代所需，也是社會形勢發展的必然選擇，高職院校學生檔案信息化的特殊性也決定了學生檔案信息化與大數據融合會更加貫通、完整。

三、高職院校學生檔案信息化存在的問題

（一）體制陳舊、觀念淡薄

縱觀高職院校的發展史，隨著我國社會的不斷發展，高職院校培養的專業性人才在社會分工中的位置日趨突出。即高職院校培養的技能型人才在未來社會就業中占據了中堅力量，而直接影響高職學生就業很重要的一方面是學生檔案。以河南護理職業學院為例，該院校學生的檔案一般保管在各系部辦公室，也會有學生檔案保管在輔導員辦公室的情況，檔案信息的安全性根本無法得到保證，偶有發生因教師管理失誤出現學生檔案丟失的現象。此外，學院檔案室保管的畢業學生檔案信息不完整，如學生的畢業證號只保存了最近二十年的資料，2000 年以前保存的學生檔案不是存在檔案信息有誤的情況就是存在檔案資料保存不齊全的狀況，導致檔案資源保管缺失。正是因為管理制度的落后、觀念的淡薄，對目前高職院校學生檔案信息化的的發展帶來了障礙。

體制的陳舊與觀念的淡薄是目前高職院校發展檔案事業的“通病”，是限制檔案信息化發展的關鍵。只有轉變管理體制和管理理念，高職院校的檔案信息化發展才有根本動力，才有發展潛力。

（二）服務意識薄弱，利用觀念不強

高職院校檔案室處于學校行政部門的邊緣化地位，是檔案室服務意識薄弱的主要原因；學生畢業后若沒有及時就業或不需要利用學生檔案，是檔案利用觀念不強的主要因素。服務意識和利用觀念的薄弱共同造成了檔案信息化發展前進不動局面；導致檔案最主要的功能無法實現，是學生檔案信息化發展的障礙之一。教育部公布的2021 年《職業教育法》修訂草案、2019 年—2021年高職連續擴招三百萬學生的信息等都在宣布著高職教育高速發展的時代已經到來。檔案服務意識薄弱是根源上的檔案信息化發展的不足，因此想要保證高職院校學生檔案信息化發展能夠搭上高職教育高速發展的時代列車，必須要保證檔案部門的主體服務意識和利用觀念。

以河南護理職業學院為例，學院檔案室的發展受到限制其部門本身也應及時自省，檔案服務意識直接影響查檔者利用狀況，所以檔案部門應積極提高服務意識，提升檔案利用率，使部門工作人員看到檔案信息化發展給予日常查檔工作帶來的便利性，從而提高檔案信息化發展的速度。因此，高職院校學生檔案資源的信息化發展需要通過提高服務意識、加強檔案利用來得到提升。

（三）人員培訓不到位、缺少復合型人才

無論什么時期、什么崗位都需要跟上時代的步伐，科技的發展會給各行各業帶來翻天覆地的變化，尤其是信息化技術的應用更需要定期由專業人員進行培訓，保證檔案信息技術能夠趕上時代的腳步。

高職院校學生檔案是學校檔案不可分割的部分，但由于很多院校的檔案工作人員是非專業且沒有經過系統培訓的人員，就會造成檔案收集、整理、保管等一系列問題的發生，更不用提檔案信息化在高職院校的發展了。以安陽職業技術學院為例，該校檔案室隸屬于學院辦公室，具體工作人員有兩名，一名是檔案專業的本科畢業生，一名是非專業的人員。按工作人員的專業性來說，安陽職業技術學院有專業優勢，但是由于不重視后期工作人員的繼續教育培訓和檔案專業知識信息傳遞，導致工作人員的知識無法跟上時代知識的更替，使得檔案信息化的發展停滯不前。因此檔案工作人員的培訓是否及時、是否到位，直接影響檔案工作的信息化開展是否順利進行，檔案工作不再是“兩耳不聞窗外事”的清閑部門，需要保證檔案工作的與時俱進。

（四）經費不足導致硬件基礎設施欠缺

任何事物的發展必須要有資金的支持，保證事物順利進展。尤其是與信息技術相關的專業，檔案信息化是21 世紀檔案發展亟需解決的障礙，要想與世界接軌就要保證檔案信息化的前瞻性。高職院校發展面臨的主要問題是資金的短缺，很多學校的教學基礎設施都得不到保障，更不會將學校檔案信息化發展提上日程，這也是目前高職院校發展最主要的問題。很多公辦高職院校滿足于現狀，不主動求變，長久以來一直奉行“穩步”的發展理念，不參與國家級、省級項目發展，導致學校沒有得到項目資金，沒有得到國家資金上的支持，以至學校各項事業發展緩慢。河南護理職業學院每年劃撥于檔案室的經費十分有限，僅夠檔案日常工作開展所需。目前該學校檔案室的硬件設施只有四臺軟件系統為Windows XP 的舊電腦、一臺掃描儀、一臺高拍儀，以這樣的基礎設施根本無法滿足檔案信息化的發展。硬件基礎設施欠缺是檔案信息化發展的軟肋，所以檔案信息化必須要保證經費。

四、高職院校學生檔案信息化發展趨勢

傳統的檔案管理更多的是以手動操作紙質材料為主，隨著科學技術的進步，電子化的檔案材料正在逐步占據檔案管理的主體。現階段的學生主體是“00 后”，且國家在2000 年—2010 年生育率是穩步增長的，所以學校學生數量也是不斷增加的，帶來的直接后果是學校管理的學生信息數量的巨增，結合大數據時代背景下，以前傳統的檔案管理技術已經不能滿足學生檔案信息管理需求。在這種背景下，有效地利用大數據技術構建出存儲空間無限大且具有整合分析功能的數字化學生檔案管理系統，不僅可以提升學生檔案管理水平，還可以提升學生檔案管理效率。

本論文主要立足于近年來的大數據背景下，高職院校學生檔案管理中的實際使用情況，通過調查研究探討在信息化推進過程中學生檔案管理需要做出的新調整與新應對，這樣對現實的高職院校學生檔案管理更具實際的指導作用。學生檔案管理的研究在大數據時代背景下進行，所提出的新思路、新舉措、新途徑也更具時代性與先進性，對學生檔案管理理論和實踐的補充和拓展提供了可能。高職院校對檔案工作的重視程度、檔案管理人員隊伍建設、檔案管理模式等存在的問題和不足，這些都制約學生檔案信息化管理的有效推進。因此探究高職院校學生檔案信息化管理對學生檔案管理信息化未來發展具有指導意義。