淺談事業(yè)單位文書檔案管理中的問題及措施

黎雅溯

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，很多行業(yè)都進(jìn)行了改革和創(chuàng)新，事業(yè)單位文書檔案管理工作也是這樣。在事業(yè)單位文書檔案管理中，要注重創(chuàng)新工作，及時處理相關(guān)問題，確保文書檔案管理工作取得實(shí)效。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 文書檔案 問題

對于文書檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的不足需要及時重視，如果缺乏有效的治理手段，就會影響檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，對此，相關(guān)人員應(yīng)該對癥下藥，避免出現(xiàn)“千里之堤潰于蟻穴”的狀況，將文書檔案發(fā)生遺失缺漏的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，本文以當(dāng)下事業(yè)單位為論述主體，在分析其是否存在制度疏漏的同時，制定適宜的改良手段。

一、當(dāng)下文書檔案管理工作存在的問題

（一）無法樹立正確的管理態(tài)度

對于任何事業(yè)單位來說，文書檔案的管理工作都是重中之重，白紙黑字上的專業(yè)記錄，對于相關(guān)的人員調(diào)動，檢查記錄都至關(guān)重要，然而在實(shí)際工作環(huán)節(jié)，總有一些管理人員玩忽職守，認(rèn)為“檔案不動就不會動”，對于為產(chǎn)生變動的文書檔案，不能進(jìn)行及時的更新處理，在導(dǎo)致資料錄入錯誤的同時，嚴(yán)重影響了相應(yīng)審核工作的開展;加之管理人員缺乏合理的約束手段，在沒有制定合理的監(jiān)察措施的情況下，缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)工作，造成文書檔案管理環(huán)節(jié)的不規(guī)范[1]。

（二）文書與檔案之間缺乏有效的銜接手段

這一問題普遍存在于各事業(yè)單位，由于缺乏行之有效的管理手段，在為設(shè)立相應(yīng)的應(yīng)對機(jī)制的情況下，即使設(shè)立了專業(yè)的文書檔案管理人員，也不能實(shí)現(xiàn)文書到檔案的完美過渡。大部分文職人員缺乏對于文書檔案的合理認(rèn)知，認(rèn)為“文書就是檔案，檔案就是文書”，但需要注意的是，文書是對相應(yīng)環(huán)境與條件的早起記錄，檔案則是可供長期查詢的備份，二者存在時間與作用上的差異。

（三）文書檔案管理手段落后

時代在進(jìn)步，但對于文書檔案的管理工作，即使在國家范圍內(nèi)，也尚未形成有效的管制措施。對于相關(guān)工作的展開，相關(guān)人員依然依靠“人海戰(zhàn)術(shù)”“大門緊鎖”，通過增設(shè)相應(yīng)管理人員，并加強(qiáng)安全管制，設(shè)立查驗(yàn)權(quán)限等手段進(jìn)行文書檔案的“強(qiáng)行保護(hù)”，這種管理手段不僅浪費(fèi)了人力物力，而且在相關(guān)檢查工作展開，以及產(chǎn)生人員變動時，不利于文書檔案的快速調(diào)動。

（四）缺乏合理的培訓(xùn)手段

即使文書檔案的管理工作量較小，但在長期的管理環(huán)節(jié)，相關(guān)管理人員無法樹立正確的管理意識，缺乏正確的管理手段，證明當(dāng)下的培訓(xùn)機(jī)制仍然存在漏洞，在無法形成有效培訓(xùn)體系的狀況下，會使當(dāng)下的文書檔案管理工作存在無法填補(bǔ)的空缺。

二、對于文書檔案管理工作相關(guān)問題的解決措施

（一）樹立正確的管理態(tài)度

文書檔案的設(shè)立是為了讓一切事業(yè)單位內(nèi)的“大事小情”有據(jù)可查，單位管理人員應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的管理制度，確保文書檔案管理工作的萬無一失，對于文書檔案管理人員，可設(shè)立簽到制度，查勤制度等，杜絕“在其位不謀其政”現(xiàn)象的出現(xiàn)。對于文書檔案管理人員，應(yīng)設(shè)立嚴(yán)肅認(rèn)真的管理態(tài)度，對于資料的填補(bǔ)，調(diào)用及時登記，缺失資料及時查找，保障事業(yè)單位相應(yīng)信息全面的同時，保障單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)[2]。對于可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)的“打卡無人”“人情辦事”等情況要及時整改，避免因小環(huán)節(jié)的疏漏造成資料的遺失。

（二）建立文書與檔案的有效銜接

相關(guān)的文書檔案管理人員應(yīng)拋棄“文書就是文書，檔案就是檔案”的錯誤思想，而是要將二者作為統(tǒng)一的整體，利用文書進(jìn)行資料的補(bǔ)全，依靠檔案完成對文書的保存工作，相應(yīng)管理人員要健全文書與檔案的銜接手段，確保在文書形成的短時間內(nèi)，對于有效的內(nèi)容進(jìn)行錄入，保證快速建檔，合理備份。事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，確保有專業(yè)人員負(fù)責(zé)相關(guān)的整合工作，在文書產(chǎn)生的第一時間進(jìn)行分類，將有用資料進(jìn)行整合錄用，保證建檔的及時性與有效性。

（三）建立合理的管理手段

無論是單位管理者還是文書檔案管理者，對于把握著整個單位“榮辱興衰”的文書檔案管理工作都要形成正確嚴(yán)明的管理手段，事業(yè)單位管理者在選用文書檔案管理人員時，應(yīng)堅(jiān)持“務(wù)實(shí)求真”的態(tài)度，確保文書檔案管理人員的個人素質(zhì)，形成“領(lǐng)導(dǎo)管文員，文員管文書”的有效管理手段[3];文書檔案管理人員在日常生活中除了加強(qiáng)對自身能力的管理，還要注重對文書資料變動情況的了解，如資料入庫，資料轉(zhuǎn)出，文書登記等，都要做到有來有往——在確保其來源的同時，了解其具體去向。在管理環(huán)節(jié)，相關(guān)人員要及時行使管理手段，確保對文書檔案的實(shí)時監(jiān)控。

（四）創(chuàng)造培訓(xùn)制度

通過合理的展開培訓(xùn)工作，在使相關(guān)文書管理人員明白“干什么”的同時，更要讓其明白“怎么干”，依靠相關(guān)文書檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)傳授，幫助新人提升工作素質(zhì)，培養(yǎng)其專業(yè)的文書檔案管理精神。合理的培訓(xùn)制度能夠節(jié)省人力物力，在提升文書檔案管理效率的同時有利于為事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)與資料調(diào)用提供堅(jiān)實(shí)的后備保障。對于相關(guān)培訓(xùn)工作的展開，可以從以往的文書管理經(jīng)驗(yàn)入手，也可依據(jù)當(dāng)下的文書管理工作現(xiàn)狀中存在的不足進(jìn)行整改，在確保相關(guān)文書檔案管理人員已明白自己“做什么”的時候，更要培養(yǎng)其嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，對可能出現(xiàn)的疏漏嚴(yán)防死守。

結(jié)束語

對各個單位以及部門的工作內(nèi)容及相關(guān)經(jīng)營情況加以記錄是文書檔案管理工作的主要任務(wù)，更是一個單位發(fā)展變遷的見證。建立合理的文書檔案管理制度，行使有效的管理措施，在保障相關(guān)工作進(jìn)行的同時，也是對相關(guān)管理人員能力的鍛煉，做好人員培訓(xùn)，建立合理銜接，有利于單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 季春梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作要點(diǎn)[J].蘭臺世界，2019（S1）.

[2] 趙穎.文書檔案的辦公自動化應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（10）.