提升基層組織檔案管理工作質(zhì)量及創(chuàng)新思路

呂文慧

摘 要：由于我國(guó)檔案工作受重視程度不高、檔案管理手段落后，檔案管理工作發(fā)展滯后，檔案管理在醫(yī)院管理中尚且應(yīng)用不足，對(duì)于黨建工作來說，檔案管理更是空談。本文綜合分析檔案管理在黨建工作中的重要性，提出了在基層黨建工作中加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層組織 檔案管理 工作質(zhì)量 創(chuàng)新思路

基層組織檔案是國(guó)家檔案資源必不可少的重要組成部分，是構(gòu)建世界記憶大廈，國(guó)家、社會(huì)和民族記憶大廈所必備的主干和骨架類材料。如果對(duì)基層組織的檔案工作放任自流，勢(shì)必嚴(yán)重影響國(guó)家檔案資源的質(zhì)量和信息覆蓋面，就會(huì)在檔案事業(yè)發(fā)展歷史的某一環(huán)節(jié)留下一個(gè)空白。

一、基層組織檔案管理存在的問題

1.思想意識(shí)淡薄?；鶎咏M織是社會(huì)發(fā)展組織的最小單位，在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、加強(qiáng)基層組織建設(shè)方面發(fā)揮了較好作用。基層組織工作內(nèi)容比較雜，涉及百姓的衣食住行，在很多人眼里都是小事情，沒有什么留存價(jià)值。而基層組織管理人員沒有檔案管理意識(shí)，重基層組織經(jīng)濟(jì)建設(shè)，輕基層組織檔案管理工作，認(rèn)為基層組織檔案工作沒有為基層組織創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，沒有認(rèn)識(shí)到其重要性，沒有將基層組織檔案管理納入基層組織經(jīng)濟(jì)發(fā)展的管理范疇，對(duì)基層組織檔案重視不夠，使基層組織檔案管理混亂。

2.基層組織檔案管理制度不健全。完善檔案管理工作制度是做好檔案管理的前提，基層組織涉及的工作較多，但對(duì)檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，使各部門不能依章辦事，按時(shí)歸檔，對(duì)檔案資料管理沒有操作的抓手，對(duì)歸檔方式、歸檔時(shí)間沒有明確認(rèn)識(shí)，勢(shì)必造成歸檔資料不全、不及時(shí)，整理不規(guī)范，使檔案不能較好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.基層組織檔案管理基礎(chǔ)條件差。由于檔案管理受重視程度不夠，大部分基層組織對(duì)檔案沒有投入一定的硬件設(shè)施，檔案保管基本是保存在部門，而部門年年資料都很多，在使用當(dāng)年資料的同時(shí)常常忽視原有檔案的保管，遺失、霉變、破損的現(xiàn)象較多。

4.基層組織檔案管理人力不均。目前，隨著機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)，精減機(jī)構(gòu)，優(yōu)化人員組成，大部分基層組織基本采用的都是一人多職，使基層組織干部在完成本職工作的同時(shí)，很難保證其有更多精力兼顧基層組織檔案的管理工作。而條件相對(duì)好些的基層組織返聘一些離退休職工來做檔案管理工作，但由于培訓(xùn)不到位，很難對(duì)檔案材料進(jìn)行規(guī)范地收集、整理，使檔案歸檔質(zhì)量不高，更無法適應(yīng)檔案管理發(fā)展。

5.基層組織檔案管理質(zhì)量要求不高?；鶎咏M織檔案管理工作是基層組織建設(shè)的一部分，需要經(jīng)常管，經(jīng)常抓;而基層組織對(duì)檔案管理質(zhì)量沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，致使檔案資料雖然存在，但是質(zhì)量不高，檔案資料沒有經(jīng)過鑒別去偽存真，胡子眉毛全都有，分不清重點(diǎn)。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.觀念創(chuàng)新。隨著信息化時(shí)代的來臨，對(duì)檔案管理工作要有所創(chuàng)新：在思維上創(chuàng)新，改變過去傳統(tǒng)方式，對(duì)工作檔案內(nèi)容提前了解，關(guān)注內(nèi)容的留存價(jià)值，能確保檔案的齊全和質(zhì)量。在單位文化上創(chuàng)新，通過思維創(chuàng)新，改變工作方式，通過整理檔案資料，規(guī)范管理各項(xiàng)工作，形成有特色的企業(yè)文化。在工作效率上創(chuàng)新，通過提升檔案的利用率，逐漸提高檔案管理的時(shí)效，確保查詢檔案的及時(shí)性，使檔案管理與信息化發(fā)展同步。

2.制度創(chuàng)新。制度建設(shè)是有效提升工作質(zhì)量的前提。根據(jù)單位發(fā)展的需要，制度制定要有前瞻性，要審時(shí)度勢(shì)地研究制定一套可行、規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理滿足標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展要求。各科室要結(jié)合自身專業(yè)特點(diǎn)，制定部門檔案管理考核機(jī)制，列入科室績(jī)效考核行列，使考核制度獎(jiǎng)罰分明，提高職工檔案整理的積極性。

3.方法創(chuàng)新。檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系著單位整體形象，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立電子檔案管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。但在管理方法上要注意保密，檔案管理系統(tǒng)要設(shè)置管理權(quán)限，統(tǒng)一管理，以防信息被盜。

4.人員素質(zhì)提升手段創(chuàng)新。檔案管理質(zhì)量關(guān)鍵在人，條件允許的單位可以引進(jìn)專業(yè)人才。加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)新技術(shù)、新思想的培訓(xùn)，要允許檔案管理人員申報(bào)職稱，使檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，為各單位培養(yǎng)復(fù)合型人才莫定基礎(chǔ)。

三、提高基層組織檔案管理質(zhì)量的辦法

1.提高檔案管理重要性的思想認(rèn)識(shí)。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能夠在日常中多強(qiáng)調(diào)、多檢查、多提高。其次，要加強(qiáng)各部門思想意識(shí)的共同提高。基層組織檔案來源于各部門，只有各部門加強(qiáng)檔案管理的思想意識(shí)提高了，才能確保檔案歸檔的完整。另外，要加大宣傳力度，大力宣傳《檔案法》，通過發(fā)放宣傳單的形式，讓廣大職工了解檔案管理的重要性，從而提高廣大職工參與檔案工作的積極性和思想意識(shí)。

2.依照管理辦法實(shí)施檔案管理?；鶎咏M織要制定切實(shí)可行、有操作抓手的基層組織檔案管理辦法，制定檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)限、歸檔辦法、借閱程序、檔案銷毀等標(biāo)準(zhǔn)，使各部門和檔案管理人員有法可依，檔案管理工作有章可循。

3.堅(jiān)持檔案規(guī)范管理。為規(guī)范檔案管理水平，基層組織檔案工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理。要形成基層組織領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)的基層組織檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將基層組織檔案工作納入基層組織工作計(jì)劃里，并配備專兼職檔案管理人員，明確職責(zé)任務(wù)和工作標(biāo)準(zhǔn)，解決好檔案管理用房、基礎(chǔ)設(shè)施等硬件，使基層組織檔案管理與基層組織重點(diǎn)工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.抓好日常檔案管理的培訓(xùn)工作。從目前基層組織檔案管理來看，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，通過“送出去”，使其參加各種專題培訓(xùn)班或以會(huì)代訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)。也可以“請(qǐng)進(jìn)來”，邀請(qǐng)上級(jí)檔案部門或檔案管理專業(yè)人士為檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，現(xiàn)場(chǎng)把脈，找出基層組織檔案管理的不足，提高檔案管理的水平。

5.創(chuàng)新檔案服務(wù)理念?；鶎咏M織檔案是為基層組織服務(wù)的，檔案管理人員要改變觀念，在服務(wù)方式上主動(dòng)作為，及時(shí)整理基層組織熱點(diǎn)資料，隨時(shí)為基層組織職工群眾提供服務(wù)。在服務(wù)手段上，開通網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上政策解讀等便民服務(wù)，使職工群眾隨時(shí)隨地了解基層組織的發(fā)展變化。

6.對(duì)基層組織檔案微觀管理的服務(wù)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。基層部門要把全體人員的思想首先統(tǒng)一起來，在此前提下，提高對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案工作人員要足夠的重視，而檔案管理的工作人員也要從自身做起，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，對(duì)本部門的檔案驚醒系統(tǒng)的區(qū)分和整理，進(jìn)而提高自身的服務(wù)水平，使本部門的檔案管理工作能夠不斷的進(jìn)步。

7.提高檔案工作中的科技含量。美國(guó)在圣路易斯州設(shè)有全國(guó)人事文件中心，所有的檢索工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，人員的各種數(shù)據(jù)、案卷編號(hào)和庫房位置都已輸入電子計(jì)算機(jī)，隨時(shí)可以根據(jù)需要提供各種人才信息，找到所需要的各類人才。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)今發(fā)達(dá)國(guó)家在人事檔案工作中投入的科學(xué)技術(shù)含量越來越高。尤其是美、加、瑞士等國(guó)家，硬件上采用縮微技術(shù)，甚至是激光技術(shù)來存儲(chǔ)人事檔案，既保護(hù)檔案原件又方便提供利用;軟件上不斷地開發(fā)人事檔案管理軟件系統(tǒng)，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

結(jié) 語

總之，檔案資料對(duì)于公立醫(yī)院黨建工作的扎實(shí)有效的開展具有重要意義，在醫(yī)院的黨建工作中，應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，充分利用檔案資料為黨建工作的開展提供有效的參考消息，為組織工作、政治決策等提供有效依據(jù)。

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