高校圖書館多校區(qū)、多分館復(fù)雜文獻采訪模式構(gòu)建

聶蘭渤

關(guān)鍵詞：高校圖書館;文獻采訪模式;委托訂購;分采分編

摘 要：文章簡述了新形勢下高校圖書館面臨的新問題，以大連理工大學(xué)圖書館為例，提出了一校、兩地（大連市、盤錦市）、三區(qū)（大連凌水主校區(qū)、開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)）的采訪人員、工作制度和自動化系統(tǒng)革新，建立了基于匯文系統(tǒng)的“分采分編”及“委托訂購”功能全新的復(fù)雜文獻采訪模式，以期為高校圖書館構(gòu)建多校區(qū)、多分館的復(fù)雜文獻采訪模式提供借鑒。

中圖分類號：G258.6文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2019）08-0046-03

1 新形勢下高校圖書館面臨的新問題

近年來，我國高校不斷進行重組合校及建設(shè)新校區(qū)，產(chǎn)生了一大批擁有多個校區(qū)的高校集合體。有些高校甚至還有不同城市異地校區(qū)和獨立學(xué)院的辦學(xué)模式。相對于原有的高校單一校區(qū)、單一圖書館的文獻采訪模式，多校區(qū)圖書館的文獻采訪面臨新的變化和挑戰(zhàn)。筆者對我國20余所設(shè)有分校區(qū)和分館的“985”“211”高校圖書館進行調(diào)研，對其分館建設(shè)、經(jīng)費來源、OPAC數(shù)據(jù)管理、圖書采購加工等情況進行了匯總分析，發(fā)現(xiàn)這些高校圖書館主要有以下幾種模式：①同校區(qū)多分館（以清華大學(xué)圖書館、中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)圖書館等為代表）。主館采訪一個經(jīng)費出口，經(jīng)費來源復(fù)雜，主館訂購并加工圖書，分館訂購圖書，主館代為加工，OPAC數(shù)據(jù)統(tǒng)一揭示。②同城多校區(qū)分館（以武漢大學(xué)圖書館、中山大學(xué)圖書館等為代表）。主館采訪一個經(jīng)費出口，經(jīng)費統(tǒng)一管理使用，主館統(tǒng)一訂購并加工圖書，各校區(qū)分館與主館OPAC數(shù)據(jù)統(tǒng)一揭示。獨立學(xué)院分館人員和經(jīng)費獨立，OPAC數(shù)據(jù)完全獨立。③異地多校區(qū)分館（以哈爾濱工業(yè)大學(xué)圖書館、吉林大學(xué)圖書館等為代表）。同城主館采訪一個經(jīng)費出口，經(jīng)費統(tǒng)一管理使用，主館統(tǒng)一訂購并加工圖書，同城各校區(qū)分館與主館OPAC數(shù)據(jù)統(tǒng)一揭示。異地校區(qū)分館人員和經(jīng)費獨立，OPAC數(shù)據(jù)完全獨立。

大連理工大學(xué)圖書館現(xiàn)有的館舍為一校、兩地、三校區(qū)、四館的分布格局，兩地為大連地區(qū)和盤錦地區(qū)，三校區(qū)分別為凌水主校區(qū)、開發(fā)區(qū)校區(qū)及盤錦校區(qū)。其中，凌水主校區(qū)有兩個圖書館;開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館人力有限，文獻建設(shè)工作一直都是由凌水主校區(qū)圖書館代為采購和加工，隨著該校區(qū)圖書館人員配備、業(yè)務(wù)素質(zhì)及對學(xué)院文獻資料需求了解程度的逐步提升，其提出想要參與圖書文獻資料的采購工作;盤錦校區(qū)圖書館與凌水主校區(qū)圖書館距離較遠，不適合由主校區(qū)圖書館代采及加工，因此其建館伊始便獨立進行文獻采購和加工。由此可見，大連理工大學(xué)圖書館擁有多所分館，且經(jīng)費來源多頭、采購加工模式各異，因此亟須建立一套適合其自身情況的采訪模式。

2 復(fù)雜文獻采訪模式的建立

大連理工大學(xué)圖書館要想建立一個兩地、三校區(qū)、四分館，經(jīng)費來源多頭、采訪模式多樣、OPAC數(shù)據(jù)要求統(tǒng)一、復(fù)雜的文獻采訪新模式，既要避免文獻資源重復(fù)建設(shè)，又要對資源進行科學(xué)合理的整合、優(yōu)化和配置，才能達到共建共享的文獻建設(shè)目的[1]。該館通過先期調(diào)研和多輪討論，最終設(shè)立了解決方案和步驟，形成了一種全新的文獻采訪模式，能較好地滿足自身的功能需求，詳見圖1。

2.1 組建相應(yīng)的采訪團隊

開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館可設(shè)立專職采訪人員，盤錦校區(qū)圖書館可根據(jù)隊伍建設(shè)需要，招聘新人員作為專職采訪人員，由主校區(qū)圖書館采訪館員對招聘的新采訪人員進行相關(guān)的文獻采選培訓(xùn)。

2.2 確定不同校區(qū)圖書館新的采訪模式

新的采訪模式有：①凌水校區(qū)圖書館的公開招標(biāo)模式。該模式由凌水校區(qū)圖書館和中標(biāo)書商共同聘用加工人員駐館加工圖書，包括拆包、檢驗磁針、貼條碼等文獻粗加工工作，編目工作由圖書館編目館員完成并進行質(zhì)量控制。②開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館的委托訂購模式。該模式由開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館采訪人員自主選書，凌水校區(qū)圖書館代為采購、編目、加工后運送到開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館，經(jīng)費使用納入總館招標(biāo)體系，開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館年底一次性結(jié)算支付給總館。③盤錦校區(qū)圖書館的分采分編模式。該模式的經(jīng)費獨立，來源于盤錦校區(qū)，但納入總館招標(biāo)體系，設(shè)立單獨標(biāo)段，單獨結(jié)算。中標(biāo)書商每學(xué)期進行兩次圖書到館加工，包括圖書的驗收、編目、上架等，總館人員負責(zé)監(jiān)督和質(zhì)量控制工作。

3 高校圖書館自動化系統(tǒng)的革新

目前，大連理工大學(xué)圖書館采用的是匯文Libsys圖書管理系統(tǒng)，鑒于其一校、兩地、三校區(qū)、四館的實際情況，該館在分析研究采訪、編目等工作要點后，提出了新的委托訂購和分采分編工作模式，優(yōu)化了工作流程，并制定了配套的工作制度。該館在匯文公司的大力配合下升級了原有的系統(tǒng)，對相關(guān)細節(jié)進行了優(yōu)化，及時反饋溝通系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，消除漏洞，完善流程，為今后的工作打下了堅實的基礎(chǔ)。

3.1 委托訂購功能

匯文公司應(yīng)大連理工大學(xué)圖書館要求開發(fā)了基于WEB的瀏覽器操作界面，采訪人員只要登錄固定網(wǎng)頁即可進行選書委托訂購，界面直觀親切，不易出現(xiàn)操作錯誤。采訪人員登錄委托訂購系統(tǒng)后，可在相應(yīng)的征訂目錄中選擇圖書，所有圖書選擇完成后，進入臨時訂購單欄目核對訂購館藏地、經(jīng)費來源及訂購套數(shù)，無誤后即可確認訂購，至此委托方訂購工作全部完成，詳見圖2。委托方完成圖書訂購后，主校區(qū)圖書館采訪人員可在匯文系統(tǒng)客戶端采訪模塊征訂菜單的“委托訂購”模塊中進行查重、批零訂購、刪除等處理。委托方委托訂購的圖書可在WEB端進行可視化選擇，在匯文客戶端采訪模塊批量處理，在相應(yīng)征訂目錄下的訂單組織中自動生成訂購記錄。對采訪人員來說，新的操作模式更加直觀方便、用戶界面更加友好，節(jié)省了大量的時間和人力成本。

3.2 分采分編功能

分采分編功能，顧名思義就是圖書館兩個或兩個以上的分館采訪編目人員，可以就同一征訂目錄分別進行訂購并生成各自獨立的訂單，并且在這個過程中互不干擾，彼此相互獨立，如在編目時遇到兩條MARC數(shù)據(jù)對應(yīng)同一圖書時，則進行編目數(shù)據(jù)合并。圖書采購的基礎(chǔ)是查重，分采分編功能進行了訂購批查重的設(shè)計改進，不同校區(qū)圖書館的采訪人員可針對不同館藏地、校區(qū)、分館進行圖書查重，訂購自己所在圖書館館藏中沒有的圖書即可。訂購?fù)瓿珊笮纬捎唵谓M織，各分館可獨立形成并輸出訂購書單發(fā)給書商進行訂購、驗收、編目和典藏等。為防止訂單中征訂號和驗收時財產(chǎn)號的多館產(chǎn)生沖突，分采分編功能支持各分館自定義征訂號和財產(chǎn)號。此外，各分館編目人員分別編目時如遇兩條MARC數(shù)據(jù)對應(yīng)的是同一本圖書，就需要進行數(shù)據(jù)合并。編目人員在書目數(shù)據(jù)整合過程中要注意數(shù)據(jù)的一致性，按照統(tǒng)一原則進行判重處理，避免一種書有多條記錄，盡量減少冗余數(shù)據(jù)，消除同書異號、異書同號現(xiàn)象[2]。分采分編功能是在采訪編目的各流程中改進相關(guān)細節(jié)完成的（如增加多種查重模式、設(shè)定后自動生成區(qū)別主校區(qū)圖書館的征訂號和財產(chǎn)號等），是一種為達到預(yù)期效果而對后臺程序的更改，對多館分采分編工作流程起到了重要的技術(shù)支持。

4 建設(shè)新的采訪模式后工作制度上的相應(yīng)改進

圖書館工作制度化是圖書館各項工作順利完成的有效保障，在采訪模式新功能升級后，大連理工大學(xué)圖書館順應(yīng)形勢對相應(yīng)的工作制度進行了調(diào)整和改進，以配合新的工作流程。

4.1 征訂目錄的導(dǎo)入

新的采訪模式是多館采訪人員針對同一征訂目錄進行不同訂購組織，而高質(zhì)量的征訂目錄是分采分編和委托訂購工作順利開展的先決條件。因此，為確保征訂目錄的來源和質(zhì)量，大連理工大學(xué)圖書館應(yīng)指派專人負責(zé)導(dǎo)入征訂目錄，并對其進行查重。

4.2 各分館明確各項工作的時間節(jié)點

新的征訂目錄導(dǎo)入后，負責(zé)導(dǎo)入的主館采訪人員需及時與各分館采訪人員進行溝通，促使其及時訂購。開發(fā)區(qū)校區(qū)圖書館（委托方）應(yīng)及時選擇圖書并生成臨時訂單，凌水主校區(qū)采訪人員（訂購方）通過采訪客戶端把委托訂購的圖書批量加入相應(yīng)的征訂目錄訂單組織中生成訂單發(fā)訂，至此完成圖書的委托訂購工作，相關(guān)時間節(jié)點詳見圖3。對于新導(dǎo)入的征訂目錄，盤錦校區(qū)圖書館負責(zé)采訪的人員也應(yīng)及時完成訂購，不要錯過征訂目錄的截止日期，從而影響圖書的采購到貨率。

4.3 提高編目質(zhì)量

高質(zhì)量的編目數(shù)據(jù)是圖書館的核心數(shù)據(jù)，是保證讀者能夠準確檢索到所需圖書的基礎(chǔ)。在分采分編工作流程中，由于征訂目錄來自于不同的書商，因此會存在數(shù)據(jù)差異，有可能在征訂目錄批查重時出現(xiàn)失誤，造成訂購圖書時產(chǎn)生多條征訂MARC數(shù)據(jù)對應(yīng)同一種圖書的情況。因此，為保證OPAC系統(tǒng)查詢檢索的準確性，采用分采分編工作流程的多校區(qū)各分館均加強了對編目工作的重視，編目人員在工作過程中也加強了責(zé)任心，最大限度地提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

5 結(jié)語

面對異地多校區(qū)、多分館的復(fù)雜文獻采訪形勢，高校圖書館界既要有所繼承又要有所發(fā)展，探索出適合學(xué)校自身情況且獨具特色的文獻采訪模式，以適應(yīng)新時期高校發(fā)展的需要[3]。大連理工大學(xué)圖書館復(fù)雜文獻采訪模式的構(gòu)建，滿足了該館應(yīng)對高校異地、多校區(qū)、多分館等復(fù)雜辦學(xué)條件下文獻建設(shè)工作的保障需求，能夠為相關(guān)高校圖書館文獻采訪模式的改革和創(chuàng)新提供一定的借鑒和參考。

參考文獻：

[1]陸建芳.高校多校區(qū)圖書館的文獻資源采集策略[J].現(xiàn)代情報，2003（7）：135-136.

[2]王彤，聶延平.高校多校區(qū)圖書館文獻統(tǒng)采統(tǒng)編實施意義及策略研究：基于協(xié)同論的思考[J].情報科學(xué)，2013（8）：103-107.

[3]張良輝，劉虹，章文苑，等.多校區(qū)高校文獻采訪問題探討：以四川農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館為例[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2014（1）：80-83.