大數據時代企業人事檔案信息化探究

謝麗

摘 要 大數據時代的來臨為內容復雜、煩瑣的人事檔案管理工作提供了便利的條件，開創了新的工作局面。尤其是當前國有企業改革的關鍵時期，中央要求充分發揮人事檔案在建設高素質專業化隊伍中的重要作用，推動人事檔案工作科學化、制度化、規范化的新形勢下，人事檔案管理工作也被賦予了新的要求和標準，更需要大數據的支撐來完成日益提高的管理要求和多樣化的管理需求。因此，為了適應信息時代的大數據，企業特別是國有企業加快了人事檔案管理信息化的建設進程，不僅是企業自身發展的內在需要，也是信息時代發展的必然趨勢。由于受傳統檔案管理理念的影響，檔案人員在管理中的能力和對信息技術的理解、運用程度不高，加上檔案數據庫的建立不全面和不系統等都嚴重阻礙了人事檔案管理工作的進一步發展。本文詳細論述了大數據時代企業人事檔案管理的意義，分析了當前存在的問題，并從管理觀念的轉變、數據庫的完善以及管理隊伍的建設入手，提出了相應的舉措。

關鍵詞 大數據時代 人事檔案管理 意義 問題 策略

一、引言

信息化技術的不斷發展推動了大數據時代的來臨，企業在開展人事檔案管理工作的過程中也積極地轉變了管理思路和模式，逐漸向信息化、數字化方向靠攏。其中最明顯的就是在管理中充分運用了計算機技術和各項信息技術，逐漸實現管理活動的信息化、數字化和智能化，以此將人事檔案資源予以長久保存，同時還可以更好地保證資源的完整性和真實性，實現檔案資料的內在價值。加之企業選人用人制度的不斷完善、途徑不斷豐富，加大對檔案的信息化管理力度，從而使其更好地服務于員工的成長、服務于企業的發展。但目前大部分企業人事檔案的信息化管理還處于初級探索階段，因此在具體的工作中還存在各種各樣的問題。

二、大數據時代企業人事檔案管理的意義

國家經濟的長期穩步發展，給我國企業帶來了廣闊的發展前景，同時也加劇了企業之間的競爭。人才的儲備、培養成了企業取得競爭優勢的核心因素。作為個人信息“記錄儀”的人事檔案，是全面地、歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據，其地位和作用也日益突顯。因此，這就將人事檔案管理的地位和作用放在了極為明顯的位置，是企業全面發展的主要內容之一，不僅能作為企業選拔優秀人才、評價人力資源工作成果的參考性資料，也能全面地掌握每個職工的工作狀態、心理狀態、日常的生活狀態以及預測他們的實際能力和發展方向，有利于人事部門進行科學的分析與決策，從而提供更加合適的崗位，充分挖掘職工潛能，實現其人生價值。從另一個角度講，人事檔案信息事關企業的健康和穩定發展，也與職工的切身利益密切相關。人事部門可以根據這些信息來判斷該職工是否具備晉升的資格、各項保障制度的落實情況，尤其是那些離退休黨員干部、職工群眾，更需要人事檔案信息來作為依據。再者，大數據時代下的人事檔案管理是以數字化、信息化和智能化為主要管理特征，對于所需要的信息除了能精確定位、快速查找已錄入的信息之外，還可以在各部門、各機構之間通過網絡傳輸或網絡云端下載，代替之前復雜的檔案郵寄、調取等，甚至可以通過軟件研判，對個人信息進行量化評比，從而讓管理效率和管理水平得到進一步提升，讓各項檔案資源得到充分利用。

三、企業人事檔案管理存在的問題

（一）企業對人事檔案管理工作重視度不夠

目前，大部分企業檔案管理工作沒有得到足夠的重視。該工作普遍被認為是對資料進行整理、歸納和存儲的文職類工作，只要確保檔案整理好、歸納好、保存好，不丟失、不泄露即可，并且該工作對企業的經濟效益沒有直接影響。在這種思想的誤導下，企業一般都會將大部分的時間和精力投入與生產經營直接相關的業務工作中，檔案管理意識淡薄。同時，在借閱使用階段，管理人員沒有做好相關的借閱或登記手續，人事檔案管理手段相對落后，并反復調用原始材料，這就不可避免地會對檔案造成一定的損壞。再者，企業領導層將該工作定位在檔案部門的職責范圍內，并沒有意識到信息化建設是需要單位各個部門、各個職員相互間的支持和配合的。因此從整體上看，檔案管理工作的開展沒有一個良好、有利的環境和氛圍。

（二）檔案管理制度需要進一步完善，執行力需要進一步提高

目前，部分企業檔案管理制度還需要細化，特別是對檔案信息化的管理、人事檔案違紀違法的處理等方面需要明確;同時大部分企業雖然有制度，但執行落實不到位，如在當前的制度中，雖然對用戶在查看、借閱、傳遞檔案時需要辦理的登記手續都有明確規定，但是執行落實和監督需要跟進。

（三）管理手段相對落后

目前，大部分企業在檔案管理中仍然沿用舊的管理模式和方法，實體檔案信息居多，電子化檔案管理系統的建立并不完善，導致數據信息庫的功能不全。由于紙質性檔案資料在管理中會因為時間過長、儲存環境不當、交接不好、反復查詢等而存在一定的破損，有些需要簽字、蓋章的資料也都模糊不清，從而導致收集工作的難度加大，甚至有些資料無法重新補充和考證。

（四）人事檔案管理人員專業素質有待提升

人事檔案管理工作是一個長期積累學習的過程，它需要工作人員擁有較長時間的工作經驗。但是目前檔案管理人員的變動相對頻繁，影響人事檔案管理的連續性。企業組織的人事檔案管理專業知識培訓較少，且培訓內容多為檔案館館員的應知應會。檔案管理人員還存在“重視價值性高的檔案，輕視價值性低的檔案，無用信息不歸檔”的思想。

四、大數據時代企業人事檔案信息化管理策略

（一）轉變管理思想

只有思想上作出改變，才能引導工作走上正確的道路。因此，企業要積極轉變管理思想，用大數據思維來指導工作，建立大檔案體系。

第一，要清晰地意識到檔案工作具有專業性、保密性和政策性的基本特點，要明確工作紀律。堅持人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，全面規范檔案系統的管理和使用，提高對檔案管理的認知水平，并從檔案管理工作的全面性和整體性上去學習。

第二，建設人事檔案信息化系統是一場“持久戰”。要設置專門的檔案管理部門，要選拔具備較高的政治素養、高度的責任意識和過硬的專業技能的檔案管理員，及時錄入、隨時更新干部的職務變動、工作履歷、繼續教育、獎懲情況等動態信息，立體反映干部“德能勤績廉”情況。

第三，將檔案信息與其他資源整合，實現人事信息與干部數據庫實時聯動，為作出科學合理的決策提供數據支持，實現檔案信息在干部選拔任用過程中的最大化利用。

第四，還要從財政、人員等方面加大對該工作的支持，確保工作的正常運轉，讓其處于制度化、規范化狀態。

第五，學習和借鑒其他國內外相關單位的經驗，實現企業人事檔案信息化管理。

（二）創新管理模式

要合理利用現代信息技術和計算機技術，讓數據庫更加完善和豐富，有助于信息資源的完整性、全面性和共享性。例如，在收集和整理職工信息的過程中，先要讓每個職工都按實填寫表格上的基本信息、個人履歷、科研成果、得到的獎勵等文字性資料以及相對應的圖片、視頻、影像等資料，然后再使用大數據中的數據挖掘和決策樹技術將其錄入計算機所創建的數據庫量化模塊中，并用神經算法將其與工作崗位的量化模型作優化處理，展開全面的統計與分析，從而得出最優的工作調配方案，進而建立大檔案體系。但需要注意的是，對于組織評價等重要信息需要嚴格保密，只有授權之后才能查閱，以此防止不法分子對檔案資源進行篡改、盜取等。

（三）完善管理制度

建立健全人事檔案信息化管理體系是一項系統性工程，準確的數據源是基礎，基礎不牢，地動山搖。首先要嚴格采集程序，把好入口關，準確錄入干部的基本信息、學歷、職稱等固定信息。其次要完善移交、借閱、審核、歸檔制度，督促相關專業部室及工作人員在立卷整理中進行嚴格的材料鑒定審核，對造假一律實行“零容忍”，去偽存真，查漏補缺，確保每份資料齊全、手續完備。再次要嚴設查閱權限。通過專人負責，授權開放，在保證信息安全的同時，防止篡改與偽造，確保人事檔案的權威性。最后，強化日常監督。構建全方位、多維度、立體化的監督體系，以科學、規范、嚴密的督查制度來保證系統的可靠運行。

（四）統籌規劃，加大人力、物理支持

人事檔案的信息化管理需要相應的軟、硬件設施作為支撐。應該在合理規劃的同時，加大投入改善設施，加快人事檔案信息化建設。除了使用從社會有資質的軟件行業、研究院等組織機構中購買的各類辦公軟件之外，企業還可以根據用戶需求、自身發展需求來自行研發相應的軟件，構建用戶多元、界面優質及功能完善的管理體系，以此滿足信息化建設的需求，并定期對使用中的各種軟硬件設施進行維護、更新和升級，以此提升檔案系統的安全性和系統保障。

（五）加強人事檔案的數據庫建設

人事檔案信息數據庫是進行人事檔案信息化管理的基本保障。只有建立了人事檔案信息數據庫，人事檔案才能實現簡單、高效、方便的管理。與此同時，在建立數據庫時應注意幾個問題。首先，統一系統軟件的主要信息是至關重要的，其可確保信息的及時性、準確性和完整性。其次，確保系統軟件的統一，以降低信息轉換的難度，促進數據的共享和溝通。最后，定期的數據庫維護與升級是必需的，這樣能使人事檔案信息具有時效性。此外，實現網絡資源共享也是數據庫建設的一部分。在各級管理部門之間構建局域網或廣域網，從而達到黨建、人事、紀檢等不同部門的管理人員在規定的權限范圍內實現人事檔案的讀取與調用。

（六）加強信息化管理人才的培養

隨著科學技術的發展，信息系統和辦公自動化已日趨完善，這對人事檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。這就需要相關部門大力培養技術過硬和擁有較強人事檔案業務能力的復合型人才。對于具有發展潛力的人員應加大業務培訓，為其學習相關知識、提高技能、開闊視野創造機會。同時，要加強領導干部對人事檔案信息化管理的認識，使其在工作中推動人事檔案管理的科學化、規范化和信息化。

五、結語

在大數據時代，企業各項管理活動都基本實現了數字化、信息化甚至智能化，以此提高工作效率，節約工作時間和成本。人事檔案管理是一項極為復雜、煩瑣又關鍵的管理活動，因此我們在開展工作時也需要順應時代的要求，正視在工作中的不足和問題，并從轉變思想觀念、創新管理模式、強化隊伍建設以及完善信息化管理手段等方面入手，積極探索，運用新技術、新理念、新方法來提高管理水平，切實增強人事檔案管理工作的有序性和高效性。

參考文獻

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