論加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要性

王潔

【摘 要】檔案是一種社會(huì)的信息資源，是最基礎(chǔ)的資源也是國家的重要資源。檔案工作信息化建設(shè)是檔案工作跟隨時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，通過對(duì)信息化技術(shù)的利用，結(jié)合檔案管理工作，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，需要增設(shè)相關(guān)單位的硬件設(shè)備，更需要相關(guān)的檔案管理人員積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新的方式方法，提升信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，提高工作效率，促進(jìn)檔案管理的秩序化和規(guī)范化，以形成新的檔案工作理念和思想，讓檔案工作可以更加高效的滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的需要，體現(xiàn)檔案管理的重要性。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;檔案管理水平;重要性;信息資源

一、檔案及檔案信息化建設(shè)的概念

1.檔案的概念

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。

2.檔案信息化建設(shè)的概念

檔案信息化建設(shè)，就是在檔案管理部門的組織下，對(duì)機(jī)關(guān)單位、企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。檔案管理的信息化主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、提高服務(wù)機(jī)關(guān)單位、企業(yè)的必然要求，同時(shí)對(duì)推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展也具有十分重要的作用。

二、檔案信息化的重要性及意義

1.檔案信息化的重要性

（1）隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對(duì)這種挑戰(zhàn)，相關(guān)檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，全面掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，已經(jīng)成為擺在眾多檔案工作者面前的一個(gè)重要課題。

（2）紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。電子文件實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結(jié)合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.檔案信息化的意義

（1）檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要途徑。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)全球一體化發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。

（2）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的形勢(shì)，檔案管理人員必須打破舊有的管理思維，積極消除影響檔案管理信息化發(fā)展的弊端，運(yùn)用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會(huì)整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。

（3）檔案管理的信息化是改革進(jìn)步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保存等，人力資源投入大但效率低，檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲(chǔ)數(shù)量，還極大地解放了人力，提高了效率，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的要求。

三、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（1）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模，我們由之前的紙質(zhì)模式到現(xiàn)在增加了數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀和數(shù)字、視頻存貯轉(zhuǎn)換設(shè)備，同時(shí)又購置了適合網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膹?fù)印機(jī)和打印機(jī)，逐步實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)在文書檔案工作中的運(yùn)用，為開展檔案的數(shù)字化工作奠定了基礎(chǔ)。

（2）檔案信息化網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺(tái)已初步建成。建成開通了檔案局域網(wǎng)，在檔案網(wǎng)站上專門開設(shè)了政務(wù)信息、辦事服務(wù)、行業(yè)要聞、市縣新聞、公告信息、專題欄目、網(wǎng)上展廳等欄目，一個(gè)功能齊全、性能穩(wěn)定、利用方便的檔案信息傳輸、利用平臺(tái)已初步形成，為檔案館信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)和支持。

2.檔案信息化建設(shè)存在的問題

（1）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一;并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn);這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（2）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。信息化時(shí)代下，高校檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了較高要求。檔案工作并不是簡單地將檔案進(jìn)行接受、保管及提供上。新形勢(shì)下，一個(gè)較為合格的檔案管理人員需要熟練使用計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件，還需要懂得檔案管理規(guī)范、對(duì)檔案信息價(jià)值有獨(dú)到的見解等等。

（3）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用。

（4）數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。

四、對(duì)做好檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

1.加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理

隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境：一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代設(shè)備，確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗(yàn)，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的支持。三是數(shù)字化帶動(dòng)了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會(huì)提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對(duì)做好新形勢(shì)下的檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)所管理檔案進(jìn)行系統(tǒng)地整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。

2.構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應(yīng)的信息化檔案管理體系

檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向的，而現(xiàn)代化則又是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提。以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為中心的現(xiàn)代檔案信息管理方式必須建立在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化的必要條件。

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設(shè)、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術(shù)手段進(jìn)行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質(zhì)量。三是抓好計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。真正建立起現(xiàn)代化的檔案信息管理體系。

在新的歷史發(fā)展時(shí)期，檔案工作人員必須要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，關(guān)注科技創(chuàng)新，積極完成檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，從而帶動(dòng)檔案管理水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理的新突破，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

五、結(jié)束語

信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)關(guān)鍵詞，各行各業(yè)都在比拼信息獲取速度，因此，檔案事業(yè)處于一個(gè)發(fā)展的黃金時(shí)期，檔案部門需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，完善檔案信息服務(wù)質(zhì)量，為現(xiàn)代檔案信息資源利用提供更多更廣的渠道，為檔案信息化建設(shè)開辟新的道路，肩負(fù)起應(yīng)有的歷史責(zé)任。

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