怎樣提高辦公室檔案管理工作效率的思考探究

曹宇

【摘 要】辦實事檔案是儲存信息的重要載體之一，在檔案資料中的地位可見一斑。可是在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息越來越冗雜，管理工作也越來越困難，因此人們越來越傾向于利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理辦公室檔案，一方面，它可以更完整準確地保存管理檔案;另一方面，它可以提高檔案管理人員的工作效率，讓檔案管理工作條理化，這有利于辦公室相關(guān)部門各項工作的深入開展。本文在提出當前辦公室檔案管理工作的一系列主要問題后，將會針對這些問題提出解決方案進而深入探究如何提高辦公室檔案管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;工作效率;辦公室檔案

社會發(fā)展和時代進步推動人類相繼進入蒸汽時代和電氣時代后，隨后又邁入了信息時代。信息時代的重要特點之一就是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會各個行業(yè)，比如服務(wù)業(yè)，制造業(yè)和通訊業(yè)等，所以為了順應(yīng)社會進入信息化時代的號召，人們也應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的長處與檔案管理相結(jié)合，簡化辦公室檔案管理工作的冗雜步驟，讓此工作更加快捷化便利化。因此催生出了時代的產(chǎn)物-電子檔案，這一新寵兒的出現(xiàn)為社會工作和人們生活帶來了極大方便。所以，檔案的電子化管理引起了辦公室管理的極大注意力，而以便捷化的傳播方式、系統(tǒng)化的管理模式為主要特點電子化檔案憑借其主要管理方式即電子信息技術(shù)成為一個新課題。

一、為何加強辦公室檔案管理

不同種類的辦公室檔案，它的內(nèi)容不同、性質(zhì)也千差萬別，所以基于內(nèi)容和性質(zhì)，檔案的重要程度可以被定位為幾個不同的等級[1]。一些是機密級別高的內(nèi)部秘密文件，這些檔案都涉及到某公司、單位的業(yè)務(wù)是否能夠正常開展，所以相關(guān)工作人員一定要把這些重要檔案的保密性和管理工作排列在第一位;一些是機密級別低的辦公室人事檔案文件，它對相關(guān)工作人員提出的要求就比較低，只要求管理人員保持資料的完整性和一定的機密性，防止無意丟失或者惡意泄露從而影響工作的正常進行。兩個例子如下：

（1）辦公室人事檔案大多數(shù)都是記錄員工所在單位、企業(yè)在員工工作期間所給予他的身份證明，比如職位提升，工作績效，懲罰等等。所以作為一名員工在各個時期工作經(jīng)歷匯總表的人事檔案對從業(yè)人員來說是十分重要的，因為他需要借助個人檔案來辦理各種手續(xù)，從而扎根于工作單位，所以單位的相關(guān)負責(zé)人必須嚴格保密地做好檔案的記錄工作和管理工作。

（2）指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的辦公室文件檔案資料，它高度匯總了相關(guān)部門的工作理念，因此作為重要檔案資料之一的辦公室文件檔案，管理人員必須使管理工作有序進行，提高管理效率，為日后查閱相關(guān)檔案資料打下基礎(chǔ)。所以此時如果辦公室檔案管理工作中合理采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，那么工作人員就可以利用高級檢索和模糊檢索等功能[2]，方便快捷地查找所需的員工資料或者業(yè)務(wù)資料，而且如果工作人員在異地，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進行遠程管理、查詢資料庫，讓檔案資料物盡其用。

二、關(guān)于在辦公室提高檔案管理效率的幾點建議

保證檔案的保密性和保證檔案的最大化使用這兩項要求對辦公室檔案管理人員提出了極大的挑戰(zhàn)。因此將信息化技術(shù)用于辦公室檔案管理不僅是社會發(fā)展對他們提出的挑戰(zhàn)，也是管理人員對自身能力提高提出的挑戰(zhàn)。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該在辦公室內(nèi)部工作中建立一套完整的以檔案管理為核心的機制，讓檔案管理有章可循;其次相關(guān)管理員應(yīng)該對自身工作有清楚的認知，即這份工作的重要性、特點和要求;最后，檔案資料資源龐大，因此應(yīng)該按照公司的檔案管理機制分門別類。

1、完備的檔案管理制度的建立

在建立完備的辦公室檔案管理制度的初期階段，公司主要領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該起帶頭作用即重視檔案管理的一系列工作并且引領(lǐng)相關(guān)人員做好辦公室檔案的管理工作，比如設(shè)置單獨的資料室存放相關(guān)檔案，而且根絕檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度將檔案有理有序地存放在資料室，并且寫上相對應(yīng)的標簽[3];在整理完檔案后，對檔案進行有序儲存時應(yīng)該將檔案存放在高層樓或者比較封閉的區(qū)域，并且在這些區(qū)域做好警示牌標識非相關(guān)人等不準入內(nèi)，以此防止不相干人隨便進入資料存放室，偷看或者竊取重要檔案資料。更重要的是管理人員應(yīng)該單獨放置公司機密性高的內(nèi)部文件，并且在一定的時間間隔里細心跟進記錄檔案的保密期限，此外隨著時間變化和機密程度變化，相關(guān)人員應(yīng)該及時對一些文檔進行解密、升密、降密等操作，適時整理一些不需要保密的文件，將它們做好標記重新放在資料室其他地方。這項工作必須由三個或者三個以上的管理人員共同進行，而且在相關(guān)地點應(yīng)該安裝監(jiān)控，以實現(xiàn)在工作人員相互監(jiān)督后，日后如果檔案出現(xiàn)紕漏，有監(jiān)控的視屏錄像可以查證。

2、提高相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平

一個人的提高不僅是社會發(fā)展、時代進步對他的要求，也是自身為了實現(xiàn)最大社會價值而對自身能力提出的要求。因此，一方面，單位檔案管理人員應(yīng)該時刻保持進取心，通過自主學(xué)習(xí)提升專業(yè)水平，加強職業(yè)道德素養(yǎng)和樹立保密工作的責(zé)任意識;另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該經(jīng)常開展檔案管理工作培訓(xùn)課程和相關(guān)法律知識培訓(xùn)課程，這些課程都必須要求檔案員參加，否則算作缺勤，以此提高工作人員的專業(yè)水平和法律意識，讓相關(guān)人員掌握檔案管理的基本技能和中心思想并且知法、懂法和守法。對單位其他工作人員，管理層應(yīng)該加強宣傳，營造做好檔案管理工作，人人有責(zé)的濃厚氛圍，促使普通工作人員在不自覺地情況下加入?yún)f(xié)助管理員管理檔案的工作。

3、將網(wǎng)絡(luò)電子信息化和檔案管理相結(jié)合

網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)處理檔案管理時主要利用對平時新聞檔案文件的處理而不是集中立卷發(fā)展處理，這種處理方式與后者相比具有更多的優(yōu)點。首先它可以根據(jù)檔案的不同性質(zhì)，將單位內(nèi)部的資料進行分類，從而簡化了管理程序;其次在整理檔案資料后，管理人員可以補充辦公室各類的不足資料，促進檔案資料豐富化、多樣化;最后該種方式使文檔檢索步驟更加簡單、清晰、易懂。因此電子化檔案具有紙質(zhì)檔案無法企及的優(yōu)越性：第一，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，只要掌握后就變得十分簡易，大大簡化了檔案管理的步驟，提高了檔案管理的有效性;第二，電子化檔案的保密性大大提高，這契合了檔案管理對工作人員提出的保密性要求;第三，使得檔案管理管理更加有序、準確，更易于日后對相關(guān)資料的查找。

4、培養(yǎng)檔案管理人員的高度責(zé)任意識

檔案管理工作的機密性不僅只關(guān)系到檔案員，而且還與檔案里的每一個人息息有關(guān)，所以公司應(yīng)該加強宣傳和號召，讓全部職員承擔(dān)起自身的隱形責(zé)任，做好檔案管理的保密工作。為了調(diào)動全體職工積極性，公司應(yīng)該設(shè)置一套完備的獎懲制度，對于工作績效好，責(zé)任感強的員工進行獎勵，獎勵從高到低分為一等、二等、三等;相反地，對于工作績效差、責(zé)任感低、沒有集體榮譽感的人進行處罰，處罰從高到低分為一等、二等、三等。通過提供物質(zhì)獎勵或者精神獎勵，鼓勵每位員工發(fā)揮潛能，在無形之中推進檔案管理順利進行。

三、結(jié)束語

辦公室檔案管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的主要組成部分，所以提高檔案管理效率是企業(yè)不斷發(fā)展的一個必要趨勢，也是企業(yè)對自身水平提出的一個重要挑戰(zhàn)，但是要提高其效率又是一個長期的過程，在此過程中需要領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員和其他企業(yè)職員的共同努力。同時以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為核心的新式管理模式也需要在辦公室檔案管理內(nèi)部得到不斷革新。

【參考文獻】

[1]趙慧玉. 淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進入高校檔案管理[J]. 山東紡織經(jīng)濟，2010（8）：10-13.

[2] 李慧敏. 淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化[J]. 現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2011（10）：23-25.

[3]單艷梨. 淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā)（學(xué)術(shù)版），2011（1）：15-17.