淺析共享核算在加油站管理中的探索和實(shí)踐

胡冬梅

摘 要：目前，共享經(jīng)濟(jì)已經(jīng)成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢(shì)。加油站作為成品油零售終端，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，整合資源，提高勞動(dòng)效率和精細(xì)化管理水平。分析了加油站共享核算的目的以及運(yùn)作模式，論述了共享核算業(yè)務(wù)在加油站管理過(guò)程中的實(shí)踐和取得的成效。

關(guān)鍵詞：共享核算;加油站;管理;實(shí)踐

文章編號(hào)：1004-7026（2019）12-0144-02? ? ? ? ?中國(guó)圖書(shū)分類(lèi)號(hào)：F406.72;F426.22? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

加油站共享核算業(yè)務(wù)主要是將加油站每天重復(fù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、核對(duì)、匯總等需要人工完成的核算業(yè)務(wù)從加油站剝離出來(lái)，由共享核算員統(tǒng)一處理，實(shí)現(xiàn)加油站核算業(yè)務(wù)關(guān)口上移。共享核算可以降低加油站員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高勞動(dòng)效率，實(shí)現(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化、人員專業(yè)化、管理精細(xì)化。

1? 加油站共享核算業(yè)務(wù)的職能和模式

1.1? 共享核算的主要職能

共享核算業(yè)務(wù)是將加油站每天的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、核對(duì)、匯總等需要人工完成的核算業(yè)務(wù)，從加油站剝離出來(lái)，集中由上級(jí)公司選派的共享核算員核算。共享核算員具有核算和監(jiān)督雙重職能，既負(fù)責(zé)核算，還負(fù)責(zé)加油站資金的監(jiān)督工作。

1.2? 共享核算的模式

共享核算采用“1+X”模式，即由一個(gè)核算員負(fù)責(zé)若干加油站的核算業(yè)務(wù)。共享核算員屬于銷(xiāo)售片區(qū)，負(fù)有部分管理責(zé)任。

2? 開(kāi)展加油站共享核算業(yè)務(wù)的目的

2.1? 為經(jīng)營(yíng)管理提供服務(wù)支撐

實(shí)施共享核算前，加油站每天用于核算的時(shí)間大約為2 h。若出現(xiàn)賬務(wù)不平或月末結(jié)賬，耗費(fèi)的工作時(shí)間會(huì)更長(zhǎng)。

開(kāi)展共享核算的目的是讓業(yè)務(wù)更集中、更高效。取消加油站核算員崗位，將加油站員工從煩瑣的日常業(yè)務(wù)（數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、核對(duì)、匯總）中解放出來(lái)，把更多的精力投入到加油站服務(wù)工作中。

2.2? 規(guī)避資金安全風(fēng)險(xiǎn)

由于加油站分布在高速公路、交通主干道和鄉(xiāng)村城鎮(zhèn)，位置分散，點(diǎn)多面廣，現(xiàn)場(chǎng)稽查無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)覆蓋100%的加油站，只能通過(guò)規(guī)章制度和操作流程約束。

但在實(shí)際工作中，部分員工的執(zhí)行力不強(qiáng)，可能會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部管理與監(jiān)控難以發(fā)現(xiàn)的資金風(fēng)險(xiǎn)。例如人為隱瞞收入不入賬、賒銷(xiāo)或挪用銷(xiāo)售款等。

由于公司財(cái)務(wù)部門(mén)資金入賬跟蹤、銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)的資金配比等監(jiān)控手段受到報(bào)表上傳和記賬時(shí)間差等因素的限制，資金核對(duì)工作即時(shí)性不強(qiáng)的問(wèn)題難以得到有效解決。鑒于上述管理現(xiàn)狀，實(shí)施共享核算的目的就是讓人事不隸屬于加油站的共享核算員參與到加油站管理的全過(guò)程，對(duì)資金進(jìn)行360°全方位跟蹤和監(jiān)督，從而規(guī)避資金安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.3? 提高效率和效益

共享核算的本質(zhì)是通過(guò)整合資源，釋放效率和效能，從而提升公司價(jià)值。資源整合通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)有的加油站管理、財(cái)務(wù)、加油卡等信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程再造，降低核算人員到站頻次，有效利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的數(shù)據(jù)整理、核對(duì)和管控。

共享核算開(kāi)展初期，通過(guò)專業(yè)化分工和流程梳理，結(jié)合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、精益化管理，單站月累計(jì)減少核算工作時(shí)長(zhǎng)60 h，用工效率明顯提高，共享服務(wù)集約效應(yīng)明顯。

2.4? 有利于公司專業(yè)化管理

實(shí)施共享核算前，加油站每站均配備1名核算員，且人員素質(zhì)參差不齊。公司投入了大量的人力、物力、財(cái)力，但因崗位離職頻率高、人員更替頻繁，核算質(zhì)量有待提高。面對(duì)這樣的形勢(shì)，應(yīng)主動(dòng)探索一種更加集約、高效的運(yùn)作模式，充分發(fā)揮集中優(yōu)勢(shì)、專業(yè)優(yōu)勢(shì)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

發(fā)展共享核算，有利于解決加油站核算人員接續(xù)不足的問(wèn)題，既是立足當(dāng)下，更是著眼未來(lái)。共享核算采用“1+X”模式，由一個(gè)共享核算管理員負(fù)責(zé)若干個(gè)加油站核算業(yè)務(wù)，促使人員向?qū)！⒕?、尖方向發(fā)展。

3? 加油站共享核算的探索和實(shí)施

3.1? 共享核算的推進(jìn)和實(shí)施

第一，調(diào)研論證可行性。通過(guò)訪談加油站員工，就共享核算業(yè)務(wù)的可行性進(jìn)行調(diào)研，聽(tīng)取加油站經(jīng)理、核算員及相關(guān)職能部門(mén)的意見(jiàn)，充分論證方案實(shí)施的可行性。

第二，制定共享核算業(yè)務(wù)流程，選定站點(diǎn)試運(yùn)行。在同一銷(xiāo)售片區(qū)的4座加油站開(kāi)展業(yè)務(wù)試運(yùn)行工作，積累一定的經(jīng)驗(yàn)后，選擇2名核算員在2個(gè)片區(qū)的25座加油站開(kāi)展共享核算業(yè)務(wù)。

第三，召開(kāi)對(duì)接會(huì)，解決運(yùn)行中的問(wèn)題。在工作過(guò)程中，召開(kāi)業(yè)務(wù)對(duì)接會(huì)，研究業(yè)務(wù)運(yùn)行中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，制定相應(yīng)的解決方案。

第四，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定共享核算管理辦法和工作流程。明確共享核算員的管理權(quán)限、職責(zé)和考核辦法，發(fā)放共享核算的指導(dǎo)手冊(cè)，為業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化提供依據(jù)。

第五，成立攻堅(jiān)小組。小組成員要及時(shí)跟進(jìn)共享核算推進(jìn)情況，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和服務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決意見(jiàn)。

3.2? 共享核算業(yè)務(wù)取得的成效

第一，整合公司資源，有效解放加油站勞動(dòng)力，節(jié)約成本，提高工作效率。自推出共享核算業(yè)務(wù)以來(lái)，加油站收銀員只需每日在銀行收款人員來(lái)之前整理好現(xiàn)金及繳存單，并做好每天的系統(tǒng)日結(jié)工作。共享核算將加油站核算員從每天的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、核對(duì)、匯總等核算業(yè)務(wù)中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了加油站核算業(yè)務(wù)關(guān)口上移，降低了加油站員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了勞動(dòng)效率。原來(lái)負(fù)責(zé)核算業(yè)務(wù)的員工可以在加油站高峰期補(bǔ)位到現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。

第二，形成了加油站資金“三位一體”全方位監(jiān)控，有效降低風(fēng)險(xiǎn)，提高了資金管理水平。共享核算員負(fù)責(zé)加油站的資金管理工作，監(jiān)督加油站營(yíng)業(yè)款的收繳，并對(duì)銀行回單進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核。財(cái)務(wù)人員利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對(duì)加油站繳存數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了加油站經(jīng)理、共享核算員、財(cái)務(wù)人員3級(jí)復(fù)核。

第三，工作模式由“線下”單一模式向“線下+線上”復(fù)合模式轉(zhuǎn)變，提高了工作效率和質(zhì)量。以往加油站銷(xiāo)售報(bào)表是5 d或10 d報(bào)送一次，部分加油站距離銷(xiāo)售片區(qū)及公司距離較遠(yuǎn)，報(bào)送紙質(zhì)報(bào)表不但耗費(fèi)人力、物力，而且實(shí)效性不強(qiáng)。實(shí)施共享核算的加油站無(wú)需報(bào)送紙質(zhì)報(bào)表，而是由共享核算員在信息系統(tǒng)中自動(dòng)取數(shù)、核對(duì)并填寫(xiě)各加油站銷(xiāo)售報(bào)表和相關(guān)附件，每天傳至相關(guān)職能部門(mén)，月末到加油站現(xiàn)場(chǎng)整理、裝訂并核對(duì)紙質(zhì)報(bào)表及相關(guān)資料。此項(xiàng)工作的開(kāi)展，進(jìn)一步提高了各類(lèi)信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平，使系統(tǒng)資源能夠被充分共享，實(shí)現(xiàn)了集中、高效、便利的管理，在很大程度上提高了工作效率和質(zhì)量。