利用Excel和Access相結合解決問題

管智贇

摘要：目前Office套件中的Excel和Access組件在職場中都是應用很廣的辦公軟件，它們各自都有自己擅長的領域。在實際學習和使用過程中它們大多是被作為獨立的學習對象進行的，本文利用實際案例來說明將Excel和Access結合起來解決問題，充分利用它們各自的長處，能夠更好地解決問題、提高工作效率。

關鍵詞：Excel;Access;數據處理;查詢

中圖分類號： TP311? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）21-0212-03

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

Abstract： Excel and Access are now used everywhere in the workplace， what they do best are different. Learning and using on them are separate. In this paper， a case study of graduation Qualification illustrates that if we combine respective advantages of Excel and Access to solve questions， we would obtain higher work efficiency and better results.

Key words： Excel;Access ;Data Processing;Query

Office是目前全世界最流行的辦公軟件，包含的組件中又以“Excel”最受職場中的白領們歡迎，堪稱“職場護身符”，它能在相當程度上提高個人甚至整個部門的工作效率。全國各大高校為了滿足學生們步入職場之后的通用需求基本都在低年級開設課程，進行包括Office中Word、Excel、PowerPoint、Access組件在內的計算機基礎知識的學習。在教學實踐中，Excel和Access兩個組件是作為兩個獨立的個體分別進行的，在各自的教學內容中不涉及對方的學習。與Access相比，Excel普及性更高、學習起來更容易入手、手動數據錄入更便捷、圖表樣式豐富而美觀，但是對于多表聯合數據處理和分析、執行復雜數據處理結果以及對大量數據的處理就方面就力不從心了;而與Excel相比，Access作為數據庫管理軟件理解起來有一定的難度，很多學生對它的學習有畏難情緒，但是它具有數據庫軟件的一切功能，對于復雜數據的處理輕而易舉。

本文利用案例說明將Excel和Access結合起來，充分利用雙方的長處，能夠更好地解決問題、提高工作效率。

1 提出問題

某高校教學干事小吳面臨總有大四學生以及學生家長咨詢還差哪些課程才能按時畢業的問題，他必須提供還未通過的課程明細以及學分獲得的具體情況才能回答這個問題。為了回答這個問題小吳必須把學生修讀過的課程和教學計劃進行比對，學校的教學教務系統提供了Excel文件格式的學生成績以及各專業教學計劃，但有的學生一門課程重復重修，每一次修讀記錄都散落在不同的學期，利用Excel比對起來非常麻煩，每回答一名學生的問題都要花費很長時間，讓他疲憊不堪。

2 分析問題

對于上述問題，學生成績與教學計劃之間是一對多的關系，單純依靠Excel來解決多表之間“一對多”的問題非常麻煩，我們利用Access來解決這個問題，讓它來進行數據的處理;而數據的錄入明顯使用Excel比較方便，結果最好也在Excel中顯示。

3 解決問題

3.1 將數據導入Access

源數據存儲在Excel之中，從Excel把數據傳遞給Access有三種方法：第一，直接在Excel中復制數據粘貼到Access之中，粘貼結果作為Access表對象存在;第二，在Access中通過外部數據導入工具把Excel之中的數據導入一個新表，結果以Access表對象存在;第三，仍然是在Access中使用外部數據導入工具，選擇“通過創建鏈接表鏈接到數據源”選項將Excel中的數據導入。最后一種方法與前兩種的區別為：前兩種導入的結果為靜態結果，不會隨著Excel中源數據的變化而變化，而第三種方法創建的表實際上維護的是一個到Excel中的源數據的鏈接，其中的數據與Excel源數據建立動態聯系，隨著Excel中數據的變化而變化。

在本案例中我們采取第三種方法將Excel數據導入Access，這樣以來我們就可以通過在Excel中錄入數據來控制Access實際處理的數據了。導入后的結果如圖 1、圖 2所示：

3.2 數據處理

本案例數據處理的關鍵在于教學計劃表中的一門課程在學生成績表中可能有多條記錄，在學生成績表中我們關心的只是這門課程所有記錄中分數最高的那一條，我們可以建立查詢“Q成績整理”來實現，如圖 3所示：

下面建立查詢“Q教學計劃-成績”將學生成績與教學計劃表聯接起來，將查詢“Q成績整理”和表教學計劃添加進查詢設計的字段列表區，通過“課程編號”字段建立二者之間的聯接，聯接屬性選擇“2：包括”教學計劃“中的所有記錄和”Q成績整理“中聯接字段相等的那些記錄”。此查詢的結果解決了學生每門課程通過的具體情況以及還有哪些課程需要修讀的問題。創建過程如圖 4所示：

下面再創建“Q學分獲得情況統計”和“Q重修獲得學分統計”分別統計學生各類型課程已獲得學分以及通過重修獲得學分，在這兩個查詢中要增加一個計算字段“[學號]&[課程代號]”以便下一步二者的聯接。以”Q重修獲得學分統計“為例，創建過程如圖 5所示：

最后通過創建查詢“Q學分獲得情況統計“將“Q學分獲得情況統計”和“Q重修獲得學分統計“兩個查詢結果聯接到一起，創建過程如圖 6所示：

至此，所有的數據處理工作已經全部完成。

3.3 將數據導入Excel

打開Excel源數據表所在文件，新建“成績-教學計劃比對”和“學分獲得情況統計”兩個工作表。通過“數據→獲取外部數據→自Access”命令將已經創建好的“Q教學計劃-成績”和“Q學分獲得情況統計”兩個查詢以表的形式分別導入到“成績-教學計劃比對”和“學分獲得情況統計”兩個工作表，這兩個表通過Access與同一個Excel工作簿中的源數據動態聯接，如圖 7、圖 8所示。當源數據發生變化時，我們根本就不需要打開Access程序，直接在Excel中切換到結果工作表單擊表格工具選項卡下的“刷新”命令按鈕更新數據，立即就能獲得與源數據匹配的結果。

現在小吳即便不知道Access為何物，只需把學生成績復制粘貼到Excel中的源數據工作表中，切換到結果工作表點擊刷新按鈕即可獲得答案，也許用不了一分鐘就可以回答學生或者家長的提問，不但極大降低了工作量、提高了工作效率，同時也獲得學生和家長的稱贊，提高了服務質量。

4 結束語

根據本文中問題解決的過程，可以看出利用Excel和Access兩種工具相結合的辦法來解決問題，可以充分利用二者各自擅長的領域，能夠極大地提高個人甚至整個部門的工作效率。利用Excel和Access相結合解決問題的關鍵之處在于：Access中進行處理的數據以及Excel中展示的結果數據分別與Excel中的源數據以及Access中的處理結果建立了動態聯系，能夠同步更新，由此才實現了由Excel錄入數據并且由Excel展示結果，整個過程Access根本不用啟動似乎從未出現過，它只是作為一個幕后英雄為Excel提供數據處理和分析服務。“系統”完成之后，即便是根本不知道Access為何物的Excel小白也可以隨手拿來使用。

參考文獻：

[1] 林書明.讓Excel飛！職場Office效率提升秘籍[M].北京：電子工業出版社，2015.

[2] 林書明.表哥的Access入門：以Excel視角快速學習數據庫知識[M].北京：電子工業出版社，2016.

[3] 徐軍泰.Excel動態圖表制作與職場數據溝通[M].北京：機械工業出版社，2014.

【通聯編輯：唐一東】