“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校教學(xué)檔案的利用

楊培培

【摘要】本文通過分析“互聯(lián)網(wǎng)+高校教學(xué)檔案”的內(nèi)涵、意義及利用現(xiàn)狀，從促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”與高校教學(xué)檔案利用工作融合的視角，在提升檔案工作者技術(shù)水平、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)一體化服務(wù)平臺等方面提出建議，以期創(chuàng)新和提升高校教學(xué)檔案整體利用服務(wù)水平。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;高校教學(xué)檔案利用;創(chuàng)新

高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，主要包括招生材料、學(xué)籍材料、畢業(yè)生材料等，這些是為用戶提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案工作者要不斷更新理念，充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，不斷探索高校教學(xué)檔案利用方式，提升服務(wù)水平。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+高校教學(xué)檔案”的意義

“互聯(lián)網(wǎng)+高校教學(xué)檔案”是基于互聯(lián)網(wǎng)提供的技術(shù)支持，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理、整合網(wǎng)絡(luò)資源，讓互聯(lián)網(wǎng)與教學(xué)檔案深度融合。第一，將互聯(lián)網(wǎng)視為推動高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)開放的動力，促進(jìn)形成科學(xué)化、人性化的教學(xué)檔案綜合服務(wù)平臺，從而使教學(xué)檔案資源能夠最大程度得到利用。第二，促進(jìn)高校檔案工作者轉(zhuǎn)變服務(wù)思路，主動深入了解公司、學(xué)校各部門、師生及高校畢業(yè)生對各類檔案的利用需求。第三，促進(jìn)高校教學(xué)檔案利用方式的轉(zhuǎn)變，逐漸以電子檔案為主，為利用者提供線上線下多元化的可移動服務(wù)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校教學(xué)檔案利用現(xiàn)狀

（一）高校教學(xué)檔案實(shí)用性強(qiáng)，利用量大。從我校檔案利用登記統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，相對于其他類別的檔案，教學(xué)檔案的利用次數(shù)最多。我校2015年至2018年的教學(xué)檔案利用統(tǒng)計里，學(xué)籍檔案約占37%，學(xué)歷認(rèn)證約占25%，招生錄取名冊約占33%。從利用用途來看，主要有出國、升學(xué)、面試、單位核實(shí)學(xué)歷等，這些都與高校學(xué)生個人利益、個人發(fā)展密切相關(guān)。

（二）檔案工作者技術(shù)水平較低，教學(xué)檔案利用方式相對滯后。目前具備較高計算機(jī)水平的檔案人員較少，無法利用先進(jìn)的信息技術(shù)對教學(xué)資源進(jìn)行挖掘。教學(xué)檔案提供利用方式主要以教學(xué)檔案原件的利用、復(fù)印件的利用和編研成果利用為主，檔案網(wǎng)站提供教學(xué)檔案信息資源為輔，相對滯后。

（三）各高校檔案部門、校內(nèi)各部門之間缺乏協(xié)作，尚未實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源共享。各高校檔案信息化水平、教學(xué)檔案利用渠道等方面還存在差異，所用的檔案管理軟件不兼容，無法實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享。高校檔案館與校辦、教務(wù)處等部門尚未建立系統(tǒng)的對接，影響各單位電子教學(xué)檔案資源的歸檔及利用。

三、做好“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校教學(xué)檔案利用工作

（一）注重提高檔案工作者技術(shù)水平，做好微評價信息的上傳與推送。首先，加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)和革新，主要包括對教學(xué)檔案信息的數(shù)據(jù)庫整理、更新及相應(yīng)軟件的操作，及時將新的信息技術(shù)運(yùn)用到高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)管理中。其次，重視各種客戶端的使用，做好教學(xué)檔案資源微評價信息的上傳與推送。檔案工作者通過對教學(xué)檔案的評論介紹教學(xué)檔案的亮點(diǎn)，表明教學(xué)檔案的內(nèi)容和價值，在網(wǎng)絡(luò)平臺上傳供利用者參考。這樣既能更好地了解教學(xué)檔案的利用價值，又能引起他人的興趣，促進(jìn)教學(xué)檔案的開發(fā)與利用。

（二）提高教學(xué)檔案信息化水平，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)一體化服務(wù)平臺。積極推進(jìn)教學(xué)檔案資源信息化建設(shè)，構(gòu)建校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)一體化服務(wù)平臺，兼納校內(nèi)教學(xué)檔案的收集、管理、傳遞、存儲與利用，具備數(shù)字檔案存儲、處理、傳輸、安全防護(hù)等功能，形成全面、完整的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，便于校內(nèi)自主利用。教學(xué)檔案除了為本校用戶提供利用服務(wù)外，針對校外利用者開放利用服務(wù)，建立檔案信息交流的互動平臺，如通過微信、移動手機(jī)APP等方式，設(shè)立教學(xué)檔案在線咨詢、在線預(yù)約、在線查閱等服務(wù)窗口，提供異地咨詢、查檔等服務(wù)，滿足校外利用者的不同需求。

（三）校際合作，協(xié)同發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出：“檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，深化和拓展檔案利用服務(wù)”。各高校之間積極開展合作以求新發(fā)展，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，將優(yōu)秀的教學(xué)檔案資源進(jìn)行信息共享的同時，各學(xué)校檔案工作者可以就教學(xué)檔案資源的構(gòu)建心得、經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行在線交流。借助網(wǎng)絡(luò)媒體反饋各類疑問，通過視頻對其在數(shù)據(jù)庫以及公共平臺使用過程中遇到的各種問題進(jìn)行解答，實(shí)現(xiàn)人性化的教學(xué)檔案服務(wù)。

（四）建立高校教學(xué)檔案開放利用制度。根據(jù)各類不同利用者對高校教學(xué)檔案資源的需求，制訂科學(xué)性、合法性和方便性的高校教學(xué)檔案開放利用實(shí)施方案、利用制度和各項(xiàng)服務(wù)措施，明確規(guī)定高校教學(xué)檔案資源的開放利用范圍、類型、級別和程度。適宜完全公開的高校教學(xué)檔案，可直接下載獲取;適宜半公開利用的，則需要提供賬號和密碼。這樣既可以保證數(shù)據(jù)資源的安全性，也能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用。

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