關于加強水利圖像資料歸檔管理工作的思考

李娟

水利檔案管理是水利事業必不可缺的結構構成，體現了水利事業從啟動到建設到運行的全過程，是水利建設工作的基礎依據。本文主要就水利檔案管理中的圖像視頻資料整理歸檔進行闡述，分析當前圖像類檔案管理的現狀，從而提出優化調整圖像類檔案管理工作的建議。

近年來，隨著電子政務建設和現代化辦公系統的不斷發展，數碼攝影及攝錄技術已得到廣泛應用，拍攝完成的照片及視頻影像資料逐年增多，并在展示水利形象、推動工作開展上起到了顯著促進作用。然而水利檔案管理也面臨著諸多新要求、新挑戰、新問題，特別是照片、視頻資料分散保管現象突出，資料往往收集于拍攝者手中，不注重資料統一管理，容易造成資料遺忘、流失，亟需建立目錄統一匯總、資源共享利用的圖像檔案管理機制。

一、水利檔案管理的現狀

（一）檔案管理意識不高

新常態、新時代要求水利系統各級各部門要高度重視水利檔案管理工作，目前大多單位基本設置了檔案管理的職責部門和人員，但多為兼職，且非檔案專業出身，管理方式上僅以保障日常工作為主，其余非檔案管理人員的檔案意識也不強，致使系統內整體檔案觀念淡薄。

（二）檔案管理制度不健全

水利工程任務繁重，歸檔工作通常側重于文書、人事、工程類資料，對于照片、視頻等往往缺乏統一管理，都是分散式地存在于各自部門，時間一長勢必造成原件的丟失或損毀，最終時過境遷后導致無跡可尋。

（三）檔案管理執行力不高

檔案管理執行上還存在簽批不嚴格、借閱隨意、不按時歸還等情況，增加了檔案丟失甚至泄密的風險，給檔案管理帶來不少隱患。另外，很多水利檔案管理還屬于傳統管理方式，未對原始檔案進行數字化、信息化處理，無法實現在線檢索，且未聯網，不能全民共享，致使檔案信息效能低下。

二、建立健全圖像檔案資源體系

收集、整理、備案是檔案管理的基礎工作，圖像類檔案也不例外，要一步清晰圖像類檔案的歸檔范圍、標準等要求，建立一支高效的檔案隊伍，確保歸檔工作及時有效、資料完整。

（一）明確歸檔范圍

圖像資料是在履行水行政主管部門工作職能和開展水利建設活動中形成的記錄，歸檔范圍主要涵蓋以下10類：

1.接待上級業務部門、地方黨委政府和社會著名人物的視察、調研、指導：每個視察點歸檔照片不少于2張，領導講話照片至少歸檔1張，合影照片至少歸檔1張。

2.以人大、地方黨委政府名義召開的專題工作會議和新聞發布會議：至少應歸檔主席臺全景照片、會場全景照片、主席臺各成員講話照片、現場記者照片各1張。

3.全系統重要會議、理論研討會（包括上級業務部門安排在本地召開的會議）：至少應歸檔主席臺全景照片、會場全景照片、領導講話照片、投票或表決照片、典型發言照片、頒獎照片等各1張。

4.與部隊、幫扶單位等開展“雙擁”“扶貧”活動：至少應歸檔全景、主要人物、領導講話等照片各1張。

5.水利工作外出調研、以全局名義舉辦的各類活動、黨群團建組織的會議或活動：至少應歸檔全景、主要人物、領導講話、活動場景等照片各1張。

6.重點水利工作、水利工程推進：定期固定拍攝，特別節點時多角度拍攝，能體現工作或工程推進的動態過程;同時，注重現場工作者照片拍攝，捕捉精彩瞬間。

7..系統內發生的重大事件：反映每項事件、事故情況照片不少于2張;領導視察現場、研究和指揮工作照片至少應各歸檔2張。

8.業務部門自行拍攝的反映本單位形象的照片及專題片。

9.水利人物（領導班子成員、先進個人工作照、工作證照、執法證照），各種榮譽（如獎狀、錦旗、獎杯等）、重要禮品、紀念品、宣傳品，至少應各歸檔1張。

10.水利風光：單位宣傳活動每節點場景照片不少于2張;單位獨立辦公場所照片，應歸檔全景照片、牌匾照片、主要設施照片各1張。

（二）明確歸檔要求

1.歸檔的照片，相同主題和場景的不得重復歸檔。

2.歸檔的照片、視頻影像資料應主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。用數碼相機拍攝的照片，其有效像素數至少達到500萬;用掃描儀對紙質照片掃描形成的電子照片，其掃描光學分辨率應不低于600dpi。視頻影像資料應為高清格式，片長一般不少于30分鐘;專題片應當結構完整，片長一般為5-15分鐘。

3.歸檔照片時，拍攝人應為每個工作項目的照片擬寫總體說明，介紹該工作項目的時間、地點、參與人物、事由和攝影者;對每張照片應備注簡要說明，標明該張照片的時間、地點、人物和事由，時間、地點與總體說明一致的可作省略。視頻影像資料需配有相應的文字說明，專題片則需附有解說詞稿。

4.使用數碼相機拍攝的照片，反映重要內容的應沖洗紙質照片，與電子照片一并歸檔;反映一般內容的，可只歸檔電子照片。使用膠片相機拍攝的照片，各單位應按標準掃描，將掃描電子照片、紙質照片、底片一并歸檔。

（三）注重檔案人才培養

水利檔案工作的好壞得失，關鍵是人才。各單位要真正重視檔案工作，抓好對從業人員的管理和培養，加強對現有業務人員工作紀律、業務水平的教育和培訓力度，培養具有較高專業素質與良好職業道德的檔案管理人員。通過學習、交流、考核等措施，提高其掌握和運用現代化技術的水平，規范工作程序，努力打造一支素質過硬、責任感強、敬業擔當的檔案管理隊伍。

三、規范圖像檔案管理制度

規范水利檔案管理制度，是檔案管理工作可持續發展的保障。在日常工作中，要做到定人定崗、建立配套制度，輔以信息化手段，推動水利檔案管理科學化。

（一）實行專人、專柜、分級管理

每個單位、部門要把照片、視頻作為重要信息資產和單位重要檔案資源，納入本單位檔案工作總體框架，落實專門檔案管理部門和專職檔案員，設立照片、視頻資料檔案管理門類，與其他門類和載體的檔案一并實行集中保存。

（二）建立定期歸檔機制

按照“誰組織、誰拍攝、誰負責”要求，做好各部門重大活動期間的照片、視頻資料攝制或攝制組織工作及后續歸檔管理工作。在活動結束7個工作日內，拍攝者或拍攝組織者，包括實行攝影攝像等業務外包的單位，要根據照片及視頻資料檔案的范圍、數量及標準要求，收集整理具有保存價值的圖文資料，完成本級建檔保存，同時報專職檔案管理部門歸檔，做到次拍次清。

四、結語

做好工作照片及視頻影像資料的檔案管理，是水利業務發展的客觀要求，也是檔案工作的發展趨勢。水利工作照片及視頻影像資料的采集歸檔，需要全系統各單位、各部門共同努力和積極配合。全系統都要重視和加強照片、影像資料收集及后續管理工作，不斷改善本部門影像資料采集條件，培養和提高采集人員的業務水平。檔案管理部門要落實專人與其他部門進行銜接溝通，確保歷次歸檔順利完成，保障系統影像資料的質量和持續完整，真正提高檔案資源的共享水平。（作者單位：常州市城市防洪工程管理處）