檔案信息資源開發(fā)利用

蔣素萍

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)中，信息資源占據(jù)十分重要的作用，屬于核心的競(jìng)爭(zhēng)因素。但受各種因素的影響，檔案信息資源的開發(fā)現(xiàn)狀并不理想，并未得到充分的利用。對(duì)此，本文分析了檔案信息資源開發(fā)的實(shí)際意義，針對(duì)其存在的問題提出了相關(guān)的解決措施，以期為此后的檔案信息資源開發(fā)利用工作提供更多的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案;信息資源;開發(fā);利用

1.檔案信息資源開發(fā)意義

首先可以發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)際價(jià)值，通過開發(fā)發(fā)揮檔案資源的潛在價(jià)值，變?yōu)榭梢源龠M(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生產(chǎn)力。其次可以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供經(jīng)驗(yàn)材料與數(shù)據(jù)依據(jù)，為單位組織解決實(shí)際問題提供更多線索依據(jù)。最后可以滿足信息公開建設(shè)的要求，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展背景下，信息公開應(yīng)滿足公眾的知情權(quán)，檔案可以記錄人們最原始的社會(huì)活動(dòng)，滿足人們的利益需求，因此應(yīng)積極開發(fā)這方面的資源，以保證利益共享。

2.檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

2.1檔案信息資源意識(shí)落后

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也開始引入信息技術(shù)，且社會(huì)對(duì)檔案資源管理的要求變得越來越高，檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)與困難，其中最為關(guān)鍵的是部分工作人員的檔案信息資源意識(shí)較弱，部分領(lǐng)導(dǎo)人員更為看重經(jīng)濟(jì)效益，忽視檔案管理工作，并未投入足量的人力、物力與財(cái)力資源。除此之外，檔案宣傳工作也缺乏力度，以致檔案管理者的意識(shí)薄弱，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用效果。

2.2館藏檔案不完整

檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)便是完整的檔案館藏，其直接影響著檔案信息資源的開發(fā)利用效果。目前，部分單位規(guī)定應(yīng)集中保管會(huì)計(jì)檔案、文書檔案、實(shí)物檔案以及電子檔案等，館藏結(jié)構(gòu)較為單一，嚴(yán)重拉低了檔案信息資源的開發(fā)效果。

2.3檔案信息資源整合度較低

首先，部分單位并未集中統(tǒng)一保管檔案，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的檔案較為分散，整體利用效益較低。其次，部分單位檔案管理類別較為單一，檔案資料缺乏完整性與齊全性，結(jié)構(gòu)單一。再次是部分單位檔案利用信息化程度較低，在管理期間并未采用系統(tǒng)的信息技術(shù)。最后是受保密等因素的影響，檔案部門的計(jì)算機(jī)一般不可以連接外網(wǎng)，無法與外界及時(shí)溝通，這些均阻礙了檔案信息資源的整合與開發(fā)，影響利用效果。

2.4檔案信息資源挖掘力度較低

雖然當(dāng)前多數(shù)單位開始采用檔案信息資源管理模式，但部分管理人員并未充分重視檔案運(yùn)行工作，存在設(shè)備不足、技術(shù)落后等問題，沒有深入挖掘檔案資源。除此之外，部分單位在編研檔案信息資源時(shí)，沒有充分重視質(zhì)量與深度工作，在加工與整理檔案信息資源方面缺乏精細(xì)加工。

2.5檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

當(dāng)前很多單位并未真正重視檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，在檔案部門安排老弱病殘的人員，大多工作人員并未經(jīng)過專門的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)能力較差，無法滿足資源的開發(fā)與利用需求。首先，大多檔案管理人員并未經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)工作，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，管理素養(yǎng)水平較低。其次，部分檔案管理人員不但缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，也缺少專業(yè)的管理技能，沒有系統(tǒng)掌握計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)以及法律等方面的專業(yè)知識(shí)，無法保證檔案利用工作的銜接性。

3.檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策

3.1強(qiáng)化宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

首先，相關(guān)管理人員應(yīng)充分重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及企業(yè)發(fā)展中的重要性，并在實(shí)際工作中進(jìn)行落實(shí)，在財(cái)力、人力、物力等方面加大投入力度。其次，在宣傳方面，檔案管理人員應(yīng)有效采用電視、網(wǎng)絡(luò)、廣播以及報(bào)刊等途徑，保證員工均可以充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，使其可以充分利用了解檔案資料。再次，檔案管理人員應(yīng)改變以往傳統(tǒng)的管理模式，進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)，始終樹立用戶至上的理念，切實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)服務(wù)工作。最后，應(yīng)充分注重檔案編研成果與利用效果的宣傳工作，檔案工作人員應(yīng)重點(diǎn)宣傳用戶利用效果及產(chǎn)生的實(shí)際效益，充分調(diào)動(dòng)人們開發(fā)利用檔案資源的積極性。除此之外，單位還應(yīng)通過檔案利用程序的開展工作，保證人們了解檔案內(nèi)容的利用程序，保證檔案資源查詢與利用的便捷性。

3.2豐富館藏，保證檔案資源結(jié)構(gòu)的合理性

為了保證檔案信息資源的開發(fā)與利用效果，相關(guān)工作人員應(yīng)充分保證檔案信息的質(zhì)量與數(shù)量，構(gòu)建合理的管理結(jié)構(gòu)。一方面，應(yīng)注意擴(kuò)大檔案的收集范圍，收集本單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種檔案資料，并保證齊全性。另一方面，應(yīng)針對(duì)本單位檔案的實(shí)際情況建立完善可行的檔案征集制度，收集歸檔分散檔案，建立可行的管理系統(tǒng)。

3.3加快信息建設(shè)，提升檔案信息的整合力度

首先，隨著信息資源的快速發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)充分融入信息化建設(shè)，提高利用效率。對(duì)此，應(yīng)在檔案整理、收集、鑒定以及開發(fā)利用期間融入信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)開發(fā)技術(shù)，加快信息化建設(shè)進(jìn)度。其次，應(yīng)保證檔案的數(shù)字化管理，提高檔案的電子化管理水平，為館藏檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化管理，為此后信息資源的開發(fā)與利用工作提供更多的便利。最后，與其他檔案館、圖書館等建立有效的聯(lián)系，以充分掌握檔案館藏的實(shí)際情況，保證資源的共建與共享，切實(shí)發(fā)揮檔案信息資源的實(shí)際價(jià)值。

3.4采用先進(jìn)挖掘技術(shù)，保證檔案信息的增值性

首先，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與用戶強(qiáng)化溝通聯(lián)系，在檔案資源開發(fā)利用期間樹立以用戶為中心的工作理念，通過有效調(diào)研針對(duì)性的提高檔案信息資源的開發(fā)與利用效果。其次，在挖掘檔案資源內(nèi)部信息元素時(shí)應(yīng)保證全面性與多層面，通過精細(xì)整理提高檔案的編研質(zhì)量，保證檔案的增值性。再次，檔案管理部門應(yīng)改變以往傳統(tǒng)的管理模式，轉(zhuǎn)移工作重心，實(shí)現(xiàn)深挖掘與重利用。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用至各個(gè)領(lǐng)域，檔案工作人員應(yīng)在以用戶需求為導(dǎo)向的基礎(chǔ)上，保持敏銳的檔案信息資源意識(shí)，在綜合分析檔案資源信息方面采用大數(shù)據(jù)與云計(jì)算技術(shù)，真正轉(zhuǎn)換館藏檔案的實(shí)際價(jià)值，為用戶帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。最后，檔案管理人員還應(yīng)針對(duì)當(dāng)前實(shí)際館藏情況建立完善可行的反饋信息系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確分析檔案資源的利用情況，針對(duì)存在的問題提出建設(shè)性意見，跟蹤了解檔案資源的實(shí)際效益，充分發(fā)揮檔案資源作用。

3.5開展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案信息的開發(fā)與利用期間，管理人員應(yīng)保證檔案資源的齊全性與系統(tǒng)性，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，以充分保證檔案資源的開發(fā)與利用質(zhì)量。在開發(fā)利用檔案資源期間，管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行整合挖掘，保證為用戶提供高效率的檔案咨詢服務(wù)，由此看出，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案信息的利用效益。一方面，相關(guān)管理人員應(yīng)重視檔案管理，安排更多專業(yè)的管理人才，為檔案的開發(fā)與利用建立專業(yè)化的人才隊(duì)伍。另一方面，單位應(yīng)專項(xiàng)培訓(xùn)檔案管理人員，保證其掌握信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)知識(shí)結(jié)構(gòu)的多元化，以便在檔案開發(fā)與利用期間熟練采用各種新技術(shù)，真正提高檔案信息資源的開發(fā)質(zhì)量，最大程度的充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。

結(jié)束語

在檔案信息資源管理過程中，各個(gè)部門應(yīng)探索使用電子網(wǎng)絡(luò)化模式，針對(duì)存在的問題提出積極的對(duì)策，強(qiáng)化檔案信息管理部門的聯(lián)系，不斷推進(jìn)信息管理模式的進(jìn)步，這樣才可以更好的滿足檔案信息資源的增長(zhǎng)需要。

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