醫院安全保衛檔案管理現狀與對策

張義森 田云峰 閆孟菡

關鍵詞：安全保衛檔案 ? 醫院 ? 管理現狀 ? 措施

醫院安保檔案包括醫患糾紛、治安、隱患整改和消防等資料，其記錄形式多樣，以文件材料、聲像和圖表等為主[1]，此類資料一方面能為后期查找提供依據，還可為同類事件的發生提供指導，因此保存價值高。現通過分析醫院安保管理的具體狀況，針對存在的問題提出有效的整改措施，以期提高檔案管理成效。

一、醫院安保檔案的主要作用和特點

安保檔案的作用主要表現在三個方面，其一、客觀且詳細地記載了歷史情況，是歷史的憑證，可為現實工作考察乃至解決問題提供有效的服務;其二、具有服務作用。檔案內容豐富，能為安保工作組織有關機構進行宣傳教育、教學等提供服務;其三、具有參考作用。檔案不僅詳細記錄了以往工作中遇到的情況，還準確記錄了以往安保工作中的經驗教訓、思想發展等，能為現實工作提供參考。

安保檔案的特點表現為多樣性、機密性和現實性，其中多樣性表現在其工作內容復雜，設計范圍廣，檔案內既包括項目檔案、事故檔案和案件檔案，也包括治安處罰檔案和改造檔案等，故在管理時需合理分類檔案，結合檔案的重要程度運用最規范的管理方法;機密性表現在部分檔案涉及國家與政府相關機密事件或文件，保管時需重點管理，避免泄露檔案信息，給國家、社會的安全帶來隱患;現實性則表現為檔案的內容均是客觀記錄安保工作，能夠指導安保工作，但其并非一成不變，需結合安保工作方式、安保問題的性質予以科學轉化，管理時需結合檔案動態變化制定最適宜的管理方法。

二、醫院安保檔案管理現狀

（一）硬件設施不完善

當下醫院安保檔案管理信息化建設較為落后，諸多檔案管理工作依舊沿用傳統的手工管理方法，主要原因在于未充分重視安保檔案管理工作，使得檔案丟失、破損等情況時常出現，并且查找檔案時也存在一定的難度，故需要加強硬件設施建設，使檔案管理的完整性與科學性得到保證。

（二）管理者素質不高

由于醫院未充分重視安保檔案，造成管理者在招聘時未嚴格考核應聘者的管理素質與能力，且上崗前未開展專業化的培訓，使得管理人員的意識、素質和能力等均不達標準，最終引起管理漏洞，降低檔案管理的效果。

（三）管理制度不健全

醫院安保檔案管理制度尚不完全，盡管現存的制度較多，但可行性較低，這就造成檔案管理問題出現時，各個管理人員相互推諉責任，在這種工作狀態中，管理人員工作積極性低，實際操作時易出現違反規定的行為，譬如室內抽煙等，甚至部分管理者缺失職業道德，為了一己之私通過管理漏洞從事不法勾當，造成檔案泄露。

三、提高醫院安保檔案管理效果的對策

（一）提高管理的標準化與信息化水平

近些年來，隨著辦公信息化及自動化的不斷發展，以往的工作思路及方式已無法滿足當下醫院檔案管理辦公的要求。故需要強化檔案信息化建設，使檔案資源的利用與管理水平得到提高。檔案管理標準化是指在開展檔案管理工作時，需依據標準化的要求，規范化管理檔案[2]，包括檔案的組卷格式、標引規則和分類等，尤其是要確保檔案著錄的嚴格性與規范性，使檔案標引及管理工作趨于完善。檔案管理信息化是指在管理與存儲檔案時，要善于采用計算機技術、信息技術和通信技術，使管理的效率得到提高，包括使檔案管理的社會效益、經濟效益得到提升。提高檔案管理信息化、標準化的水平，能確保檔案管理工作趨于完善，最終使檔案管理的效率得以提高。

（二）加強電子化建設

在科學技術的不斷發展下，檔案管理工作的模式也發生了較大的改變，已由以往的紙質化管理向電子化管理逐漸轉變，對檔案進行電子化管理能豐富資料載體的表現形式。當下醫院安保檔案管理中影音、電子數據等方式愈發常見，不僅能為后期工作提供準確全面的參考，還可豐富參考的途徑。醫院對檔案管理電子化加強重視，使電子化水平得到有效提升，更有利于安保工作的開展。另外，一些具有一定年限的紙質載體、資料逐漸破舊和風化，通過電子化技術，能掃描及復原原件，使之轉變為電子格式，進而得到妥善保存，使安保檔案管理工作更完善與準確，繼而使檔案管理電子化水平進一步提升。

（三）加強管理者的綜合素質及能力

在醫院安保檔案管理中，影響管理效果的因素除了從業者的數量、素養和管理能力之外，還與檔案管理體系、管理人員工作方式等有著直接的影響。因此醫院需不斷提高管理人員的服務質量和工作能力[3]，將檔案管理工作推向更理想更穩定的方向發展，進而使檔案管理更加專業性與規范性。為滿足現代化發展的要求，醫院安保檔案管理也要進行現代化管理，以高專業能力、高素質人才隊伍作為基石，要求每位管理者掌握嫻熟的理論知識，具備科學先進的管理技能，熟悉管理的每一流程，在管理工作中能彌補崗位空缺，身兼數職，保證管理效率的同時提高管理質量。另外，管理人員還要掌握先進的管理技術，學會運用電子計算機技術、光盤刻錄技術等，在工作中不斷加強隨機應變能力，使管理工作落實到位，最終使檔案資源的價值得到充分發揮。

四、結語

隨著醫療衛生改革的逐漸推行，醫療單位受到了極大的沖擊，不僅對醫院安保檔案工作提出了全新的挑戰，增加了新的內容及種類，還提高了檔案管理工作的難度。目前我國醫院安保檔案管理存在管理隊伍不穩定、硬件設施不完善、管理意識淡薄、管理制度不完善以及缺乏現代化手段等問題，為進一步增強管理效果，除了要提高管理標準化水平，還要提高管理者的綜合能力，善于進行電子化建設，充分利用計算機網絡的優勢，重視檔案的開發及利用，使檔案安保信息資源在建設文明行業、深化醫院改革以及促進醫院可持續發展中發揮重要作用。

參考文獻：

[1]胡琦.醫院安全保衛檔案管理現狀與對策分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2018，（04）：138-139.

[2]伍肇民.淺談醫院安全保衛工作中的檔案管理措施[J].辦公室業務，2017，（06）：155.

[3]崔永亮.醫院安全保衛工作中的檔案管理[J].黑龍江史志，2013，（11）：76.

（作者單位：[1]張義森、閆孟菡：泰安市中心醫院保衛科;[2]田云峰，泰安市中心醫院人力資源部。）