信息化時代辦公室檔案管理工作的創新研究

王浩

在學校和事業企單位中，對于單位內檔案的管理也是非常重要的，單位內的檔案管理是學校和企業管理的重要層面。對于檔案管理，就是指的是對于公司或者企業內部對于本公司或者本企業管理所提供的數據記錄和數據保存，對于公司或事業企單位的發展起著基礎性的作用。隨著管理數據的增多，檔案管理工作越發復雜，就需要一種更為便捷有利的方法去進行公司和事業企單位的檔案管理，以達到以高水平和高效率的方式進行，這里就引用了信息化檔案管理工作的方法。

一、信息化時代下的檔案管理所要面對的問題

（一）對于信息化時代下檔案管理的方式方法

在信息化時代以來，對于學校的檔案工作有較為之前的兩個區別：其一在于，在之前進行檔案管理工作時，對于檔案的保存需要進行分類，對每一個條目的細分，是一件非常需要細心的工作，但難免會出現問題，還要隨時擔心檔案會丟失的風險，而且檔案保存的條件要求較高，保存時間往往不會保存很久，最容易出現的就是保存時間較長的檔案，在經過時間的流逝下，已經慢慢腐蝕，不具備檔案多次查閱的條件，也就失去了檔案管理的作用。其二在于，檔案隨著時間的變化和學校的發展，檔案分類要進行一定的變動，比如在進行教育方面的改革以來，擯棄了學校的一些部門，新增了學校的一些部門，對于這些新增的或者已經不存在的部門的檔案需要進行一個新的劃歸或者整理。再者，由于學校每年都需要進行新生入學和老生畢業，所以需要移動和尋找的檔案量是巨大的，對于在檔案尋找和增庫過程中的一些事項，也是讓檔案管理人員很頭疼的問題。在進入新時期以來，檔案的信息化不斷發展，對于檔案進行在信息化基礎上的科學化管理，已經發展漸漸成熟。科學化的信息檔案管理，能夠長時間的做到對于檔案的一個保存作用，其二，在進行信息化檔案管理的模式下，在檔案管理的過程中，能夠將各種檔案準確的從檔案庫中尋找出來，做到了檔案管理的準確性和有效性。在第三個層面，在檔案管理中能夠進行有效的智能化分類，避免了因人為疏忽導致分類的錯誤。

（二）對于信息化時代下檔案管理的面對問題

信息化時代下的檔案管理需要有一整套的配套科學管理系統，才能夠做到有效地應用。在當下的學校中，由于檔案管理的總量是一定的，所以領導方面往往忽視了對于檔案管理的科學化和信息化建設，因此，檔案管理工作在運行到每年的入學和畢業階段，都會陷入一個繁忙崩潰的局面，對于學生的正常應用造成較大的影響。所以需要建立系統完善的檔案管理體系，在進行辦公室檔案的管理中，應用信息化管理技術。

二、現階段辦公室檔案管理所要面對的問題

（一）辦公室檔案管理在信息化特征下與社會產生的隔閡

在現階段的發展中，隨著時間的延伸，辦公室所肩負的責任和擔當越來越大，由于所要處理的問題越來越多，使得辦公室的檔案管理工作愈發困難。辦公室管理檔案的難度也越來越大，所以，在信息化快速發展的階段中，只有好好把握信息化發展的勢頭和程度，才能夠應用信息化的發展，做好檔案的管理工作。最重要的就是充分應用信息化階段的技術和方法升級檔案管理制度，應用信息管理系統等智能化應用系統，實現快捷長時間的管理。而在現階段的檔案管理過程中，出現的與信息和數據發展不對稱的問題，常常會導致檔案管理工作的效率大大減低，達不到應有的效果。

（二）辦公室檔案管理人員自身的工作素質層次不齊

在信息化時代的發展中，要做到信息化的檔案管理，就要做到管理人員有相應的素質和要求。管理人員需要做到充分掌握各種信息化條件下的檔案管理方式和思路，檔案管理工作在現階段不同于以往，而需要擁有高素質的人才，進行更新化的管理。在從前，領導人員對于檔案管理工作只是維持原狀，不能根據信息化形式的發展做出自己的更新策略，從而導致的檔案管理工作的落后，影響了檔案管理的效率和進程。

三、信息化時代下辦公室檔案管理的創新思路

（一）提升檔案管理人員的創新意識和科技水平

在信息化時代下要進行對于辦公室檔案工作的進一步發展和創新，就要把辦公室檔案管理人員的綜合素質和信息時代下的信息素養提升到一個嶄新的水平和階段。檔案工作是一個精密性的工作，對于工作人員要有高水平的反應能力和細心程度，還要有一定的邏輯思維能力，能夠根據文檔的類別對不同的文檔進行劃分和分類。需要對于檔案管理人員的做法是，要提高他們對于檔案工作的熱情和信心，興趣是最首要的前提，要熱愛這份工作，才能夠認真對待這份工作。此外，還需要做的一個層面就是要提高他們自己的綜合素質，所謂檔案人員的綜合素質，就是指的是對于檔案工作和檔案管理的信息化水平能力。隨著時代的發展，信息化技術的不斷提高，更應該不斷提升自身的綜合素質和專業技能，才能更自信和更準確的做好檔案管理工作。

（二）對于信息化檔案管理系統的管理

要做到信息化辦公室檔案的管理，就需要轉變辦公室檔案管理的工作重心。眾所周知，在以往對于檔案的管理中，大多是以紙質資料為主的，需要有一整套的檔案整理和檔案儲存制度，比如需要設立檔案整理人員，需要建立檔案存放室，還需要安排人員進行定期的清理和檢查，以保證檔案的完整性和可查閱性。但是在信息化的浪潮中，數據量的越來越大，所導致的檔案工作出現的難題，已經越來越成為一個凸顯的問題。所以，這就需要把傳統的紙質檔案轉換為信息技術下的電子檔案。對于電子檔案的管理就可以運用信息化的技術進行管理。可以通過建立檔案管理的電子庫，通過收集和整理從前的紙質檔案，在電子檔案管理系統上進行數據錄入，實現電子檔案的自動分類和永久保存。同時，對于電子檔案，可以設立一定的數據共享門戶，實現檔案的實時查閱。在信息化的基礎下，能夠對檔案進行實時準確的查閱，是信息化電子檔案的顯著的優勢。同時電子檔案的其他優勢在于，電子檔案的應用減少了一定的維護人員，減少了存放檔案的空間，能夠使得檔案具有一定的完整性，防止檔案信息在保存過程中的缺失。再者，還可以通過在線客服，能夠讓需要查閱檔案的人給一個便利的一個指引。

（三）檔案信息管理共享系統

在信息化時代下的檔案管理系統下，檔案會列入大數據庫的實時管理，而不是像過去一樣，把檔案只是進行簡單的歸列和保存，通過建立檔案管理的共享系統，在現代化信息系統的背景下，通過實現信息和數據資源的共享，實現對于檔案信息的互通互享。即做到，在不同的檔案層面中，檔案信息是共享的，對于檔案的便利在于，能夠把一些相同的檔案信息進行歸納和總結，從而整合成最為完整的一個檔案信息。其次，通過有效地反饋機制，不斷改進電子檔案的系統漏洞，做到跟隨用戶體驗實時更新。

（四）完善硬件設施，加快軟件和硬件的更新開發

對于辦公室檔案系統，不僅需要做到電子檔案系統的完善和更新，還需要做到對于硬件設施的裝配和使用。在檔案室中，需要要求有計算機和打印機，掃描儀等最為基礎的硬件設施配套，以便于更好地進行檔案管理工作。同時，對于軟件的開發，要做到自主性和不斷地完善性能，需要建立查詢和查閱為前提的軟件和一體化的客戶信息記錄系統。同時還要有一套專用于內部工作人員的管理和查閱軟件系統，方便管理人員進行檔案的規整和分類記錄。除此之外，還需要和一些檔案提供部門形成良好的合作，確定檔案來源和檔案的正確性和歸屬。制定一整套操作流程和管理制度，保證檔案的安全性。

四、結語

在信息化的時代下，檔案的管理工作需要進行創新性的發展，就要做到，要求檔案管理工作跟得上時代發展的步伐，做到不落伍，讓數據能夠與檔案管理相適應。同時要加快科技創新力度，將檔案發展管理和科技創新結合起來，做到檔案管理工作的科學性和科技性。建立電子檔案的共享信息系統，加快產業結構的轉型升級，實現檔案管理的時代性。通過先進的信息網絡系統將檔案電子庫和大數據結合起來，實現檔案的互通互享。

參考文獻：

[1]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創新研究[J].中國管理信息化，2018，（12）：184-185.

[2]劉倩.信息時代高校辦公室檔案管理工作的創新研究[J].新經濟，2016，（15）：125.

[3]潘鑫.信息化時代辦公室檔案管理工作的創新淺談[J].中外企業家，2019，（01）：103.

[4]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2016，（18）：126.

[5]馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創新研究[J].黑龍江科技信息，2015，（34）：129.

（作者單位：山東省萊陽衛生學校）