淺談檔案利用服務工作

劉樹平

摘 要：檔案是歷史的真實記錄，是社會各項事業發展的重要基礎；檔案利用工作是檔案部門直接向利用者提供檔案，為黨和國家各項事業服務的工作；檔案利用工作是檔案管理工作中的關鍵環節，各項工作對檔案的利用便是檔案利用工作的直接體現。檔案利用工作在檔案工作中有著重要的意義。

關鍵詞：檔案；利用；重要性

檔案是歷史的真實記錄，是社會各項事業發展的重要基礎；檔案利用工作是檔案部門直接向利用者提供檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。檔案利用工作是檔案管理工作中的關鍵環節，各項工作對檔案的利用便是檔案利用工作的直接體現。檔案利用工作在檔案工作中有著重要的意義。做好檔案提供利用 讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。現結合自己多年從事檔案管理工作的實際，就如何做好檔案提供利用工作談幾點體會。

一、對檔案利用工作重要性的認識

保管檔案的根本目的是為社會各項事業提供服務，所以說提供檔案利用是檔案管理工作的重要環節。檔案提供利用工作的重要性是以服務社會各項事業發展為宗旨，通過現代化配合原文手工檢索等有效手段，開發、傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會各方面對檔案的需求，充分實現檔案的價值。檔案工作重在服務，檔案工作的服務程度、力度、廣度決定著檔案工作的影響力，而這種服務主要是通過檔案利用服務工作來實現的。同時，社會各界也會通過利用服務這個窗口來認知檔案工作，審視檔案部門的工作效率和精神面貌。如：社會上很多人通過查閱利用檔案，解決了工作中的實際問題，進而了解、認識了檔案的重要作用；眾多的科研工作者、史學家通過利用檔案完成了重大科學研究、史學巨著；最為普遍的是單位編史修志，均離不開檔案資料。因此，檔案的價值作用，只有在利用中才能被真正認識，只有利用得當才能出效益。并且，檔案利用服務工作開展的好與壞，接待服務水平的高與低，不僅影響著檔案利用率，影響著檔案工作部門的形象，甚至影響著一個地區檔案事業的發展。

二、做好檔案提供利用工作的幾點認識

（一）提高認識、加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

（1）檔案工作人員自身要有正確認識。檔案人員首先要正確認識檔案工作是服務社會，造福人民的一項工作，要本著對歷史負責，為社會服務的態度，牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。堅持做到“接待咨詢熱心、解答問題耐心、調閱檔案細心”。

（2）提升檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳《檔案法》等檔案法律法規，宣傳館藏檔案資源的內容，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，積極利用檔案。工作人員在工作中自覺養成遵照檔案法律法規要求收集、整理、保管和利用檔案的良好習慣。

（3）變被動服務為主動服務。過去由于種種原因，檔案管理采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對檔案廣泛的社會性和豐富的內容不甚了解，甚至認為檔案是 “保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規的頒布實施和人們對檔案工作重要性認識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個社會事業中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識，檔案部門應主動適應社會要求，積極主動為社會提供利用服務。

（二）加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵

（1）豐富館藏，優化館藏結構，是做好利用服務的首要條件。收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用要求。近幾年，檔案館及時接收檔案進館，擴大館藏范圍，做到門類齊全，結構合理，地方特色突出。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全，同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。

（2）完善檔案檢索工具。能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制了文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務，又進一步提高了檔案利用的工作效率。

（3）熟悉館藏是提高工作效率的有效途徑。作為查檔接待服務人員，全面熟悉館藏情況，掌握各全宗存放位置、各全宗部門的基本內容、基本職能，全宗之間的相互關系，及全宗管轄范圍、發展變化概況和所屬關系等有關情況，提高檢索速度，提高查準率和查全率

（三）加強學習，健全制度，實現檔案管理現代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

（1）加強對檔案人員的學習培訓。隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的普及使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業務和科學技術的學習培訓，不斷提高“兩個素質”和管理水平，才能充分發揮檔案的作用，提供及時、準確、周到的服務。

（2）建立健全檔案工作各項規章制度。《檔案法》第十條明確規定“各級各類檔案館、機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配備必要的設施，確保檔案的安全，采用先進技術，實現檔案管理現代化”。為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責任制》等，這些制度規范了檔案工作各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，確保檔案利用工作建立在堅實的基礎之上。

（3）逐步實現檔案管理現代化。目前，機關辦公自動化已廣泛啟動，檔案管理現代化也是必然趨勢，這對檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現代化的轉變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現在起就抓緊工作，創造條件，促進其從傳統的紙質化向數字現代化發展，促進檔案利用服務工作效率的提升。