人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策

唐彥

摘? ? 要：在當今飛速發展的時代，互聯網信息技術的可取之處逐漸在各行各業開始有所體現，信息化的出現使得人們的生活和工作都得到了便利。信息化的出現自然也會對檔案資料等信息的管理方面提供不可忽視的便利。本文對影響人力資源檔案管理信息化的因素進行了探索并找到解決這些因素的對策，從而更好的將信息化建設融入到人力資源檔案管理中。

關鍵詞：人力資源檔案管理;信息化;影響因素;建設策略

1? 前言

在當今急需人才的社會，人力資源是企業組織的主要力量，而人力資源檔案管理的存在便是發現人才并幫助人才找到屬于自己的崗位，有效的做到將“人才用到刀刃上”，從而使一個地區的人力資源發揮出最大的功效，所以對人力資源檔案清晰有效的記錄是非常有必要的，而信息化技術為檔案的管理提供了既高效又精確的管理方式。

2? 人力資源檔案管理信息化概念簡述

所謂人力資源就是指具備勞動能力的人口，是指在社會經濟發展中提供主要力量的資源，能夠幫助經濟迅速發展。每個地區在進行經濟開發時，優質的人才都是必不可少的，所以需要對人才的數量、人才的文化程度和人才的工作能力等資料進行管理和記錄。而對人力資源檔案等資料進行統籌的管理便需要應用到信息化技術，也就是所謂的人力資源檔案管理信息化，利用信息網絡體系結構，將孤立零散而又繁多的數據進行信息化處理，從而形成自上到下，有規律有結構的信息網絡。

3? 影響人力資源檔案管理信息化建設的重要因素

3.1? 在檔案信息化意識的樹立方面有欠缺

對于我國現階段的發展來說，人力資源檔案管理信息化是相對落后的，檔案信息化的意識并沒有在人們的心中存留，甚至有的人還不足以認識到檔案信息化的重要。對于人力資源檔案的管理，有關部門還帶著傳統的檔案管理觀念，認為將人力資源的檔案進行保存、塵封在高閣之上，沒有破壞和丟失就是完美的完成了任務。但是，這是有悖于人力資源檔案管理信息化的想法的，人力資源檔案不能只是停留在對于基本信息的記載上，而是跟隨時代和人力的更新，人力資源檔案也是需要及時的補充和更新，并且它是時刻作為人力開發的依據，應是被人時刻查閱的，而不是將這份檔案信息束之高閣，忽略它的重要性。

3.2? 在檔案信息化設施的建設方面有落后

基礎設施的建設對于檔案信息化的進行也是必不可少的影響因素，可以說是檔案信息化步驟當中的首要條件。在我國相關的部門大多都是以紙質為主，更加重視紙質的質量與加工，并沒有將與信息化相聯系的計算機、打印機的設施進行配備和使用。雖然有關部門曾主張檔案的信息化建設，但是他們只是將人力資源的檔案信息進行里簡單的記錄保存，并沒有利用信息化的技術對檔案信息進行篩選、整合、共享等工作，而是局限在收集和整理的信息工作。這種現況真實的反映了沒有對信息化技術進行掌握和利用，在與檔案信息化建設的思想背道而馳。

3.3? 在檔案信息化制度的規范方面有缺失

對于任何的行動或是行為來說，制度的規范都是非常有必要的方面。對于檔案信息化建設來說，制度的規范能夠更好的對檔案信息化的探索有一個穩定的規劃而不是口頭上的說說而已。信息化的出現雖說是帶來了極大的便利和好處，但是信息化的建設同樣面臨著挑戰，當傳統的紙質檔案以電子的形式出現時，二者一定會發生碰撞，很可能會造成檔案信息的雜亂或是丟失。所以，在檔案的信息化建設時期，一定要做好對檔案的保護工作，規范檔案信息化制度，防止檔案信息的被泄露和被惡意篡改。

3.4? 在檔案信息化人才的培養方面有欠缺

檔案信息化是跟隨時代腳步所出現的新方法，所以，對于檔案的信息化建設來說，與這一方面有關的人才也是有必要的。人力資源檔案的管理本身就是一項保密性、專業性都很強的工作，所需的人才也應該是道德素質高并且有過強的專業技術的人才。但是，從我國的現狀來看，人力資源檔案的管理人員并沒有對檔案信息有過多的關注，對于人力資源檔案管理信息化的相關專業知識也多有不足。

4? 人力資源檔案管理信息化的建設對策

4.1? 樹立人力資源檔案信息化的意識

檔案信息化建設的意識可以說是人力資源檔案信息化管理的核心所在，起著支配作用，它帶領著檔案信息化的進步。將人力資源檔案管理者與其所在領域中的各項任務相結合;將人力資源檔案管理工作和社會活動相結合是提高檔案信息化建設意識的要求。不僅僅如此，還應該讓檔案管理者適應社會的進步，將傳統的封閉式檔案工作轉為開放型工作，加快信息的記錄由手工的錄入到數字化信息化保存的過程，深入培養檔案信息管理工作者的現代化意識、信息化意識和科技化意識。

4.2? 完善人力資源檔案系統的設施建設

在當今的社會，只依靠簡單的手工管理將人力資源檔案信息進行管理是難以實現的，它難以將信息進行有條理的保存，所以，網絡信息技術的應用對于人力資源檔案的管理是十分有必要的，它既能推動檔案信息在前期階段的記錄整理和歸納保存，又能為檔案信息在后期的查閱與利用提供便利。如果要對基礎設施的進行配備的加強，那么承載信息化技術的計算機是必要前提，從硬件上對于電子計算機的配備，可以提高檔案信息的所用計算機與網絡技術的融合度，從而提高檔案信息化的建設水平。其次是對局域網的完善，使檔案管理工作者的工作形成網絡化的特點，便于對檔案信息進行管理和應用。

4.3? 健全人力資源檔案信息化的制度體系

制度的完善，才能對人力資源檔案信息化管理起到規范作用。完善人力資源檔案信息化制度主要以管理、業務和技術三個層面為主，這三個層次缺一不可，它們都影響著檔案信息化的整個過程。為了達到人力資源檔案信息化的規范性，應建立相應的制度，使的檔案信息化建設的每個步驟都使有章可循的，使其過程成為一種長期的有效機制。

4.4? 加大對人力資源檔案信息化人才的培養

培養檔案管理工作者、相關的業務能力和專業技能，使其能夠就將人力資源檔案的工作流程銘記于心。挑選具有較強的知識內涵的人才，樹立檔案工作人員道德意識，培養良好的職業素養和責任素養。

5? 結束語

在新時代新社會新經濟的背景下，人才市場的激烈競爭從來都沒有停止過，要想留住人才、利用人才就需要企業加強對人力資源檔案管理信息化，從而推動企業的發展。

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