財務共享模式在機關單位財務檔案管理中的應用研究

王燕

[摘 要]在“互聯網+”的大時代背景下，云計算、大數據等信息技術被廣泛運用，財務共享模式在眾多大型跨國企業中相繼被采用。財務共享模式帶來的財務工作便利化，使機關單位開展財務檔案管理工作更加順利。本文首先闡述了財務共享模式的概念，通過系統地介紹財務共享模式，概括地描述出機關單位在財務共享模式下的財務檔案管理特征，并提出了財務檔案管理工作的應對策略，希望可以為機關單位財務檔案管理工作提供有用的信息。

[關鍵詞]財務共享;財務檔案;機關單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.024

[中圖分類號]F810.6;G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-00-02

0? ? ?引 言

財務共享模式引進國內年限不久，國內外大型企業運用這種模式開展財務檔案管理工作還屬于新興階段，隨著財務共享模式逐漸運用，財務檔案管理工作發生著質的變化。機關單位財務檔案管理工作運用財務共享模式，相較以前是一個比較大的挑戰。與傳統財務檔案管理工作相比，基于財務共享模式下開展管理工作更加便利，信息也更加同步。在運用財務共享模式時，一般是集中將各個板塊的財務檔案歸于財務共享中心中，很大程度上方便了財務檔案的線上傳輸和應用，實現了憑證在線獲取、網絡報銷、核算報銷、傳輸入賬、資料歸檔和線上保管的一體化管理。

1? ? ?財務共享模式概述

在目前已知情況下，我國各個行業領域中共已建立了450余家財務共享服務中心。財務共享模式得以完美運作，離不開強大的互聯網信息系統支撐。財務共享信息系統包含五大系統，分別是網絡報賬系統、財務核算系統、影像管理系統、電子檔案系統、資金管理系統，五大系統之間密切聯系、相互融通。

1.1? ?網絡報銷系統

網絡報銷系統將傳統紙質版的報賬工作完全信息化、網絡化。一方面，通過網絡報銷系統，工作人員在線進行填單、業務審批、賬單傳送以及最終審核等工作，完全實現了財務審核和報銷工作的統一進程，增加了信息共享的透明度。另一方面，網絡報銷系統也大大提高了財務信息傳遞的時效性、真實性和安全性。

1.2? ?財務核算系統

運用財務核算系統，財務工作人員在線編輯賬單，通過核算系統的運作模式，自動生成賬單信息，每到月末自動記賬與過賬，自動生成報表。財務核算系統改變了傳統模式下人工賬單記錄及人工生成報表的煩瑣性，降低了錯誤率。

1.3? ?影像管理系統

影像管理系統可直接掃描財務賬單，掃描生成的電子賬單可作為信息網絡傳遞的載體。應用影像管理系統，使信息化流程取代傳統數據傳輸模式，生成的電子檔案同時可進行賬單電子信息儲存、影像信息傳送，進而方便賬單審批工作的集中管理工作，這樣一來，不但大大提高了審批工作的效率，同時降低了運輸成本。

1.4? ?資金管理系統

運用資金管理系統，使單位資金可視化，財務人員對于資金結算、調用以及資金收支管理都在可視化模式下進行，簡單明確。應用資金管理系統，在一定程度上提高了機關單位財政資金的利用效率，實現了單位財政的統收統支，大大降低了收支過程中可能出現的財務經營風險。

1.5? ?電子檔案系統

電子檔案系統將財務檔案進行在線管理，電子信息替代了傳統紙質賬單，在閱讀、調動方面更加便捷，降低了紙質版財務檔案的管理成本。

2? ? ?財務共享模式下機關事業單位財務檔案管理的特征

2.1? ?工作地點發生了變化

在滿足財務檔案整理的規整性和完整性的要求上，采用財務共享模式，將橫向屬地財務管理體系向縱向財務共享的流程標準模式轉變，同時滿足機關單位對財務管理工作的內控要求。將以前紙質版的財務檔案從屬地轉移到財務共享系統上，無論信息轉移發生在產生財務檔案時還是在之后的某個時期，都要確保該轉移過程順利完成。

2.2? ?工作范圍發生了變化

基于財務共享模式下，財務檔案由原來所在的機關單位流向于財務共享服務中心。隨著財務檔案轉移，其他流程的工作也緊密跟隨，例如，收集整理工作，在運輸過程中的管理工作，檔案質量的管理工作，風險控制工作以及成檔時和成檔后的管理工作等。與傳統財務紙質版檔案管理工作相比，財務檔案運輸過程中的工作范圍也在進一步加大和延伸。

2.3? ?工作內容發生了變化

財務檔案傳送擴大了工作范圍，相對應的，工作內容日益煩瑣，涉及檔案收集與管理工作，以及在收集與管理工作進程中開展的標準制定、監督工作，在檔案傳送各個環節中可能存在風險甄別、把控工作，財務檔案合理有效利用工作，檔案保管工作以及檔案信息延伸利用工作。

2.4? ?現有政策條件配合方面存在差距

運行財務共享模式，對于財務檔案歸檔、整理以及存儲方面都會對現行法律和政策帶來一些挑戰。我國現有的法律對于財務共享方面還沒有非常完善的要求與制度，在財務共享模式運行進程中，還需要走很長一段路，要經過一段磨合時間。

3? ? ?財務共享模式在機關事業單位財務檔案管理中的應用策略

3.1? ?提高財務工作效率，降低運行成本

若要完全實現機關單位財務檔案管理工作的規模化，必須對流程以及規則制定進行標準化管理，從而形成財務管理流程的最佳配合方式。第一，對財務工作人員進行整頓，使其不再受煩瑣的財務工作折磨。例如，金蝶集團在應用財務共享模式之后，財務人員銳減，由最初的300人變為現在的180人左右，整體下降了37%，工作人員的減少為金蝶集團節約了2 000多萬元的人工費用。減少不必要的員工，使企業財務人員結構發生很大變化，大大降低了財務部門的管理費用。第二，對財務檔案管理工作進行高標準化要求，保持口徑與尺度相符。這樣一來，可以消除一些不必要、重復性工作，提高工作效率。運用財務共享模式，能夠有效節省異地報銷時長。金蝶集團在財務共享模式下，異地員工可自行在網上填寫報銷單，以前從填寫賬單到報銷完成大約需要7天，而現在只需要1～3天便可完成。

3.2? ?及時錄入財務檔案新信息

機關單位應及時錄入財務檔案信息，確保財務信息的時效性。財務人員及時將財務信息錄入系統中，及時更新檔案，進而開展財務管理工作;無論是紙質版檔案還是電子版檔案都要及時共享，使其他工作人員能夠及時獲取，進而立即執行檔案管理工作。在這里需要著重說明的是，機關單位需要建立一個專門負責財務檔案管理的部門或者隊伍，只有這樣，才能更好地開展財務檔案管理工作，一旦發現問題可及時進行控制與處理。除人員管理外，機關單位應定時維護與升級應用的網絡系統，重視信息改進技術，確保財務檔案錄入與管理工作順利展開，及時更新網絡技術，提高工作自動化程度，提升檔案管理工作的效率。

3.3? ?擴大處理規模，增加處理事項

機關單位在應用財務共享模式之后，仍不可忽視財務檔案管理的基礎工業，在財務檔案傳送、儲存、溝通方面，都要建立一個同意標準的檔案處理平臺，通過規模性的管理工作，平衡財務檔案管理工作中的相關基礎工作成本。在擴大財務管理工作的處理規模之后，還要適當增加管理工作的處理事項。在財務檔案生成環節、傳送環節設立一些部門，例如，風險控制部門、審計部門或者其他方面的管理部門。對檔案傳輸過程中的一些數據和事項進行初步加工之后，將信息傳送至上述部門，加工后的數據可以降低這些部門的基礎工作量，降低因信息收集不完全而頻繁調動檔案而附加的成本。在所增加的處理事項中，可在財務檔案初步整理完成后進行檔案核查。增加核查工作，除了可以檢查出之前整理工作過程中可能出現的錯誤或者質量問題，還可以記錄與整理在核查過程中出現的問題，并進行歸類，進而統計出在各個業務環節中會出現的問題，這樣一來，便可有效規避工作風險，還可以分享給相關管理部門作為借鑒。

3.4? ?強化借用手續制度，加強風險控制

在財務共享模式最初應用階段，傳統財務檔案管理系統中的稽查崗位被撤銷，導致借閱紙質財務檔案的真實性以及相關聯影像檔案的一致性受到了極大質疑，導致其可信度大大降低?；诖?，機關單位應重視所有借閱財務檔案，檔案必須經過財務共享服務中心的負責人員同意才可進行借閱;增加檔案提取環節的稽核工作，同時強制要求辦理完整的借閱手續，減少檔案丟失可能帶來的損失，保證財務共享體系的工作質量。

4? ? ?結 語

基于財務共享模式下的財務檔案管理工作，就是為財務檔案管理工作制定一個標準化、數字化的數據收集系統以及信息綜合利用系統，更方便快捷地開展財務信息的共享工作，同時降低在檔案管理工作中由于操作失誤可能帶來的風險。在我國現有國情下推行的財務共享模式，已經逐漸與傳統財務檔案管理工作有機融合，無論從形式還是本質上，都很大程度地改變了原有財務檔案管理工作模式。財務共享模式目前還處于成長階段，需要共同探索新時代背景環境下財務檔案管理工作的行業標準。

主要參考文獻

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