大數據時代檔案管理工作的機遇與挑戰探究

方愛明

[摘 要]隨著電子計算機技術、網絡信息技術、大數據技術、云計算技術的快速發展，檔案工作已經進入信息化時代。這對檔案管理工作來講是一把“雙刃劍”，機遇與挑戰并存。本文立足于大數據時代全面到來的宏觀背景，在大數據時代檔案管理工作面對的機遇與挑戰的基礎上，提出進一步提高檔案管理工作水平的措施。

[關鍵詞]大數據;檔案管理;機遇;挑戰

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.083

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-0-02

0? ? ?引 言

隨著《政府信息公開條例》的頒布與實施以及政府職能的轉變，檔案管理逐漸失去了神秘感，越來越多地融入人們生活工作中，為人們所熟知并使用。在大數據、云計算、“互聯網+”

技術發展突飛猛進的時代，海量檔案信息給人們帶來了沖擊感，人們對檔案需求逐漸趨于多元化、個性化。檔案信息量的擴大和處理難度的增加，對檔案收集、整理和鑒定等工作提出了新的更高的要求。因此，在大數據時代，企業及個人應重視檔案管理工作帶來的機遇和挑戰。

1? ? ?大數據時代檔案管理工作的機遇

1.1? ?促進檔案管理變革創新

就目前社會發展的情況來看，檔案工作可以歸結為管理和應用兩大部分，基于管理和應用的需求與要求可以歸納為八大環節。在檔案管理與應用的每一個業務環節上，始終無法離開“卷”和“件”這種基礎單位。大數據所具有的碎片化、非結構性特征，某種程度上弱化了以“卷”和“件”為基礎的檔案管理，提高了檔案管理工作中對智能化、數字化、多樣化等現代科學技術的依賴程度，促進檔案管理技術變革，使檔案信息管理與應用不再受時間與空間的雙重限制。檔案信息資源將被置入更加廣闊的領域中管理、處理、傳輸和利用，從而提高了檔案管理工作的整體效率與效能，提升了檔案服務水平。

1.2? ?加速深化民眾檔案意識

新時代帶來了新發展，檔案事業從傳統的“國家模式”逐步轉變為新時期的“社會模式”，成為檔案管理的行動指南，是引領檔案工作創新發展的風向標，不僅是檔案管理部門內部變革與創新的需要，更是推動社會高速發展的訴求，同時也是外部環境驅動的結果。大數據時代的到來，使上述變革與外部驅動條件更加便利，為檔案事業的總體轉向帶來了新契機。海量檔案資源有利于民眾多方位提取他們所關心的信息，給生活帶來便利，但同時面臨甄別信息的重復性和時效性，因此，依托大數據技術深度挖掘檔案信息的價值，能夠進一步加速深化民眾檔案意識。

2? ? ?大數據時代檔案管理工作的挑戰

2.1? ?檔案管理環節處理面臨挑戰

大數據時代的到來，使檔案信息載體發生了深刻改變，已經由之前的傳統信息形態與傳播方式轉向了將信息系統作為驅動的發展方向，信息系統正在成為現階段各類檔案信息資源生成、處理、儲存、流轉的平臺。換言之，大數據時代中檔案信息的形成、分類處理、流轉移交、保管利用等業務流程都是在統一化的網絡平臺上無縫連接的，對信息系統開發和應用非常必要。在大數據技術的支持下，檔案信息的數量呈現幾何增長的態勢，面對海量化的檔案信息，開展傳統立卷工作就必須投入更多的人力和物力，傳統的逐份鑒定模式鑒定檔案已經不能適應現代社會的發展。在大數據碎片化、非結構性特征下產生的檔案信息，載體更趨于多樣化，如圖片、音頻、視頻等不同格式的電子檔案。同時，隨著政府開展無紙化辦公，政務信息通過電子文件進行傳輸，對網絡信息技術以及電子計算機的依賴程度逐漸提高。多樣化的電子檔案為檔案信息利用提供了豐富的載體資源，豐富了檔案信息的傳播方式。檔案管理工作中收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計這些環節都面臨著大數據技術、網絡信息技術、云計算技術等現代科學技術的沖擊。

2.2? ?檔案信息安全問題成難點

大數據時代的到來，使人們獲得檔案資源的途徑逐漸拓寬，然而在開放性、共享性極強的網絡世界中，數據與檔案信息的安全問題是不容忽視的難點。這一挑戰形成基于多方面原因，不僅包括理念層面的因素、技術層面的因素，同時也涉及法律法規方面的因素。從國家這一宏觀維度來看，帶有密級的檔案信息泄露無疑會對國家造成巨大損失，嚴重將影響國家安全與社會安定團結。從公民這一微觀層面來看，個人隱私信息泄露或者被不法分子惡意傳播，將會給公民的正常生活與工作帶來嚴重影響。然而事實表明，在大數據時代，無論是國家級的檔案信息，還是公民個人的檔案信息，都存在被傳播、竊取的可能。現階段，大數據時代確保檔案管理數字化檔案信息的絕對安全已經成為人們集中關注的問題。

3? ? ?大數據時代檔案管理工作的策略

3.1? ?以大數據技術提高檔案備份與留存水平

各單位開展檔案管理工作的過程中，可以借助信息技術進行檔案信息備份與留存，彌補傳統檔案管理中的不足，提高檔案管理的整體效率。在現代信息技術的支持與影響下，大數據技術應運而生，并被廣泛應用，為檔案管理工作開辟了新路徑，提供了全新的思路。相關部門開展檔案管理工作的過程中，工作人員可以借助大數據技術對實踐中形成的檔案資料進行信息化轉化，并且可以通過影音信息、圖片信息、文字信息等之間的相互整合，豐富檔案信息的內容，將檔案信息進行快速備份與留存。在大數據技術的支持下，檔案管理工作的管控將會更加便捷，檔案資料的使用價值也將大幅提高。通過大數據技術的支持，檔案管理工作人員可以總結出更科學、創新的檔案搜集與保管機制，從而全面提升檔案服務水平。

3.2? ?以現代管理系統實現檔案資料的精細化管理

信息技術的快速發展，驅動了各類數字化、智能化管理軟件工具的開發與利用。相關部門開展檔案管理工作的過程中，可以充分利用特定的軟件工具實現對檔案資料的精細化管理。例如，檔案管理人員可以通過檔案管理軟件實時更新檔案資料，如針對人事檔案進行管理的過程中，可以利用管理軟件實時添加某一崗位工作人員的勞動成果以及績效情況，對接檔案管理軟件與辦公管理軟件，將OA流轉中產生的過程審批等信息導入檔案管理軟件中，實現檔案形成的全生命周期管理。需要注意的是，通過特定軟件工具開展檔案信息管理的過程中，一方面需要單位領導以及檔案管理工作人員深刻認識到信息技術對于檔案管理的重要意義，單位領導應加大信息技術的相關投入，如購置檔案信息化管理的硬件設備、積極引進軟件工具等。另一方面，基于軟件系統的檔案精細化管理對相關工作人員的要求比較高，不僅要求檔案管理工作者具備檔案管理的專業知識，同時還要熟練操作計算機。因此，在推進檔案信息化建設的過程中，相關單位一定要注重人才引進與培養，為單位檔案管理隊伍注入新鮮的血液，注重加大對現有檔案管理工作人員的崗位培訓和繼續教育。在開展崗位培訓工作的過程中，不僅要夯實檔案管理人的專業知識與職業技能，為他們帶來信息技術方面的知識，提高計算機系統的認知，同時還要注意對檔案管理人員職業素養、責任意識、服務意識等方面的培訓，使單位內部檔案管理人員可以熟練應用檔案管理軟件系統，按照檔案搜集與管理機制的要求，開展高效率的檔案管理與信息服務工作，提高檔案管理工作的整體效率。

3.3? ?利用云技術完善“共享式”檔案管理模式

云技術在計算機技術、網絡信息技術的推動下應運而生，如今已經比較成熟，應用范圍十分廣泛，受到了人們的廣泛關注和青睞。電子計算機、智能手機等作為云技術的物理接口，已經非常普及，因此，在檔案管理信息化建設的歷程中，檔案管理部門可以充分利用云技術這一現代科技產物。例如，有效利用云技術的優勢，逐步提高單位內部檔案資料的共享程度，之后逐步實現檔案“云管理”的信息化建設目標。值得注意的是，在應用云技術開展檔案管理工作的過程中，相關單位應該集中關注網絡安全問題，這需要檔案管理工作人員及單位其他員工全面樹立檔案信息安全意識以及網絡安全意識;在利用云技術的過程中，嚴格把控檔案資料的信息安全。與此同時，在構建檔案資料共享平臺的過程中，需要各部門之間協作，因此，檔案管理部門一定要變被動為主動，做好檔案共享工作的橋梁與紐帶，積極完善檔案信息資料，推進“互聯網+檔案管理”順利實施。

4? ? ?結 語

大數據時代的到來對于檔案管理工作來說，既是機遇也是挑戰，如何實現檔案管理工作的創新發展已經成為人們集中探討的話題。基于此，在應用云技術的過程中，檔案管理人員必須樹立大數據思維，以現代信息技術、大數據技術、云計算技術等加快檔案管理信息化建設的步伐，積極提高檔案管理的時效性與總體水平，滿足廣大人民群眾的檔案服務需求，推動社會全面發展。

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