對石油系統歸檔問題的思考

葉德斌

摘要：本文通過對石油檔案重要性的闡述，結合中國石油西部鉆探吐哈鉆井公司實際，剖析了目前檔案歸檔工作存在問題，提出了處理歸檔的措施和建議。

關鍵詞：歸檔;檔案;石油;吐哈鉆井

隨著中石油向多種經營方式轉變，檔案歸檔數量越來越多、歸檔要求越來越高。歸檔是否及時，關系工作的開展，關系檔案的利用，更關系公司的生產運行，因此必須做到應歸盡歸。但在實踐中，歸檔問題一直是制約檔案水平提升的瓶頸。

一、石油檔案的重要作用

毛澤東長征中曾強調：“寧可丟性命，也不丟檔案”。原石油工業部部長王濤曾指出：“決不能認為我們的事業發展了，我們的工作就做好了。如果形成的檔案是不完整、不準確的，我們的工作不能算做好，而且是對國家、對子孫后代欠下了債”。

（一）檔案是歷史記錄。這些檔案，記錄了吐哈鉆井公司70多年的歷史進程，也記錄了前進過程中的問題、困難、應對策略、解決辦法和積累的經驗等，是公司發展的重要史料，是一部縮小版石油工業的創業史、成長史和改革發展史。

（二）檔案是有形資產。檔案完整記錄了公司生產、經營、管理方面的成果，是工程技術人員心血和智慧的結晶，是技術和知識儲備的重要形式，是企業核心競爭力的重要體現之一。

（三）檔案是生產要素。公司始終致力于推動檔案資源和服務利用體系建設，以吐哈鉆井公司為例，近三年累計實現檔案利用138人次，665卷/件，為公司各項業務發展提供了強有力信息支持。

二、目前歸檔現狀和存在問題

吐哈鉆井公司1939年組建于“鐵人精神”發祥地——玉門油田，是以石油天然氣鉆井為主，集鉆井技術服務為一體的專業化公司。78年的歷史館藏數量達到32971卷/件，目前正在以每年1500卷/件的速度遞增，但在歸檔過程中還存在一些問題，主要變現為“三個不”。

（一）重視程度不夠。在思想上，部分領導對檔案工作重要性認識不夠，存在“重工作、輕歸檔”錯誤思想;部分檔案員責任心不強，沒有對歸檔工作高度重視;部分機關和二級單位檔案歸檔存在應付思想。在管理上，部分單位未配備獨立檔案管理部門，無專職檔案管理人員;使用非正式職工，工資水平低，管理積極性不高;“檔案日”等宣傳不到位，公司、員工認識不夠、重視不夠。

（二）歸檔管理不細。以公司為例，盡管上報了《歸檔范圍備案審批表》，年年下發歸檔通知和《文件檔案歸檔范圍確認書》，建立了完善的管理考核評價標準，但仍存在上交實物不全面、不完整，只憑經歷或者想當然該歸檔或者不歸檔，造成許多重要有價值的文件不能及時歸檔，部分缺少簽字蓋章;紙質文件與電子文件不一致，紙質文件提交數量大于電子文件;檔案交接工作進行比較遲緩，部分科室或二級單位不能夠及時完成檔案歸檔工作;部分鉆井工程井史等重要資料，歸檔單位與檔案室分別留存，既浪費資源，又無法有效發揮檔案價值。

（三）歸檔效率不高。隨著社會信息化進程的加快，檔案數字化建設成為信息技術發展的必然要求。2011年，中石油推廣應用檔案管理系統（E6），要求“十二五”末可數字化檔案達到80%。2015年吐哈鉆井克服時間緊、任務重、人手少、數據量大等困難，經過八個半月的努力，檔案數字化率達到99%，但每年新增檔案數字化工作是最費時、費力的工作，依然采用實體檔案一張一張掃描、裁剪、上傳、審核等方式進行電子件歸檔，歸檔效率較低，與數字化建設初衷相悖。同時，檔案員對各單位分管工作不熟悉，致使歸檔范圍確認書與實際歸檔有出入，特別是對基建、合同、科研等專項檔案不熟悉也一定程度影響了歸檔的效率。

三、解決措施及建議

面對歸檔過程中出現的諸多問題，我們必須創新方式、加強管理、強化培訓，切實推動檔案歸檔工作邁向新臺階。

（一）加強檔案宣傳，爭取領導支持。領導重視是抓好檔案工作關鍵所在。要定期召開檔案會議，研究政策、聽取匯報、了解現狀;要幫助檔案人員解決困難和問題，為工作開展提供有力保障;要保證合理投入，使檔案工作有專門機構、專職人員，硬件設施符合達標要求。搞好宣傳是抓好檔案工作根本保證。要拓寬路子廣開宣傳渠道，通過知識問答、制作宣傳欄、張貼宣傳畫、網站、微博等各種途徑，積極宣傳檔案法等相關知識，提高全員檔案意識，積極培育檔案文化，營造“大檔案觀”。

（二）創新歸檔方式，提高歸檔效率。目前管理類（文件、合同等）數字化歸檔占到歸檔總數的60%。因此，加快辦公現代化建設，是提高檔案歸檔效率的關鍵。中國石油集中身份管理與統一認證服務平臺中辦公自動化系統、合同管理系統、檔案管理系統全部已經上線運行，要探討將各個系統中具備數字簽名的辦公系統文件、合同管理招標及合同文本結算、集中報銷憑證等直接匯總到檔案管理系統中，減少大量掃描工作，不僅可以實現時時、快速、高效歸檔，還可以進一步推動檔案系統化、信息化、網絡化。

（三）嚴格歸檔管理，健全管理體制。在制度體系上，要通過實踐逐漸完善檔案歸檔制度，使其更加規范化，為歸檔工作提供有效支撐。在歸檔時間上，要嚴格落實《檔案管理手冊要求》，鉆井單井類、聲像實物類隨時歸檔，產品、科研、建設項目類竣工3個月內歸檔，其他在次年上半年完成歸檔。在溝通考核上，要堅持定時歸檔、限期歸檔與通報、催交相結合，建立檔案歸檔工作與業績考核、評先選優相掛鉤的政策，確保歸檔工作得到有效落實。在開發利用上，要以年鑒、大事記、利用事例匯編、周年慶典等為抓手，結合石油系統形勢和熱點，推出一批檔案文化產品，推出一批有影響力的編研成果。

（四）強化檔案培訓，打造過硬隊伍。檔案工作是一項專業性很強的工作，不僅需要較高的政治素質、職業道德，還要具有較高的檔案理論水平和較強的業務能力。要強化檔案員思想政治教育，培養他們高度的事業心和責任心，牢固樹立任勞任怨、執著追求、無私奉獻的精神。要強化檔案員專業知識培訓，以檔案法、檔案管理手冊、統計年報、基建、保密等為重點，努力造就一支業務精通的檔案隊伍。

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