試論檔案管理在電力基建工程中的重要性

摘要：檔案管理是電力基建工程之中不可或缺的一部分，具體涵蓋了整理檔案、收集檔案、保管檔案、查詢檔案這三部分內(nèi)容[1]。作為較為特殊的商品，電力的質(zhì)量保證依賴于高質(zhì)量的電力基建工程。而電力檔案是非常珍貴的資料，它對基建工程詳細(xì)的建設(shè)狀況進(jìn)行了記載。因此，為確保電力系統(tǒng)的整體質(zhì)量，在電力基建工程中，應(yīng)該格外重視對其的檔案管理。本文針對于基建工程中檔案管理的重要性展開了探索，并提出了幾點(diǎn)關(guān)于合理管理檔案的建議。

關(guān)鍵詞：電力基建工程;檔案管理;重要性

在基建工程中，電力工程建設(shè)周期往往較長，且內(nèi)容復(fù)雜、繁多，致使對其進(jìn)行檔案管理時工作量也變得繁雜，為有效避免出現(xiàn)工作紕漏，保證工作質(zhì)量，首先要做的就是從規(guī)范管理方式、加強(qiáng)管理監(jiān)督、統(tǒng)一管理內(nèi)容這三方面來強(qiáng)化檔案管理的力度，進(jìn)而確保對電力基建工程檔案進(jìn)行管理工作的質(zhì)量與效率。

一、基建檔案科學(xué)化管理的重要性

第一，檔案信息是電力基建工程發(fā)展?fàn)顩r的真實體現(xiàn)，在電力基建過程中對各式各樣的電力建筑物都會有所涉及，每一個環(huán)節(jié)都需配備好齊全的手續(xù)，比如審批圖紙、工程設(shè)計規(guī)劃表、產(chǎn)權(quán)證等相關(guān)的文件。而基建檔案對工程中的各項圖紙及文件都會進(jìn)行一番收錄，可將基建項目的真實狀況與質(zhì)量反映出來，并且相關(guān)人員可依據(jù)檔案資料查證該項目的開工與竣工時間，詳細(xì)了解基建項目預(yù)期年限以及基建項目的總面積。第二，電力檔案可對建設(shè)數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行全程性記載。電力檔案的形成起始于基建工程中電力建設(shè)的各個階段及步驟。電力檔案具體涵蓋了對電力基建工程相關(guān)文字、數(shù)據(jù)、圖紙、聲像的記載。在電力領(lǐng)域，其基建工程耗時往往會比其他領(lǐng)域要長一些，并且參與方較多。比如：項目監(jiān)理單位、工程勘察單位、建設(shè)單位、設(shè)計施工單位等關(guān)于基建工程的部門。電力基建一個項目工程的建設(shè)少則近一年有余，多則三、五年方可完成。基建檔案作為歷史性記載資料，會全程對基建工程數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行詳細(xì)記載。第三，相關(guān)人員若可對該檔案進(jìn)行妥善的管理，可對新的后期電力設(shè)施開發(fā)提供有利條件。電力設(shè)施在后期階段會持續(xù)增值，作為基礎(chǔ)性工程，在后期必然會對電力基建工程規(guī)模進(jìn)行拓展，由此可見，對電力基建檔案進(jìn)行妥善管理，對相關(guān)人員后期查看資料非常有利，并且還可為后期工程的維護(hù)與開發(fā)提供參考資料，進(jìn)一步?jīng)Q定后期階段的具體擴(kuò)建內(nèi)容，不僅可節(jié)省成本，還可節(jié)省電力建設(shè)資源^[2]。

二、管理電力基建檔案現(xiàn)存問題

基于檔案管理現(xiàn)狀，筆者發(fā)現(xiàn)在管理電力基建檔案時依舊存在以下幾點(diǎn)問題：第一，管理不規(guī)范。現(xiàn)如今，部分基建檔案的管理依然普遍存在一些資料內(nèi)容不真實、不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象。例如，施工合同未列明協(xié)議日期，施工單位來函重復(fù)編號或是編號缺失等缺乏規(guī)范性的檔案管理。第二，欠缺統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。部分監(jiān)理及施工單位檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，致使管理混亂，表格簽章不健全，資料缺乏真實性、原始性以及依據(jù)性。第三，管理保障資源欠缺。主要表現(xiàn)為設(shè)備落后、資金缺乏、管理人員欠缺專業(yè)性等，致使檔案管理不能有效滿足基建工程需求。

三、優(yōu)化電力基建檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視度

基于檔案管理在電力工程整個工程建設(shè)之中的重要程度，電力企業(yè)需加強(qiáng)對檔案管理工作的重視度與認(rèn)知，全方位的支持該工作，并且不斷對其進(jìn)行完善，使得檔案管理發(fā)展逐漸趨向于現(xiàn)代化、社會化、市場化。為此，需要建立專業(yè)化的管理機(jī)構(gòu)，選拔高素質(zhì)的管理人員，對檔案管理人員工作方向與內(nèi)容進(jìn)行合理化的安排，鼓勵電力基建人員與管理人員定期進(jìn)行積極地交流與溝通。此外，還需要設(shè)立并實施詳細(xì)的管理制度，強(qiáng)化監(jiān)督力度，依據(jù)工程建設(shè)實況設(shè)計出適用于該工程的檔案管理制度，旨在確保管理措施的高效性、可行性與科學(xué)性。對檔案進(jìn)行合理且高效的分類與整合，確保檔案條理性與完整性，全面重視起對該項檔案的管理措施。

（二）提升管理人員專業(yè)素質(zhì)

為充分保證資料收集的真實性、嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性，需要全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。現(xiàn)如今，隨著電力基建領(lǐng)域不斷地發(fā)展，檔案管理工作范圍也逐漸被拓展，且對檔案的管理手段漸漸趨向于現(xiàn)代化，這就要求電力且需加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)出具備高專業(yè)水平、工作能力、與素養(yǎng)的專業(yè)化員工。為此，在提升檔案管理人員素質(zhì)方面可要求其學(xué)習(xí)關(guān)于工程檔案管理的規(guī)定、政策以及相關(guān)專業(yè)化的業(yè)務(wù)知識，進(jìn)一步拓展檔案人員知識面。此外，檔案人員不僅需要及時與各管理、施工部門進(jìn)行交流與溝通，還要在早期介入基建工程活動，對該工程狀況進(jìn)行實時了解，積極的參與到該工程項目的評審與驗收活動中，依據(jù)檔案要求對產(chǎn)生的資料質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，及時的找出存在的問題并且要求相關(guān)人員進(jìn)行整改，培養(yǎng)檔案人員積極收集工程資料的意識，全面提升其專業(yè)素質(zhì)。

（三）更新管理設(shè)備，創(chuàng)新管理模式

第一，良好的檔案管理成效依賴于先進(jìn)的管理設(shè)備^[3]。為此，電力企業(yè)需要及時的對檔案管理設(shè)施進(jìn)行更新，在檔案管理方面適當(dāng)?shù)脑黾淤Y金投入，使得設(shè)備可有效滿足檔案管理工作需求，進(jìn)一步保障檔案管理安全性。第二，隨著當(dāng)今社會電力領(lǐng)域的快速發(fā)展，以往的管理模式已然跟不上時代發(fā)展的步伐。為此，需要及時的鼓勵檔案管理人員對管理模式進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新。在擁有完善的管理制度的同時，還可依據(jù)電力基建工程實際需求分別創(chuàng)設(shè)專門的檔案管理與資料收集部門，避免一人身兼多職的狀況，以確保檔案管理整體工作質(zhì)量與效率。第三，制度創(chuàng)新。建立科學(xué)化的管理制度，在職權(quán)范圍、管理體系、獎懲制度等方面進(jìn)行革新與詳細(xì)劃分，進(jìn)而避免工作出現(xiàn)紕漏與重復(fù)。

結(jié)束語：

總而言之，在電力基建工程中，對其的檔案管理是重要的組成，是不可或缺的一部分。一方面，檔案人員則需要在實踐工作中累計經(jīng)驗，不斷探索新的管理措施。另一方面，企業(yè)需要格外重視檔案管理工作、注重提升相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)、更新管理設(shè)備、創(chuàng)新管理模式，進(jìn)而妥善保管檔案資料，為后期工程的驗收與擴(kuò)建提供有效參考信息。

參考文獻(xiàn)：

[1]? 江巖紅.分析如何才能做好電力企業(yè)基建工程項目檔案的建設(shè)[J].電子世界，2016（20）

[2]? 林慶花.電力基建工程檔案管理中規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的應(yīng)用[J].電子世界，2014（12）

[3]? 黃曉婧.淺談電力工程基建檔案管理[J].電子世界，2014（08）

作者簡介：張菊紅（1975.03.18），漢族，湖北蘄春人，大專，工業(yè)程技術(shù)助理工程師。

（作者單位：黃岡供電公司輸變電工程部）