談檔案信息資源的開發利用

潘濤

摘 要：開發檔案信息資源，使檔案資源得到充分利用，是檔案工作的根本目的。隨著社會信息化建設的全面鋪開，對檔案信息資源進行開發的呼聲越來越高，如何打破封閉保守的檔案利用開發局面，如何采取積極主動的手段有效開發檔案信息資源，為社會服務，為公眾服務成為檔案工作的重中之重。

關鍵詞：開發利用;檔案;服務

檔案信息資源開發的最終目是使檔案資源得到充分利用，檔案利用效果如何是對整個檔案工作的評價和檢驗。隨著社會信息化建設的全面鋪開，對檔案信息資源進行開發的呼聲越來越高，如何打破封閉保守的檔案利用開發局面，如何采取積極主動的手段有效開發檔案信息資源，為社會服務，為公眾服務是目前檔案工作的重中之重。下面筆者根據多年從事檔案工作的經驗，談談自己對開發利用檔案信息資源的一點看法。

一、檔案信息資源開發利用現狀

目前，檔案部門的許多檔案信息資源的內在價值，因受到檔案本質屬性及其利用局限性的制約，還沒能完全得到開發利用，人們對檔案信息的需求和利用，因受到檔案載體的單一性以及檔案檢索的封閉性，而不能得到完全的滿足。這大大影響了檔資源開發利用的發展進程。建國以來，檔案信息資源的利用高潮只出現過兩次。第一次是上世紀70年代末，全國大規模開展拔亂反正、平反冤假錯案，檔案利用形成一個高潮;第二次是上世紀80年代中后期，落實知青政策及部分省份大規模地編史修志，檔案利用形成第二個高潮。之后，國家管理走向法制化，政策日趨穩定和透明，人們對檔案資料的利用逐漸減少，檔案部門“門可羅雀”的狀況極為普遍。省級檔案館接待利用者日均兩三人的、市縣級檔案館日均不足一次的很常見。據調研了解，近些年來，各地黨委、政府都投入了大量人力、物力、財力，不斷對檔案館的查閱利用環境、檢索系統進行改善，并配備了電話查詢及部分業務網絡查詢等方便手段，還在社會范圍內大力宣傳檔案館的館藏信息、服務范圍、利用知識等，檔案利用率依然不能達到預期效果。由此可見，在現實工作和生活中，人們對檔案的需求和利用不高是客觀存在的事實。進入二十一世紀的2000年代后這種局面才有所改變，但是莉社會真正需求的查閱利用量還是有所不足。

二、影響檔案信息資源開發利用的因素

（一）檔案信息資源內容不豐富

搞好檔案信息資源開發利用工作的基礎是要有豐富的館藏。由于歷史的原因、制度的原因以及人為的原因，檔案部門一直還延續著“坐等接收檔案”的工作形態。在主動收集檔案的時候，對檔案的重要性認識不足，意識不強，導致在一些重大事件、重點項目建設等活動中所形成的檔案資料保存不會，丟失嚴重，造成館藏結構不合理、種類不全，直接影響了檔案利用效益的充分發揮。有的檔案館因庫房面積和容納量受限，甚至滿十年應進館接收檔案，也遲遲不開展接收工作。

（二）檔案信息資源管理模式單一

目前，檔案館通常以實體檔案為主要管理對象，檔案信息資源的開發幾近空白。檔案的計算機管理模式、公共信息網絡服務系統等尚未完全建立開展起來，缺少計算機檔案管理系統相應的標準和規范。檔案信息資源開發利用模式，仍以傳統的提供利用檔案為主，服務方式不靈活，服務途徑較狹窄，服務手段欠快捷，這種傳統的檔案管理方式，嚴重制約著檔案信息資源開發的程度。

（三）檔案信息資源利用意識薄弱

長期以來，由于檔案工作過分強調保密性，導致了人們對“檔案重地”望而生畏的畏懼心理，不到萬不得已的情況不敢輕易到檔案部門來查找信息資料。加之我國全民教育事業還不夠發達，國民整體文化素質較低，認識不到檔案是一種與自己生活息息相關的信息資源，一般也不會想到要去檔案館找找自己需要的資料。這種檔案利用意識的極度薄弱，大大阻礙了檔案信息資源的開發利用工作。

三、如何提高檔案信息資源的開發利用水平

（一）豐富館藏，完善結構

豐富館藏是為檔案信息資源開發提供“量” 的保證，完善結構是為檔案檔案信息資源開發保證“質”的保證。只有在“質”和“量”兩個方面都予以保證，才能為檔案信息資源開發利用開啟方便之門。要豐富館藏，我們必須采取“請進來，為利用者找信息;走出去，為檔案館找檔案”的方式，根據利用者的需求，將檔案資源豐富到最大化。要完善結構，我們必須打破條框的限制，在嚴把檔案的“入口”的同時，將檔案門類、層次、種類完備到極致，并加強檔案館之間的信息共享合作。

（二）建立檔案信息資源多元化服務渠道

將檔案信息資源滲透到相關相近的信息資源體系中，建立檔案、圖書、情報、資料一體化的信息服務中心，并形成相對獨立的檔案信息網絡系統，把分散于各個層面上的檔案資料收集整理、綜合分析、研究利用，形成有價值的檔案信息資源，最大限度地實現檔案信息資源共享和綜合開發利用，從而構筑集各種信息互相補充、互相滲透的綜合的完整的信息體系。

（三）加強檔案信息資源開發利用的宣傳工作

提高檔案信息資源開發利用的關鍵因素是必須擁有的大量的利用者。沒有利用者，就如同一桌豐盛美味的佳肴沒有顧客品嘗一樣，檔案信息開發利用工作也就失去了其存在的意義。因此，檔案部門應加大宣傳力度，拓寬宣傳渠道，讓研究開發出的檔案信息資源走出深閨，為公眾、社會所熟知、認可，并以吸引廣大利用者走進檔案館利用豐富的檔案信息資源。從這個角度上說，宣傳是開啟檔案信息資源利用大門的一把金鑰匙。

總之，提高檔案信息資源開發的途徑很多，任務也很緊迫，檔案部門應緊跟時代前進的步伐，抓住人們對檔案信息的渴求和需求，與時俱進、開拓進取，大力開展檔案信息資源開發利用士作，以滿足人們對檔案信息資源的需要。