煤炭企業檔案管理工作思考

孫瑩瑩

【摘要】本文對煤炭企業檔案管理工作進行了分析。從制度規范上加強管理、定期考核，建立、健全管理體制，維護檔案的完整與安全;從人員管理上提高基層檔案員隊伍素質;從工作方法上提高管理者的檔案意識，加速檔案工作的普及與提高，跟上時代的發展，打破傳統的思維定式，采取有力措施，加快檔案工作信息化建設。

【關鍵詞】煤炭企業;檔案;管理工作

煤炭企業檔案工作是我國檔案事業的重要組成部分，是煤炭企業管理基礎工作的組成部分，是維護煤炭企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。煤炭企業檔案工作從屬和服務于煤炭企業的生產經營工作，其本質是為煤炭企業提供信息保障的服務。作為一名從事檔案管理工作多年的基層煤炭企業檔案員，現結合實際談談對基層煤炭企業檔案工作的思考。

一、制度規范思考

煤炭企業對檔案管理工作的制度要求不夠完善，導致煤炭企業的基層檔案管理工作散漫，影響了檔案的收集整理和開發利用。所以加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。

（一）加強領導，定期考核。加強領導重視程度，領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的開展。在煤炭企業內部設立檔案保證金制度，引入獎罰機制，把檔案工作考核和檔案主管領導的年薪掛鉤，同基層科室的評先掛鉤，同科室負責人的薪酬掛鉤，同各兼職檔案員工資、獎金掛鉤。定期更新設備裝具，建立檔案專用資金制度，把檔案專用資金列入企業發展規劃中，從經濟上保證檔案硬件設施的更新、完善。

（二）建立、健全符合企業實際情況的企業檔案工作管理體制。制定企業內部檔案管理條例、各類檔案歸檔制度及范圍、檔案室責任制、檔案員崗位責任制等，用制度來規定和制約檔案管理人員的行為，使各類文件、材料在結束辦理、運行過程后全部歸檔。制定檔案工作硬性達標要求，制定檔案工作崗位責任制和經濟責任制，把檔案管理制度規定滲透到企業發展的各階段、各層面，真正納入企業的發展規劃。要建立一整套切合本企業實際、行之有效的控制手段和制約措施，做到依法、依制度規范管理。

（三）實行集中統一管理，維護檔案的完整與安全。煤炭企業檔案要按全宗歸檔的模式，設立綜合檔案室作為企業管理機構的職能部門，既主管本企業的綜合檔案，又負責對本企業所屬基層單位檔案立卷進行業務指導。配備具有檔案專業知識、綜合素質較高的專職檔案員，確保各類檔案在形成過程中的收集、整理和立卷歸檔工作落到實處，從而健全企業的綜合檔案管理體系。各基層單位整理好的檔案要及時向檔案部門移交，散失在部門人員手中應歸檔的資料應及時移交檔案部門歸檔，堅決杜絕和防范人為散失文件資料，確保各類檔案的完整與安全，防止檔案信息的缺失。

二、人員管理思考

檔案人員隊伍是構成檔案管理網絡體系的基礎，檔案管理要依靠具體的人員來做，大量的基礎工作主要由檔案員來完成，其立卷歸檔質量制約著檔案的質量和利用效率。煤炭基層檔案管理人員一般不是檔案管理專業畢業的，專業能力不強，對檔案管理的要求了解不深，更沒有能力對檔案進行比較完備的分類，這就使檔案工作中出現各種錯誤，工作效率低下，出現較多的失誤和漏洞，嚴重妨礙了煤炭企業檔案管理的發展。檔案員素質的高低決定了檔案管理的質量水準，只有具備一支較高的政治素質、業務素質、身心素質，具有良好的職業道德、強烈的責任感的檔案管理員隊伍，才能切實推動檔案工作健康發展，適應煤炭企業發展的需要。

（一）具備良好的職業道德和較高的業務素質。1.職業道德是檔案人員的靈魂。檔案員必須加強政治理論的學習和思想品德修養，樹立正確的人生觀和價值觀。具有高度的責任心和強烈的檔案法律意識，并把這種責任心和意識貫穿到工作的全過程。熱愛檔案工作，具備開展進取、精益求精的工作作風，努力做好本職工作。2.業務素質是做好檔案管理工作的關鍵。檔案人員要掌握豐富的檔案專業知識，減少工作中的隨意性和盲目性。具備一批具有專業知識和技能的檔案人才，用科學的態度、方法和手段從事檔案工作，并在實踐中總結經驗，以提高業務處理綜合能力。掌握綜合檔案工作中的各種技術操作方法，具備一定的專業研究和應用開發能力，以及熟練的業務技能和較強的業務組織管理能力，從而促進本單位檔案管理水平的提高。

（二）提高基層檔案員隊伍素質。煤炭企業各部門業務各不相同，決定了各兼職檔案員不但要具備檔案業務技能，還要具備本部門的專業技能。所以煤炭企業應根據各個部門兼職檔案員的崗位特點和要求，從實際出發，按崗位、多形式地開展教育培訓，造就一支有廣博知識、掌握現代信息技術和有著良好職業道德的復合型人才隊伍。一是要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。二是要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多學科知識，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。三是要強化現代科技知識的學習。檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。

三、工作方法思考

隨著計算機和網絡技術的普及應用，對提高檔案管理現代化水平起著重要的推動作用，它取代了部分手工勞動，減輕了檔案管理人員的勞動強度，同時又提高了工作效率，使檔案管理能夠適應不斷發展的新趨勢。

（一）提高企業管理者的檔案意識，加速檔案工作的普及與提高。煤炭企業管理者對檔案工作管理起著關鍵作用，上級檔案部門要大力宣傳，開展形式多樣的培訓活動，把檔案工作的重要性灌輸到煤炭企業管理者的心中，使他們對檔案工作投入更多的精力，使檔案工作得到重視和支持，為檔案工作創造出大環境。

（二）跟上時代的發展，打破傳統的思維定式。找準適應市場經濟要求的最佳定位，樹立主動服務、全方位服務意識。煤炭企業的任何一項生產、經營、管理活動都必須為提高企業的效益服務，在市場經濟條件下，只有能為企業效益服務的工作才會受到重視，檔案工作才能真正納入煤炭企業管理流程中去。

（三）采取有力措施，加快檔案工作信息化建設。全面做好檔案工作信息化建設的技術設施，購置安裝軟件設備，充分滿足檔案室建設的各項功能，細致明確信息轉化、采集錄入、存儲保管、歸檔編研、全文查詢等各項任務內容，做好檔案的數字化轉化工作，實現檔案信息資源共享。

四、結語

在煤炭企業基層檔案管理工作中，只有體制完善、組織優化、人才整體素質不斷提高，檔案工作人員才能奮發向上、不斷進取、無私奉獻、愛崗敬業、熱忱服務，為自己所鐘愛的檔案事業而努力，檔案工作才能立足長遠、蓬勃發展。