數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展措施分析

劉歡

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的深入，整個(gè)社會(huì)進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，從而促進(jìn)了社會(huì)各層面的進(jìn)步。因此，在這樣的大背景下，要想檔案管理工作取得更大的成就，就要對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，這是檔案管理工作進(jìn)步的必然要求，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化時(shí)代;檔案管理技術(shù);現(xiàn)存問題;創(chuàng)新分析

數(shù)字技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了各行各業(yè)邁入數(shù)字化時(shí)代，并取得了巨大的成效。檔案工作在與科技因素的結(jié)合下，催生出了檔案管理工作的新模式，從而極大地提升了工作效率，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范性和高效性。因此，檔案管理工作的進(jìn)步需要?jiǎng)?chuàng)新管理技術(shù)，在先進(jìn)技術(shù)的推動(dòng)下取得大的進(jìn)步。本文將從檔案數(shù)字化管理的重要意義出發(fā)，就其目前存在的問題，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的技術(shù)創(chuàng)新分析。

一、檔案數(shù)字化管理的重要意義

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在對(duì)其進(jìn)行管理的過程中需要耗費(fèi)大量的人力和物力，管理內(nèi)容也非常繁瑣，所以在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)成本高，效率也非常低。在進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，由于檔案資料的數(shù)量龐大，順序很容易被打亂，所以，這也給查找工作帶來了很大的麻煩。同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案本身還存在一個(gè)很大的問題，即需要占據(jù)巨大的存儲(chǔ)空間，而且，稍不注意就會(huì)造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作量大，而且有一定的難度。但是，這些問題在新型的檔案數(shù)字化管理工作中就不存在了。在數(shù)字化的檔案管理中，無論是在管理、查詢，還是在儲(chǔ)存方面，都非常的方便高效。同時(shí)，數(shù)字化的檔案還有一個(gè)很大的優(yōu)勢，即對(duì)于檔案的管理非常的規(guī)范。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理方式依靠人力來進(jìn)行，難免會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范、出錯(cuò)率高的問題。所以，傳統(tǒng)的檔案管理方式并不實(shí)用，而數(shù)字化的檔案管理就能夠輕易地避免這個(gè)問題，它能夠利用數(shù)字化技術(shù)將檔案信息分類歸檔，而且不會(huì)遺失。所以，檔案數(shù)字化管理對(duì)于檔案管理工作而言意義非常大。

二、數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化的初期建設(shè)困難。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量非常大，所以對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化上傳的工程量較大。首先，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的時(shí)候，需要對(duì)其相關(guān)的信息進(jìn)行整理，然后再上傳。其次，進(jìn)行網(wǎng)站的建設(shè)，制作搜索引擎內(nèi)容。最后，再將不同區(qū)域的數(shù)字化管理模式進(jìn)行統(tǒng)一。這是將檔案數(shù)字化的初步建設(shè)，需要完成的工作較多。

（二）易出現(xiàn)安全問題。從數(shù)字化本身的特點(diǎn)來看，一旦某個(gè)數(shù)據(jù)文件出現(xiàn)問題就會(huì)直接影響到其他的文件安全，所以，比較容易造成一定的數(shù)據(jù)損失。同時(shí)，電子數(shù)據(jù)容易被改動(dòng)，所以，一旦有些人故意進(jìn)行數(shù)據(jù)的刪改，那么就會(huì)直接造成數(shù)據(jù)的破壞，所以要求管理人員做好相應(yīng)的備份與存檔工作。

（三）管理信息有難度。目前，數(shù)字化建設(shè)技術(shù)并不完善，還有很大的提升空間，所以，在進(jìn)行信息管理時(shí)，在很大程度上需要依靠人工操作，所以，還沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化管理。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的設(shè)施并不是很先進(jìn)，所以，在進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過程中，沒有達(dá)到完全的自動(dòng)化，在未來發(fā)展中還需要不斷改進(jìn)。

三、數(shù)字化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新分析

（一）創(chuàng)新數(shù)字管理技術(shù)。由于目前還沒有完善的數(shù)字化管理體制，所以，需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新管理的研究。在數(shù)據(jù)化保存和顯示文獻(xiàn)的交互過程中，要妥善地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。比如利用PIFD技術(shù)能夠準(zhǔn)確地對(duì)實(shí)體文獻(xiàn)的各種信息進(jìn)行記錄，從而實(shí)現(xiàn)利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)的查找。

（二）保存和備份的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于其數(shù)量過于龐大，而且還是人工完成儲(chǔ)存，所以工作難度非常高。而檔案數(shù)字化建設(shè)就能夠大大減輕檔案儲(chǔ)存的難度，并使儲(chǔ)存變得更加方便和快捷。所以，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)中的存檔備份工作具有深刻的現(xiàn)實(shí)意義。除了方便儲(chǔ)存工作外，也能在一定程度上避免由于數(shù)據(jù)文件的損壞或者被刪改而造成的損失。如果發(fā)生上述情況，也能夠很快地利用存檔備份修復(fù)數(shù)據(jù)。在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔時(shí)，需要有專門的人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。

四、結(jié)語

數(shù)字化時(shí)代檔案建設(shè)的便捷化、規(guī)范性，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)步。同時(shí)，還應(yīng)注意在對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中存在一定的安全性問題，數(shù)字化的管理水平有待提高。所以，數(shù)字化時(shí)代的檔案管理技術(shù)需要不斷創(chuàng)新，提升數(shù)字化管理水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

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