電子時代檔案管理新方法，新思路的探索

劉磊

摘 要：進入二十一世紀以來，互聯網信息技術的飛速發展帶來了各行各業的革新，企業管理模式也從過去的人工管理逐漸向計算機信息化和智能化的方向轉變。檔案管理是現代企業非常重要的管理內容與模塊，隨著信息化管理不斷普及與廣泛，探索企業檔案信息化管理勢在必行。文章重點就電子時代檔案管理新方法和新思路進行研究分析，以供參考。

關鍵詞：電子時代;檔案管理;新方法;新思路

引言

互聯網帶動了信息產業的發展，電子信息技術逐漸融入日常工作當中，作為現代化的辦公軟件，電子技術和現代化的通信技術使得管理更加便捷，例如信息技術在電子檔案的運用，改變了傳統管理模式的弊端，通過計算機系統，電子檔案能夠形成有價值的信息內容，并在系統中完成處理和存儲。電子檔案的形成、存儲和管理，使檔案管理工作融入了信息化技術手段，給檔案管理工作帶來了一種全新革命。

1 電子時代檔案管理的重要意義

檔案信息能夠客觀真實地記錄歷史，對社會實踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認知客觀世界，屬不可再生資源，只有在準確地把握社會實踐基礎上的真實記錄，做好資源數據整合，將一些重要的規律性內容進行歸檔留存，并通過現代化的技術手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設下的電子檔案是時代發展趨勢，實現了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過便捷的方法實現檔案信息資源整合，同時信息化建設對檔案管理也有了新的要求，做好電子和紙質兩種不同載體間的轉換，不斷完善計算機網絡硬軟件條件，電子檔案的優勢是顯而易見并可行的。

2 電子時代檔案管理的基本要求

2.1完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同。由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同。由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案的不完整，特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

2.2原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

2.3真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。

3 電子時代企業檔案管理現狀

3.1企業檔案管理人員管理水平普遍偏低

上世紀九十年代以來，我國的現代化經濟不斷起步，飛速發展的經濟與原來傳統的企業管理模式并不十分匹配，導致我國的現代企業管理水平普遍不高，總體上我國的企業檔案管理尚處于人力為主的較為傳統的模式，這種模式下企業檔案管理者檔案管理受諸多限制因素影響，目前檔案管理人員整體業務水平及專業能力普遍偏低是影響企業檔案管理的重要原因之一。

3.2檔案管理人員綜合能力薄弱

在我國，絕大多數的企業把經濟效益放在企業發展的首位，對企業管理特別是檔案管理投入的關注度較少，這使得我國的企業檔案管理人員普遍存在“門外漢”的現象。大部分檔案管理兼職情況較多，工作人員不能將全部精力投入到檔案管理工作中，對檔案管理服務水平提升產生較大影響。

3.3企業檔案管理工作受重視程度偏低

由于檔案管理是企業組織結構中較為弱勢的一部分，導致企業上下對檔案管理工作的重視程度不夠，特別是一些分管檔案管理的部分負責人，包括大部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識及重視程度不足，沒認識到檔案管理工作對企業管理的重要性。部分人認為檔案管理僅僅只是檔案資料的保管工作，既不能給企業創造經濟效益，又不能對企業發展創新起到較大作用，這也充分顯示出大部分人對檔案管理工作缺乏了解。對企業檔案管理工作受重視程度不足，直接導致了企業檔案管理工作與現代企業管理需求不相適應。

4 電子時代檔案管理新方法和新思路

4.1在實踐中不斷完善電子檔案監督機制

信息化背景下的檔案管理逐漸過渡到向社會、向單位部門及員工服務的職能，電子檔案安全問題至關重要。應進一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監督機制，首先就要實現對電子檔案的密級劃分，結合不同的等級情況操作，在確保數據信息安全的前提下，才能達到電子信息檔案管理規范化和秩序化的要求。

4.2構建電子管理標準

電子文件在管理上要建立全面的管理標準，注重檔案管理的優化升級，實現全方位檔案管理的同步發展，確保文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行。

4.3做好電子檔案使用中的控制管理

電子檔案管理制度要實現理論和實踐融合，應該結合工作實際制訂符合電子檔案管理的制度，形成有序、方便、快捷的電子檔案管理，并保證制度落實到位。通過制度進行電子檔案使用的有效約束，做到有章可循，例如在電子檔案使用權限審核上，須高度重視人員權限的限定，在系統管理的保護上，都要做好安全管理工作職責的落實，只有這樣才能更好地實現控制和管理。電子檔案在回收管理和使用過程中也應注重安全性問題，適時進行安全跟蹤，重點關注檔案實體的安全和電子化數據的安全。

結束語

綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在，管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高和完善自己，才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

參考文獻

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