淺談實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

鞠媛媛

摘要：行政管理事關規章制度與人為努力間的密切配合度，要想在企業內部落實好現代管理理念，以提高企業的穩定性和員工的工作效率，就需要促進行政管理朝著精細化的方向發展，確保行政事務和辦公事務的各項要求得以落到實處。因此，本文主要從辦公室行政管理的角度來對相關內容做出分析，并提出了在其中引入精細化管理的相關思路及實踐路徑，確保企業經營管理目標得以順利達成。

關鍵詞：辦公室;行政管理;精細化管理

引言

企業日常經常經營管理工作復雜，其中一項比較基礎、重要的工作便是辦公室行政管理工作。精細化管理便是企業管理工作的發展方向，這有利于提高行政工作的效率，因此結合實際的情況，制定出合理的措施便能實現精細化管理，因此在具體的實際工作中一定要努力仔細。企業實現辦公行政精細化管理是順應當前形勢的需要，可以提高員工工作效率，同時也能節約人力、物力成本，這樣便能完善企業管理水平，不斷提高企業綜合實力。

1我國辦公室行政管理的作用

廣義行政管理是指我國政府運用權力對社會各領域內各項事務，實施針對性、合理性管理活動，以其協調社會經濟發展，達到促進國民生活水平提升的目的。狹義行政管理則廣泛指代現代企業、高校、國有企業、事業單位及民營企業的辦公室行政事務工作。然而無論行政管理主體屬性劃分如何，辦公室行政管理主要涵蓋辦公用品、日常事務、文書檔案、車輛、會議、涉外關系、人力資源、員工福利等管理工作，與行政主體機構管理運營及員工基本利益具有緊密聯系，擁有顯著的特殊性、敏感性及靈活性。因而辦公室行政管理在實際管理環節中具備以下作用：首先是管理，行政管理部門通過部門特性與其他相關部門建立直接或間接聯系，通過落實上級工作管理精神，實現各級部門相關管理工作，促進行政主體經營活動能夠正常有序地運轉。其次是協調。根據面向對象不同可分為兩個層面，其一是內部協調，通常由于行政主體管理內容發生重大改變，部門與部門間工作對接、聯系等環節易存在較大問題，因此需要行政管理部門進行有效調節，從而充分貫穿上級指示，落實具體工作環節，推進各部門發揮職能作用。其二是對外協調。尤其是政府、企事業單位及高校行政管理部門，在實際運營中作為行政主體對外的窗口、紐帶及溝通橋梁，負責協調外部對行政主體機構的需求及意愿，進而發揮行政管理工作最大效用。

2當前行政精細化管理出現的問題

2.1管理制度落后

為了順應辦公行政工作的基本要求，必須完善合適的管理制度，便于辦公工作的順利進行，現階段，我國企業辦公行政工作制度出現了不少問題。部分公司沒有將辦公行政工作隔離開來，存在著責任不清、職責不明的現象，這便很難激發工作人員的工作熱情，各種職能部門劃分不明確，不同的部分也可能存在相同或類似的工作，一時之間不知道派給誰做比較合理。這肯定會影響行政辦公的效果，影響其效率。管理制度因為不夠精細、全面，沒有考慮到公司的具體要求，可以根據公司的實際情況，針對各部門制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整個管理制度無序混亂，績效考核制度不夠全面，沒有完全按照能者多勞的原則實行，為了使工作權責分明、合理有序地開展，可以實現行政精細化管理制度。

2.2缺乏行政事務民主化管理

供電企業辦公室行政事務管理職權過于高度集中，再加上相關監督機制的缺乏，將處理辦公室行政事務管理工作的職權集中于領導階層，容易因領導階層的官僚主義作風影響供電企業辦公室行政事務管理工作的民主性與全面性、公平性，未能考慮到基層員工的意見與建議，導致行政事務管理工作失去科學性，挫傷了員工的生產積極性，使供電企業整體組織結構松散，不利于領導決策的執行，影響了供電企業發展戰略目標的實現。

3辦公室行政精細化管理思路

3.1建立健全相關管理制度

相關監管制度的匱乏，削弱了辦公室行政事務管理的執行力度，行政事務管理在供電企業各個部門中得不到有效落實，不利于行政事務管理模式的更新，影響著供電服務工作的有序進行。為進一步提升供電企業工作質量效率，扎實推進辦公室行政事務管理工作，必須建立健全相關管理制度。以監管制度的制定與落實為例進行說明，為加強對辦公室行政事務管理工作的監督，供電企業相關部門可設置獎懲結合的監督制度，對辦公室行政事務處理部門的各項工作進行監察，保證其對供電企業近期發展目標與各項工作完成狀況有一定了解，并要求根據供電企業經營狀況與市場經濟局面制定年度計劃，并加快落實。辦公室行政事務管理部門要加強各部門之間的交流聯系，上級領導部門應派設人員成立專門小組，針對辦公室行政事務管理工作中的服務工作完成度進行審核，當行政工作得到高質量的完成效果時，適當給予相關工作人員福利獎勵，激發其工作積極性，當行政工作進度緩慢、各部門之間工作配合質量差時，要嚴加懲治，督促供電企業辦公室行政事務管理部門加強新時期下行政事務管理模式的開發與研究，保證供電企業有力運轉。

3.2加強人員培訓

辦公室行政管理人員是行政主體機構管理的核心，行政人員職業素養、辦公觀念及處事風格對辦公室行政管理工作具有極大的影響。因此行政機構應強化對辦公室行政管理人員培訓力度。首先應以思想理念培養為主，提升相關人員工作態度，思想覺悟，促成相關行政管理工作責任感及使命感的形成，以身作則，以個人修養及修為營造出良好的環境氛圍。其次，應加強辦公室主管人員管理能力、管理方法及相關行政能力的培訓。可結合西方先進行政管理理論，從營建文化環境入手，以精細化思想為導向，促進辦公室主管人員各項業務能力及行政能力的提升。

3.3加強企業的內部宣傳溝通，提高工作效率

企業的發展經營離不開眾多部門的共同努力，要想促進企業的進度，各部門應該及時溝通協調，一旦出現了各種問題，坐下來協商解決共同商量對策。要實現辦公行政部門的精細化管理，不能僅僅依靠行政部門的努力，應該積極發揮各部門的作用出來。不遺留任何一個環節，將每步工作落實到位。例如：關于如何處理相關文件資料，一般來說文件的派發、整理保存各種文件資料、辦理各種手續，僅靠一個辦公行政部門是無法完成，這也需要多個部門的積極合作。對于辦公行政管理工作，一定要仔細規劃各項流程，做好所需資源的規劃處理，將成本控制在一定范圍內，不斷提高工作效益，節省各項不必要的開支。

3.4提高辦公室人員的業務能力

辦公室行政管理工作看似瑣碎復雜，而一旦推行精細化管理后，各部門的工作分工將非常明確，每個崗位都有明確的工作對象。這就要求負責特定崗位工作的辦公室人員要具有特定的專業技術和能力，這樣才能保證整個管理工作的順利銜接。因此，企業需要定期對辦公室人員開展思想素質教育和專業技術培訓，真正提高辦公室人員的工作執行能力。另一方面，辦公室人員每天與各種人員接觸，其行政管理工作從本質上來說是一種服務性工作，所以要提高辦公室人員的服務熱情，力求做好領導的得力助手，并且可以熱情周到地為廣大員工服務。

結語

當前，企業發展面臨著新的機遇，也面臨著各種不同的挑戰。辦公室行政工作作為一個重點內容，為了提高企業工作效率，可以實行精細化管理方法，作為員工，應該嚴格遵守各種規章制度，努力充實自己，不斷提高自己的業務水平，這樣才能實現企業的精細化管理。

參考文獻

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