對檔案保護工作要點的理解和認識

張秀娟

摘 要：檔案是一種無形的寶貴資產，是黨和國家的寶貴財富，是國家各項事業(yè)的重要組成部分。因其重要性決定了檔案保護工作的重要性，檔案保護工作既是一項檔案日常工作，其本身又是一門技術科學，他集物理、化學、生物等多門學科為一體，屬于綜合性的技術工作。檔案工作者要不斷提升對檔案工作重要性的認識，充分認識檔案保護工作的必要性，才能認真負責做好檔案保護工作，讓檔案壽命得以最大限度延長。

關鍵詞：檔案；保護；技術；學科；水平

檔案是一種無形的寶貴資產，是黨和國家的寶貴財富，是國家各項事業(yè)的重要組成部分。因其重要性決定了檔案保護工作的重要性，檔案保護工作既是一項檔案日常工作，其本身又是一門技術科學，他集物理、化學、生物等多門學科為一體，屬于綜合性的技術工作。檔案工作者要不斷提升對檔案工作重要性的認識，充分認識檔案保護工作的必要性，才能認真負責做好檔案保護工作，讓檔案壽命得以最大限度延長。

1、要充分認識做好檔案保護工作的必要性

檔案是一種不可再生的資源，國家的寶貴財富，是國家各項事業(yè)的重要組成部分。隨著我國經濟體制日起完善、對外開放國策的深入實施，檔案工作越來越重要。如何妥善地保護好檔案，給我們提出了許多新的問題和新的研究課題。檔案工作人員只有解放思想、更新觀念，不斷提高檔案保護、保管工作的水平，最大限度地延長檔案的壽命，為經濟建設和各項工作服務，才能實現(xiàn)他重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。努力提高檔案保護工作的基本技能和方法，掌握各種形成檔案文件的字跡材料的性質和特點，了解影響檔案字跡耐久性的各種因素及其防護方法，無論是對檔案保護工作者，還是對文書處理人員以及生活中的所有人員，都是非常重要的，也是一門必須具備的常識。

2、影響檔案字跡耐久性的理化因素

2.1光線

太陽光和各種人造光源的光線，對檔案文件紙張有破壞作用。其破壞主要是通過光解作用和光敏作用。光解作用是指檔案文件紙張受到光照射后，紙張素、木素、半纖維素等分子的化學鍵發(fā)生斷裂，而導致降解反應。光敏作用是指纖維素分子吸收紫外光和可見光因某些染料和化合物存在而引起的纖維素降解反應。所以，不管是陽光照射，還是各種燈光照射，均會加速檔案文件的紙張老化、字跡色素褪化。特別是紫外光，具有強烈的光化作用，對檔案的破壞性更大。為了盡量減少這些光線對檔案文件的影響，在查閱和利用的時候，要加倍注意，盡量減少光照時間，避免陽光對檔案的直接照射。檔案管理人員應做到人走燈滅，以減少各種人造光源對檔案的破壞。

2.2酸

除了墨水等酸性字跡材料本身的酸度影響外，紙張中含酸成分也比較高。因此，當人們在查閱檔案文件時，紙頁中的維生素便開始遭到酸的水解，纖維素分子鏈也隨之遭到破壞。這是由于在紙漿生產時，為了減少紙張的吸墨性，防止墨水滲開和在紙張上形成墨水羽痕，在紙漿中添加了硫酸鋁。而當紙張受潮時，硫酸鋁開始會形成硫酸鹽和水合氫離子，最后會形成酸，成為紙張的大敵。另外，檔案在提供利用和保管的過程中，也會受到周圍環(huán)境中各種酸性氣體因素的影響和侵蝕。所以，酸不僅能促使檔案文件紙張的纖維素發(fā)生水解、紙張脆化，而且還能使字跡色素漂白、褪色。由此看來，做好檔案文件的防酸、去酸工作，是保證檔案使用壽命的關鍵之一。

2.3溫度、濕度

檔案文件不僅易受到溫度的影響而老化，而且更容易受濕度的影響而變質。因此，不適宜的溫濕度，不僅會影響檔案制作材料的耐久性，而且還會加大其他不利因素對檔案的危害程度。高溫、高濕的環(huán)境容易造成檔案字跡色素，尤其是一些有機染料墨水字跡色素、復寫字跡色素等發(fā)生暈化、擴散而變得模糊不清，直接影響字跡的清晰度和堅牢度。特別是高濕度，對檔案文件的危害最大。高濕，在檔案文件上會有水汽凝結。這時，空氣中的酸性氣體與這些水汽相遇就變成了破壞性極大的物質——酸。酸對檔案文件的破壞作用已見前述。此外，一些有害化學雜質對檔案字跡造成破壞的化學反應，也是在有水的條件下進行的。同時，高濕還為霉菌、細菌等有害生物創(chuàng)造良好的生長條件。可見，檔案庫房中相對濕度的控制十分重要，對檔案的保護具有重要作用。在實際工作中，根據(jù)不同的具體情況，一般檔案庫房保管檔案文件適宜的溫度應該控制在14～24℃，適宜的相對濕度應控制在45%～60%。對于保管特殊載體形式檔案的庫房，其溫度濕度還應做特殊的要求。

除此而外，還有灰塵以及其他各種自然災害的因素，也都會直接影響檔案文件字跡的耐久性能，應加以避免和防止。

3、檔案保護工作的要點

當前，要做好檔案保護工作，最基本的應注意以下三個方面。

3.1預防為主，防患于未然

首先從我們的身邊做起。主管部門應將檔案質量保護工作及檔案載體、記錄材料質量納入檔案評估檢查工作之中。無論是從事檔案管理工作的人員，還是沒有從事檔案管理工作的人員，都應該養(yǎng)成使用耐久性能較好的字跡材料書寫檔案文件的良好習慣。特別在填寫比較重要的報表和書寫一些重要的文件時，不要使用那些耐久性能差的字跡材料，諸如鉛筆、藍油墨圓珠筆、彩色筆等。其次，為確保檔案文件保存的永久性，需要從思想上予以重視，樹立預防為主的觀念，經常注意檢查所保管的檔案，發(fā)現(xiàn)問題，及時加以解決，才能將檔案破壞的現(xiàn)象消滅在萌芽之中。

3.2改善庫房的保管環(huán)境，切實做好檔案的保護工作

在現(xiàn)有的管理條件下，盡可能地花大力氣，創(chuàng)造良好的條件，改善庫房的保管環(huán)境。因此，一方面應注意控制和調節(jié)檔案庫房內的溫度、濕度，做好防光、防霉、防塵以及防止各種有害物質的侵蝕等工作；另一方面也要抓好檔案庫房的清潔，庫房的安全保衛(wèi)以及檔案的存放等日常工作。檔案的存放最好采用垂直平行排放的方式，不要疊放，盡量減少紙張間的擠壓對檔案字跡的損害。同時在利用的過程中，還應注意愛護檔案，以免造成人為破壞。

3.3采用先進技術，提高保管和保護工作的水平

隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案的保管方法和保護技術也得到不斷的改進和創(chuàng)新。這給檔案保護工作提出了許多新的課題和新的要求。我們只有在工作方法、工作手段、工作機制上積極探索、大膽創(chuàng)新，不斷引進和吸收新的高科技成果，借鑒一些先進的管理經驗，與實際工作相結合，才能不斷提高檔案保管和保護工作的水平，使檔案保護工作上升到一個新的發(fā)展階段。

（作者單位：濰坊市住房公積金管理中心）