探討施工過程中工程檔案動態(tài)及信息化管理

張小莉

摘要：工程項(xiàng)目大多具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、影響因素多等特點(diǎn)，且一般具有隱蔽性，所以工程檔案是記載工程施工全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對工程質(zhì)量的檢查及是否規(guī)范就要通過檔案來體現(xiàn)，這是評定工程質(zhì)量、衡量施工單位管理水平的必要條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改造的重要依據(jù)。工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，貫穿于工程建設(shè)的全過程。一個工程項(xiàng)目檔案的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到工程項(xiàng)目的好壞。因此本文探討的目的是如何在施工過程中建立工程項(xiàng)目的動態(tài)管理及實(shí)現(xiàn)信息化，以此提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案；動態(tài)管理；信息化管理

一、施工過程中建立工程檔案動態(tài)管理的重要性

工程建設(shè)主要分為準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段。為了確保工程檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，做好檔案的資料收集，檔案人應(yīng)事先介入、控制為主，全程參與，形成一條縱向管理鏈。做到項(xiàng)目檔案管理和項(xiàng)目動態(tài)管理同步推進(jìn)，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)。

1、工程建設(shè)前期階段做好檔案法規(guī)的宣傳和檔案管理制度的建立

為了改變項(xiàng)目檔案收集難的狀況，自工程立項(xiàng)開始，就要大力宣傳并嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法規(guī)，讓其深入人心，逐步變成大家的自覺行動。同時(shí)，大力組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，制定項(xiàng)目檔案工作的初步計(jì)劃，建立項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。結(jié)合實(shí)際，制定項(xiàng)目文件的管理細(xì)則，逐步建立一套能夠基本保證項(xiàng)目檔案收集的管理制度和方法，并在具體實(shí)踐中不斷完善。建立工程項(xiàng)目臺帳，舉辦在建工程項(xiàng)目檔案員學(xué)習(xí)班，提出檔案的建檔、歸檔的規(guī)范、流程和管理程序的具體要求，對工程檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2、工程建設(shè)施工階段要做好現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查，保證檔案的真實(shí)和規(guī)范。

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在工程項(xiàng)目施工過程中，要做到全員參與、跟蹤服務(wù)，定期深入工地。建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對各工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。建立有效的信息平臺，不斷交流、反饋問題，及時(shí)錄入系統(tǒng)和技術(shù)資料問題庫，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料信息內(nèi)部共享。定期為在建工程開展上門服務(wù)，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。保證整個工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔進(jìn)度與工程建設(shè)同步，避免因工程變更造成檔案的疏漏和混亂。

3、工程項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)分析

工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、巨大的系統(tǒng)工程，而檔案資料的系統(tǒng)性、成套性又是做好工程項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。因此，工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)主要在于檔案資料的收集。但由于工程項(xiàng)目的規(guī)模大及其復(fù)雜性，加之施工單位多元化，檔案管理大多呈現(xiàn)事后管理，導(dǎo)致項(xiàng)目的檔案文件收集不全、內(nèi)容失真或保管不善。加之檔案管理工作前期投入不足，信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)還未普及，檔案整理嚴(yán)重滯后，檔案管理工作信息化建設(shè)緩慢，不僅造成工程文件不準(zhǔn)確、不齊全、不規(guī)范，而且阻礙了檔案信息化的開發(fā)利用。

二、利用建立信息化管理來強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案的動態(tài)管理

通過信息化管理，掌握工程項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。主要體現(xiàn)在三個方面：

1、正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，我們應(yīng)正確的認(rèn)識信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一、利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，能夠提高單個部門的職能效率；二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三、有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。因此，對檔案信息化管理的正確認(rèn)識是檔案管理高效率的重要因素之一。

2、運(yùn)用信息資源要有正確觀念

傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，更好地利用檔案資源以服務(wù)大眾為主要目的，提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。

3、加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

（1）加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件以電子文件形式存在。實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值最大化。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一、建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二、做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存等工作，保證電子文件管理的有效性；三、解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長期儲存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存、備份問題，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（2）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，并具有較好效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一、建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。

（3）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段，建立健全管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，依照工作重點(diǎn)提供和組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理的目的。這些控制措施的實(shí)行，不僅僅是技術(shù)層面的問題，更重要的是觀念問題，檔案部門應(yīng)努力溝通，做好宣傳推動工作。

綜上所述，通過對工程項(xiàng)目檔案動態(tài)及信息化的管理，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目檔案與建設(shè)項(xiàng)目管理的緊密聯(lián)系。不僅簡化了工程項(xiàng)目檔案資料的收集工作，提高了工作效率和檔案的質(zhì)量，而且有效地實(shí)現(xiàn)了對工程項(xiàng)目建設(shè)的控制和服務(wù)。保證了項(xiàng)目檔案內(nèi)容與其記錄的項(xiàng)目業(yè)務(wù)的一致性，動態(tài)及信息化的管理方式不但能適應(yīng)檔案內(nèi)容不斷變化的要求，而且能夠反映項(xiàng)目規(guī)劃審批管理的最新狀況，提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。

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（作者單位：中鐵二十二局集體第二工程有限公司）