探討施工過程中工程檔案動態及信息化管理

張小莉

摘要：工程項目大多具有投資規模大、建設周期長、影響因素多等特點，且一般具有隱蔽性，所以工程檔案是記載工程施工全過程的一項重要內容，對工程質量的檢查及是否規范就要通過檔案來體現，這是評定工程質量、衡量施工單位管理水平的必要條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改造的重要依據。工程項目檔案是工程建設的真實記錄，貫穿于工程建設的全過程。一個工程項目檔案的完整與質量的好壞，直接影響到工程項目的好壞。因此本文探討的目的是如何在施工過程中建立工程項目的動態管理及實現信息化，以此提高檔案管理質量，實現檔案資源的合理利用。

關鍵詞：工程項目；檔案；動態管理；信息化管理

一、施工過程中建立工程檔案動態管理的重要性

工程建設主要分為準備階段、施工階段、竣工驗收階段。為了確保工程檔案的完整性、系統性和準確性，做好檔案的資料收集，檔案人應事先介入、控制為主，全程參與，形成一條縱向管理鏈。做到項目檔案管理和項目動態管理同步推進，應做好以下幾點。

1、工程建設前期階段做好檔案法規的宣傳和檔案管理制度的建立

為了改變項目檔案收集難的狀況，自工程立項開始，就要大力宣傳并嚴格執行《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案管理規定》、《建設工程質量管理條例》等法規，讓其深入人心，逐步變成大家的自覺行動。同時，大力組織檔案業務培訓，制定項目檔案工作的初步計劃，建立項目檔案管理的各項規章制度、標準和規范。結合實際，制定項目文件的管理細則，逐步建立一套能夠基本保證項目檔案收集的管理制度和方法，并在具體實踐中不斷完善。建立工程項目臺帳，舉辦在建工程項目檔案員學習班，提出檔案的建檔、歸檔的規范、流程和管理程序的具體要求，對工程檔案資料實行集中統一管理。

2、工程建設施工階段要做好現場業務指導和執法檢查，保證檔案的真實和規范。

檔案業務指導部門在工程項目施工過程中，要做到全員參與、跟蹤服務，定期深入工地。建立覆蓋全項目的檔案管理網絡，對各工程項目檔案管理工作進行跟蹤指導、協調、督促檢查，發現問題及時解決。建立有效的信息平臺，不斷交流、反饋問題，及時錄入系統和技術資料問題庫，實現項目資料信息內部共享。定期為在建工程開展上門服務，進行檔案業務指導工作。保證整個工程項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔進度與工程建設同步，避免因工程變更造成檔案的疏漏和混亂。

3、工程項目檔案管理難點分析

工程項目檔案的動態管理是一項復雜的、巨大的系統工程，而檔案資料的系統性、成套性又是做好工程項目檔案的基礎。因此，工程項目檔案管理的難點主要在于檔案資料的收集。但由于工程項目的規模大及其復雜性，加之施工單位多元化，檔案管理大多呈現事后管理，導致項目的檔案文件收集不全、內容失真或保管不善。加之檔案管理工作前期投入不足，信息技術應用、網絡管理系統的建設還未普及，檔案整理嚴重滯后，檔案管理工作信息化建設緩慢，不僅造成工程文件不準確、不齊全、不規范，而且阻礙了檔案信息化的開發利用。

二、利用建立信息化管理來強化工程項目檔案的動態管理

通過信息化管理，掌握工程項目檔案工作的現狀，健全各項規章制度，使檔案管理制度化、規范化和標準化。主要體現在三個方面：

1、正確認識檔案信息化建設

檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，我們應正確的認識信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一、利用信息技術實現檔案管理的信息化，能夠提高單個部門的職能效率；二、實現檔案信息化的管理能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三、有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。因此，對檔案信息化管理的正確認識是檔案管理高效率的重要因素之一。

2、運用信息資源要有正確觀念

傳統檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現代信息化檔案管理的核心是實現資源的共享，更好地利用檔案資源以服務大眾為主要目的，提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源更大的作用與價值。

3、加強檔案信息化管理的幾點建議

（1）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件以電子文件形式存在。實現檔案信息的價值最大化。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一、建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二、做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存等工作，保證電子文件管理的有效性；三、解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存、備份問題，避免出現檔案信息丟失的情況。

（2）建立網絡檔案

建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，并具有較好效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一、建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（3）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段，建立健全管理制度，依照檔案管理的規章制度實施檔案管理，做到有章可循，依照工作重點提供和組織信息，從而達到提高信息化管理的目的。這些控制措施的實行，不僅僅是技術層面的問題，更重要的是觀念問題，檔案部門應努力溝通，做好宣傳推動工作。

綜上所述，通過對工程項目檔案動態及信息化的管理，實現了工程項目檔案與建設項目管理的緊密聯系。不僅簡化了工程項目檔案資料的收集工作，提高了工作效率和檔案的質量，而且有效地實現了對工程項目建設的控制和服務。保證了項目檔案內容與其記錄的項目業務的一致性，動態及信息化的管理方式不但能適應檔案內容不斷變化的要求，而且能夠反映項目規劃審批管理的最新狀況，提供及時、有效的檔案服務。

參考文獻：

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（作者單位：中鐵二十二局集體第二工程有限公司）