淺析信息化管理企業人事檔案的方法探究

鄭麗霞

摘要：人事檔案在企業管理以及在未來發展中有著不可忽視的重要作用，人事檔案管理工作的改革與創新要從實際出發，全面考慮人事檔案管理工作的影響因素，結合信息化技術與手段，逐步提高人事檔案管理工作水平，最大限度地實現人事檔案在管理與發展中的價值，推進企業經營與管理工作的全面建設與發展。

關鍵詞：信息化管理；企業人事檔案；方法探究

一、 企業人事檔案信息化管理的簡單敘述

企業人事管理是企業員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人履歷、家庭社會關系、綜合能力和德才綜合表現，是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會各方面的快速發展，企業人事檔案管理不斷地向信息化、數字化、網絡化、自動化發展。

二、 企業的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關

1、 企業人事檔案管理的影響

隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生著非常大的變化。為適應逐步發展的社會的腳步，為企業的發展注入信息化的資源，為企業的人力資源保存提供最原始的記錄，企業檔案管理在企業管理建設中占據著非常重要的地位。為了加快企業管理的發展腳步，我們需要不斷地加強對企業的人力資源檔案管理，促進其不斷地壯大，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。

2、 企業人事檔案信息化管理的重要作用

企業人事檔案信息化管理為企業的發展提供完整的、準確的、原始的第一手人力材料資源，為企業的發展提供高素質的人才信息，對人才進行合理的安排，為企業建設和培養一批有能力、有文化、有技術的專業型人才而做出自己的貢獻。并且運用統一、安全、合理的方式把人事檔案資源進行統一規劃，保存企業的寶貴財富，為以后企業的發展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩步前行。人事檔案管理的一體化發展為最大化的信息資源儲存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業的發展壯大盡一份力。

三、 研究與分析企業人事檔案信息化管理的優化方法

1、 把企業的人事檔案進行收集和歸檔，便于統一管理

企業檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要把企業的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統一管理，進而保障企業的權益。

2、 對于企業的人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需

對于企業的人事檔案需要采取備份管理，針對紙質檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質等特點，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時的使用，以這樣的方式進行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時之需，為后面對檔案管理的修復工作作出基本的前提條件。

3、 對企業的人事檔案需要進行不定時地檢查，對人力資源的循環了解

對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對企業的人事檔案進行不定時地檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，從而做到對人力資源的循環了解、調查，保證檔案管理的安全，盡量地保護企業的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發一些損害企業利益的事情。

4、 對企業的人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系

對企業的人事檔案需要進行定期地修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質檔案容易破壞、發潮發霉，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。

5、 對于不同類別的企業人事檔案，需要分門別類進行安全存放

企業在發展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。特別是對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導致資料內容的缺失問題以及對于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴格地保存完整，并且保證時間的持續性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會相當的麻煩。逐步地建立相對應的較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業的資料管理方面更加健全、完善、穩定。

6、 對于一些特別珍貴的企業人事檔案，需要進行特別的保護

企業在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對企業有重大價值的檔案，例如：企業的核心人事資料、對企業做出重大貢獻的人力材料等進行嚴格保管，使用加密寶箱，并且對這些特別的檔案材料，需要進行特別的保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護，以防在需要資料的時候，翻遍所有的資料庫都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費人力資源，還不能達到預期的效果，豈不是得不償失了。

四、 結束語

在企業的發展過程中，人力資源的發展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源的安全、不外泄，我們需要對企業人事檔案進行信息化管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為企業的發展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進行而不被影響。

參考文獻：

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（作者單位：興安盟鼎誠路橋工程有限公司）