房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見(jiàn)難點(diǎn)和對(duì)策

郭永平

招遠(yuǎn)市住房保障和交易中心

摘要：本文基于當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)管理發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢(shì)，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的具體實(shí)踐，對(duì)檔案管理工作在房地產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)代化管理提升上的價(jià)值進(jìn)行簡(jiǎn)要的討論與闡述，并對(duì)當(dāng)下房地產(chǎn)檔案管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題和實(shí)施難點(diǎn)作進(jìn)一步的分析與闡釋;以此為基礎(chǔ)，著重對(duì)優(yōu)化房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作效能與水平的具體策略進(jìn)行詳細(xì)的探討與分析，旨在為現(xiàn)實(shí)發(fā)展提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè);檔案管理;價(jià)值;難點(diǎn);提升對(duì)策

信息作為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心性元素，對(duì)于信息的捕捉、存儲(chǔ)、整合、處理與分析也就成為了現(xiàn)代企業(yè)必須具備并應(yīng)逐步提升與優(yōu)化的基本能力。進(jìn)入微利時(shí)代的房地產(chǎn)行業(yè)也就應(yīng)當(dāng)充分注重信息在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值，不斷強(qiáng)化以信息為載體和發(fā)展對(duì)象的檔案管理工作的水平和效能，從而帶來(lái)信息價(jià)值全面挖掘?qū)Ψ慨a(chǎn)項(xiàng)目發(fā)展、企業(yè)管理決策能力提升和日常業(yè)務(wù)推進(jìn)等層面的精準(zhǔn)助力和強(qiáng)效支撐。

一、房地產(chǎn)檔案管理工作的價(jià)值

在現(xiàn)代社會(huì)中，科學(xué)而高效的檔案管理是衡量房地產(chǎn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要尺度[1]。檔案管理不僅是企業(yè)信息素養(yǎng)和信息能力提升的重要表現(xiàn)，更是保證企業(yè)決策科學(xué)化、全面化的關(guān)鍵性基礎(chǔ)，是帶來(lái)諸如項(xiàng)目管理、人員管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、市場(chǎng)管理、營(yíng)銷管理等效率和效能提升的重要支撐與指導(dǎo)性輔助，還是企業(yè)能否精準(zhǔn)把握政策轉(zhuǎn)變、行業(yè)動(dòng)向、市場(chǎng)發(fā)展的核心依據(jù)指標(biāo)。因此，檔案管理的全面性、可靠性、準(zhǔn)確性、高效性直接作用于房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的速度、品質(zhì)、方向和可持續(xù)性，而失去了高水平檔案管理的房地產(chǎn)企業(yè)就全面喪失了在現(xiàn)代行業(yè)中競(jìng)爭(zhēng)的動(dòng)力與優(yōu)勢(shì)，將無(wú)法實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)價(jià)值的穩(wěn)定提升。

二、房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見(jiàn)難點(diǎn)

（一）信息繁多且形式多樣，檔案管理難度極大

房地產(chǎn)企業(yè)所涉及的產(chǎn)業(yè)鏈、項(xiàng)目發(fā)展環(huán)節(jié)、社會(huì)及行業(yè)組織關(guān)聯(lián)、管理流程、管理要素眾多，因此其信息的數(shù)量、種類、載體、形式相較于其他行業(yè)具有更大的復(fù)雜性和多樣性，其檔案管理難度和深化利用的難度可想而知，如果沒(méi)有全面的制度、有效的手段和高素質(zhì)的管理人才為支撐，其管理的效率和效能必然滿足不了企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。

（二）人員檔案管理意識(shí)和管理能力缺乏

很多房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部特別是在檔案管理部門(mén)的內(nèi)部沒(méi)有形成必要的信息管理意識(shí)和管理氛圍，檔案管理人員對(duì)于合同、文件等檔案的搜集、存儲(chǔ)、整合、分類、處理與分析的價(jià)值和重要性認(rèn)識(shí)不足，而項(xiàng)目部、行政部、市場(chǎng)部等其他部門(mén)對(duì)于檔案管理工作的支持度和輔助度也嚴(yán)重缺乏，進(jìn)而帶來(lái)了檔案管理全面性、完整性和高效性的弱化。

（三）管理制度與規(guī)范存在滯后性和片面性

當(dāng)前一些房地產(chǎn)的檔案管理部門(mén)由于在制度、程序、規(guī)范制定的不合理性和不全面性無(wú)法高效為管理人員的具體工作提供指導(dǎo)和約束，也就造成了檔案管理工作的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的嚴(yán)重不足，更淺化了信息分析與利用的深度，無(wú)法有效支撐起企業(yè)精準(zhǔn)決策與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的現(xiàn)代化需求。

三、房地產(chǎn)檔案管理工作水平的提升對(duì)策

（一）基于信息技術(shù)，構(gòu)建全生命周期檔案管理體系

為了解決房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理任務(wù)重、效率低的問(wèn)題，應(yīng)以現(xiàn)代化檔案管理理念在企業(yè)全體員工特別是檔案管理部門(mén)員工上下的全面樹(shù)立為基礎(chǔ)，以信息化、智能化、數(shù)字化的管理工具為輔助，逐步在項(xiàng)目發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)初期就將基本、細(xì)化和全面的信息通過(guò)相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)軟件進(jìn)行及時(shí)收集、分類、歸檔和入庫(kù)，也就是將企業(yè)的全體員工納入到了檔案管理的隊(duì)伍中來(lái)。從而以信息技術(shù)的設(shè)計(jì)層面讓檔案管理涵蓋日常業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié);從系統(tǒng)架構(gòu)層面實(shí)現(xiàn)管理層級(jí)的職責(zé)劃分和標(biāo)準(zhǔn)拓展;從數(shù)據(jù)的架構(gòu)層面，對(duì)應(yīng)不同階段的分庫(kù)存儲(chǔ)并確保數(shù)據(jù)的安全;從集成設(shè)計(jì)的層面，完整面向信息服務(wù)的對(duì)象與體系，以為各部門(mén)的檔案收集、歸類、整理、調(diào)取與利用提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件資料進(jìn)行在線的自動(dòng)歸檔和信息的實(shí)時(shí)共享，從而逐步構(gòu)建全生命周期檔案管理體系支撐下房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理效能的可靠提升。

（二）常態(tài)化、創(chuàng)新化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際，基于當(dāng)前檔案管理工作的先進(jìn)理念和發(fā)展性問(wèn)題，不斷強(qiáng)化對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)。首先應(yīng)從基本的理論知識(shí)，如現(xiàn)代化房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)、范圍、作用，形成分類，檔案的收集與鑒定（范圍、方法、質(zhì)量要求），組卷、排列、編目，驗(yàn)收與移交、注意事項(xiàng)，檔案管理與風(fēng)險(xiǎn)管控等全方面的內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)、動(dòng)態(tài)的培訓(xùn)與考核;其次還要針對(duì)階段化檔案資料管理工作中存在的誤區(qū)、難點(diǎn)與問(wèn)題進(jìn)行必要的總結(jié)和及實(shí)際案例的細(xì)化演示，并就檔案全生命周期管理等先進(jìn)的管理思想和信息化的管理方法對(duì)人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育與培育，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人員管理素養(yǎng)、能力與現(xiàn)實(shí)發(fā)展的動(dòng)態(tài)迎合。

（三）優(yōu)化檔案管理架構(gòu)，全面化檔案管理制度與規(guī)范

首先應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展對(duì)于檔案管理的具體要求，優(yōu)化檔案管理部門(mén)的組織架構(gòu)：以綜合管理部經(jīng)理為領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管統(tǒng)籌，細(xì)化檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)分工，成立必要的項(xiàng)目檔案管理組、行政檔案管理組、財(cái)務(wù)檔案管理組和檔案綜合分析利用組等工作小組;并全面梳理各個(gè)部門(mén)及小組的管理任務(wù)、管理目標(biāo)、管理計(jì)劃和管理責(zé)任，明晰權(quán)責(zé)，做到責(zé)任到崗、責(zé)任到人，計(jì)劃監(jiān)督、目標(biāo)落實(shí)的良性發(fā)展。其次，還應(yīng)完善檔案管理的相關(guān)制度與規(guī)范，構(gòu)建包括管理目的、管理范圍、管理路程、管理要求、管理評(píng)價(jià)、人員考核等一些列制度在內(nèi)的管理制度與規(guī)范體系[2]。進(jìn)而為檔案管理日常業(yè)務(wù)的推進(jìn)提供全面的制度指導(dǎo)和規(guī)范約束，帶來(lái)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的精準(zhǔn)性提升。

四、結(jié)語(yǔ)：

檔案管理是現(xiàn)代化房地產(chǎn)企業(yè)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，其需要基于對(duì)檔案管理工作發(fā)展的難點(diǎn)的分析，結(jié)合企業(yè)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的時(shí)代化要求，從管理手段、管理人才培訓(xùn)與提升、管理理念、管理機(jī)構(gòu)、管理制度等方面進(jìn)行多維度的改革與優(yōu)化，以此帶來(lái)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作效能的高水平強(qiáng)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊讓瑕， 柴建斌. 房地產(chǎn)檔案管理[J]. 環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)， 2014（37）：237-237.

[2]張暉. 新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)及對(duì)策[J]. 蘭臺(tái)世界（10）.